Você já ouviu falar da expressão Work in Progress? Isso é um termo corriqueiramente usado pelas empresas, principalmente nas multinacionais. De modo geral, é apenas para dizer que aquela atividade ainda está em andamento.
E o que isso traz de importância no dia a dia de uma corporação? Na verdade, o Work in Progress (WIP) pode ser um indicativo de diversas questões que precisam de resolução.
Neste artigo você vai entender melhor a respeito desse tema e como resolver os problemas que podem estar atrelados a ele.
O que é Work in Progress
Work in Progress é o termo em inglês para “trabalho em progresso” e se trata absolutamente disso.
É algo que indica que determinada tarefa foi iniciada, mas ainda não foi concluída.
Há diversas formas de fazer isso, podendo até mesmo ser um processo feito a mão, com as atividades de determinado projeto que estão em andamento (mas, claro, usar da tecnologia nesse momento é muito mais adequado).
À primeira vista isso pode parecer bom, não é mesmo? Quanto mais processos estão em andamento, mais produtiva está sendo a minha equipe, certo? Na verdade, isso pode ser totalmente o contrário.
Nem sempre muitas atividades em aberto são um bom sinal, na verdade, pode ser um grande gargalo na operação. Entenda mais a seguir.
O que alto índice de Work in Progress pode nos dizer
A seguir você confere algumas consequência de ter muitas demandas em aberto para determinado projeto:
Perda de foco
A perda de foco quando a demanda de Work in Progress é muito alta acaba sendo uma consequência.
Imagine você olha para as suas atividades de modo geral e nota que há muitas para serem concluídas ainda. Com certeza você ficará ansioso para finalizar todas elas.
Porém, quando isso acontece, acabamos dedicando o nosso tempo de forma segmentada, tentando resolver tudo ao mesmo tempo. Resultados? Perda de foco na sua operação.
Redução da produtividade
A consequência da perda de foco é a redução da produtividade. Considerando que determinado projeto tem muitas atividades em aberto, e que elas não dependem de uma única pessoa, isso irá complicar ainda mais o cenário.
Pois cada um estará fazendo uma coisa e não necessariamente essas atividades vão se complementar.
Poucas tarefas concluídas
Quando falamos em conclusão de tarefas, normalmente temos um prazo para elas, não é mesmo? Com muitas tarefas em aberto, a quantidade de tarefas concluídas dentro de prazo é reduzida.
Ou seja, a continuidade no projeto é diretamente prejudicada por conta disso. De modo geral, a alta demanda de Work in Progress não é tão boa quanto parece, principalmente quando há uma equipe reduzida.
Como resolver problemas de Work in Progress
Se você identificou em sua empresa problemas com Work in Progress, é muito importante tentar resolver o quadro, pois, como você viu anteriormente, isso pode causar consequências que irão prejudicar toda a sua operação.
A seguir, veja o que pode ser feito para conseguir acabar com muitas tarefas em andamento:
Analise as tarefas
Isso é algo que deve ser feito antes de começar um projeto. Veja bem, sempre pensamos em planejamento estratégico, não é mesmo? Onde almejamos o lugar que desejamos chegar.
Porém, para que a estratégia seja viável é necessário fazer o planejamento operacional. Nesse caso, é preciso definir de forma mais detalhada e assertiva as tarefas que serão realizadas.
É muito importante definir o fluxo com que essas tarefas serão feitas e por quem elas serão realizadas.
Ao esmiuçar essas atividades, fica mais fácil de entender a real complexidade do projeto e, consequentemente, dar um prazo mais assertivo para sua finalização.
Defina um limite de Work in Progress
É interessante definir um limite para tarefas em andamento, porém, determinar esse limite é mais complexo do que parece.
Isso porque é necessário avaliar a quantidade de colaboradores, a complexidade de cada tarefa e, também, quais tarefas estão sendo “trancadas” por conta dessas que estão em aberto.
Avalie sua equipe
Se você não quer que ocorram muitos pontos de Work in Progress é importantíssimo que você tenha uma equipe que realmente esteja condizente com as tarefas necessárias e o tempo estabelecido para finalizar o projeto.
Isso vale para a quantidade de colaboradores e, também, de acordo com a capacitação de cada um deles.
E isso é algo a que os gestores e diretores precisam se atentar muito. Muitas vezes não é a equipe que é ruim ou lenta, o problema é que não há investimento nos recursos para que as coisas sejam realizadas da forma que gostariam.
Conte com o apoio da tecnologia
A tecnologia veio para somar e agregar nos processos. Sendo assim, é importantíssimo que a empresa invista em plataformas que agilizem o seu trabalho.
E isso não é pensando apenas em um software que ajude na organização das atividades do projeto, mas que faça o projeto rodar de forma mais fluida, rápida e segura.
Um dos maiores motivos de haver Work in Progress é justamente a falta de recursos tecnológicos. Com as ferramentas certas é possível agilizar a finalização de tarefas de forma muito mais assertiva.
O que fazer se o projeto já estiver em andamento
Se você já tem um projeto em andamento e em determinado ponto notou que há muita demanda de Work in Progress, a ponto de atrapalhar o seu desenvolvimento, saiba que não é momento de se desesperar.
Correr para tentar encerrar tudo, colocar mais demanda em cima dos colaboradores e afins não é a saída. Muito pelo contrário, é o momento de parar e avaliar o que está sendo feito.
Primeiramente, é preciso elencar todas as atividades que ainda precisam ser feitas.
Se possível, não coloque o prazo delas como prioridade, pois isso pode atrapalhar a sua operação.
É importante que as atividades que tranquem as outras sejam realizadas, ou aquelas que são mais complexas para dar andamento no projeto.
De modo geral, é preciso fazer uma priorização eficiente das tarefas para acabar com muita demanda de Work in Progress.
E como fazer isso? Paralise o time, marque uma reunião e conversem sobre o projeto.
Uma pessoa tomar essa decisão sozinha também pode ser perigoso, pois cada um tem uma perspectiva diferente (além de ser fundamental escutar quem está efetivamente na operação).
Ou seja, é importante restabelecer a organização e a prioridade. Dessa forma será possível “dar um gás” no projeto.
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