Como definir quais os KPIs ou indicadores são importantes?
Os principais indicadores de desempenho (KPIs) são fundamentais para garantir que uma equipe do projeto tenha os dados de desempenho necessários para sustentar as melhorias. Com KPIs, uma equipe pode avaliar o sucesso de um projeto em relação aos objetivos estabelecidos.
Quais os tipos de métricas?
Existem dois tipos de métricas a serem consideradas ao selecionar KPIs para um projeto: métricas de resultados e métricas de processo.
- As métricas de resultados fornecem informações sobre o resultado, ou resultado final, de um processo. As métricas de resultados normalmente têm um atraso de dados associado devido ao tempo passado antes que o resultado de um processo seja conhecido. A principal métrica de resultados para um projeto geralmente é identificada pelas equipes de projeto no início do projeto. Esta métrica para a maioria dos projetos pode ser encontrada respondendo a pergunta: "O que você está tentando realizar?"
- As métricas do processo fornecem feedback sobre o desempenho dos elementos do processo como acontece. É comum que as métricas do processo se concentrem nos drivers identificados do desempenho do processo. As métricas do processo podem fornecer uma visualização do desempenho do processo para as equipes do projeto e permitir que elas funcionem de forma proativa para atender às preocupações de desempenho.
Como definir KPI - exemplos?
Considere um exemplo de KPIs para um projeto de melhoria focado na saúde:
Projeto: otimização do período de internação do paciente hospitalar
Métrica de resultados: tempo do paciente no hospital (dias)
Métricas do processo: tempo das altas do dia (hh: mm); tempo de ordens de alta assinadas (hh: mm); tempo de educação do paciente concluída (hh: mm); discussão de paciente no procedimento diário de alta (porcentagem de pacientes)
No exemplo acima, o projeto tem uma métrica de resultado primária e quatro métricas de processo que compõem os KPIs que a equipe está monitorando. Os KPI do projeto de melhoria bem elaborados incluirão métricas de resultados e métricas de processo. Ter uma combinação de ambos fornece o equilíbrio de informações que a equipe precisa monitorar com sucesso o desempenho e o progresso em direção aos objetivos.
As equipes devem desenvolver no máximo três a seis KPIs para um projeto. Mover além de seis métricas pode diluir os efeitos dos dados e torná-lo mais desafiador para efetivamente comunicar o progresso de um projeto.
Quais as perguntas para ajudar a selecionar KPIs?
Perguntas comuns que os treinadores podem usar com equipes para gerar conversas sobre potenciais KPI incluem:
- Como é o sucesso?
- Como saberá se o desempenho está longe das metas?
- Em que dados as partes interessadas e os patrocinadores estarão mais interessados?
- Quais dados estão disponíveis para a equipe?
Os 3Ms: Significativo, mensurável e gerenciável
Os treinadores devem manter em mente as três bases para criar KPIs quando trabalham com equipes.
Significativo: os KPIs devem ser significativos para as partes interessadas do projeto. O desenvolvimento de métricas que os mais próximos da equipe do projeto acham útil sem obter feedback de um grupo mais amplo de partes interessadas pode ser uma receita para o desengajamento dos interessados. Os KPIs que uma equipe seleciona precisam ressoar com as partes interessadas mais próximas do processo e do problema. A equipe saberá que está no caminho certo quando tem KPIs que as partes interessadas querem conhecer o status atual e estão discutindo o progresso em direção às metas do projeto com seus colegas. KPIs significativos fazem adições excelentes para paredes de dados departamentais para uso em intervalos diários e para apoiar os esforços dos líderes para sair no chão e falar diretamente com os funcionários.
Mensuráveis: os KPIs devem ser facilmente mensuráveis. Às vezes, as equipes podem ficar presas tentando identificar a métrica "perfeita" para medir o progresso em direção aos objetivos do projeto. Nessa busca, a equipe pode perder de vista as opções de métricas que já estão disponíveis ou relatadas automaticamente. Os KPIs sustentáveis devem ser relativamente fáceis de obter atualizações para. Se uma métrica requer uma auditoria demorada ou não estiver prontamente disponível para a equipe do projeto, os grupos devem pensar duas vezes antes de selecioná-la como um KPI. Os dados que são desafiadores ou demorados a obter não são susceptíveis de serem regularmente atualizados e relatados às partes interessadas. Fornecer atualizações oportunas e precisas sobre o desempenho do KPI é uma excelente maneira de suportar a sustentabilidade das melhorias e provocar conversas sobre oportunidades adicionais para aprimorar os processos e alcançar os objetivos da equipe.
Gerenciável: os KPIs devem incluir métricas que estão dentro da esfera de controle de gestão e influência para a equipe do projeto. Se a equipe selecionar métricas que incluam medir elementos de processo que a equipe não tenha controle, então eles não estarão medindo o que importa. As equipes devem selecionar KPIs que estão dentro do escopo de seu projeto, refletem um resultado bem-sucedido e são drivers de desempenho para o seu trabalho. Às vezes, as métricas agradáveis ou que podem ser interessantes podem se esgueirar para a lista KPI para equipes de projeto. Essas métricas adicionais não são necessárias; a equipe deve se concentrar nas métricas que fornecerão feedback exato sobre seu desempenho.
Resumo
Lembre-se de que os KPIs bem-sucedidos:
- Incluem um balanço de métricas de resultados e métricas de processo.
- Tem de três a seis métricas.
- São desenvolvidos com os 3Ms em mente.
- Criar KPIs é um passo importante para orientar as equipes através de um processo de melhoria contínua. Um treinador precisa manter a equipe focada no sucesso do sucesso e na melhor forma de medir isso.
