Como devemos aplicar métodos ágeis em escala?
As organizações lutam para colher os benefícios dos métodos ágeis em escala. Processos sistemáticos para criação de protótipos, testes e ideias de lançamento podem corrigir esse problema.
Como os modelos de negócios em todos os setores são desestabilizados por ameaças disruptivas, as organizações estão procurando maneiras eficazes de gerenciar seus projetos digitais para oferecer os melhores resultados. Os métodos ágeis usadas originalmente no desenvolvimento de software estão sendo cada vez mais aplicados a projetos multifuncionais, como sites de comércio eletrônico e aplicativos móveis.
Embora tenha havido progresso, ainda existem barreiras, principalmente nos casos em que as empresas tentam coordenar vários projetos ágeis simultaneamente e dimensioná-los em toda a organização. Embora alguns gerentes estejam tentando ir além dos processos de desenvolvimento linear na esperança de concluir os projetos mais rapidamente, a maioria trabalha em silos, com pouca ou nenhuma interação ou fertilização cruzada com outros grupos. O resultado é que há pouca oportunidade para compartilhar as melhores práticas entre funções, divisões e regiões.
Como funciona o processo dos métodos ágeis em escala?
Através do estudo de métodos ágeis nos últimos três anos, por meio de entrevistas em mais de 50 empresas e pesquisas em mais de 100 empresas, foi descoberto que as organizações que obtêm mais sucesso com projetos digitais usam processos que permitem aprendizado contínuo e suportam objetivos comerciais críticos.
Para começar, eles tentam garantir que as equipes estejam trabalhando nos problemas certos para atender às necessidades de clientes, unidades de negócios e outras partes interessadas. Isso requer a criação de protótipos para testar as principais premissas e proposições de valor. Essas organizações também criam experimentos para coletar dados significativos de seus clientes e de outras partes interessadas, para que eles possam aprender o que funciona antes de girar e interagir para desenvolver boas soluções. Por fim, eles enviam suas descobertas e ideias a líderes empresariais internos que são capazes de fornecer os recursos, incluindo financiamento e equipe, para levar as idéias mais promissoras ao mercado. Com todos seguindo esses mesmos processos - resumimos o sistema como protótipo, pivô e pitch - as organizações estão melhor equipadas para manipular vários projetos ao mesmo tempo e colher os benefícios da escala.
Nos últimos anos, a Johnson & Johnson empregou essa abordagem. Grupos individuais acharam tão eficaz que a organização de tecnologia da empresa criou uma equipe centralizada que fornece aconselhamento e suporte dedicados relacionados a projetos digitais. Conhecida internamente como rapidValueRealization, é composta por nove indivíduos que realizam treinamentos e workshops sobre processos e ferramentas ágeis que auxiliam os funcionários de TI e de negócios no gerenciamento e dimensionamento de projetos digitais.
Prototipagem para identificar os problemas certos nos métodos ágeis em escala
No desenvolvimento de soluções digitais, as equipes internas são treinadas para se envolver com os líderes de negócios de toda a empresa na fase de prototipagem para entender suas necessidades. O grupo de especialistas ágil integra equipes digitais no início de seu projeto e pratica as habilidades necessárias com elas. Integrais ao processo são exercícios de simulação projetados para ajudar os funcionários a se sentirem confortáveis com as suposições de teste e correr o risco de estarem errados. Além de exercícios que incentivam os funcionários a superar vieses funcionais e a mostrar respeito pelos colegas com habilidades, perspectivas e experiências diferentes das suas. Um forte senso de formação de equipe vem do conhecimento da contribuição de cada membro em direção ao objetivo comum de projetar a futura cidade.
As equipes digitais também são treinadas para resistir à adoção de soluções com muita rapidez e para examinar os problemas dos clientes de várias direções. Em um exercício popular de design conhecido como Crazy 8s, as equipes têm um problema e os indivíduos recebem um tempo fixo para esboçar e rotular oito variações de como abordá-lo. O objetivo é gerar o maior número possível de ideias e, em seguida, a equipe discute como restringir a lista às sugestões mais atraentes. A partir daí, a equipe vota em quais valem a prototipagem. Tais exercícios dão aos membros da equipe experiência na concepção e construção rápidas de protótipos de baixo custo e na identificação de possíveis pontos problemáticos.
A gerência constatou que as equipes digitais às vezes selecionam a solução “melhor e mais recente”, mesmo que não seja a solução perfeita, ou então buscam soluções sem entender completamente os dados do cliente.
Giro para encontrar melhores soluções
Depois que um protótipo é lançado e refinado, as equipes podem começar a testar hipóteses críticas sobre os benefícios da solução. O objetivo é aprender como melhorar a experiência do usuário e avaliar se a oferta pode alcançar os comportamentos desejados do cliente e os resultados de negócios. Caso contrário, a equipe pode dinamizar ou redirecionar o projeto.
Como o design de novas soluções digitais pode ser caro, as organizações precisam estar atentas às implicações comerciais e de receita de diferentes opções. De fato, apenas porque é possível criar um aplicativo interessante, não significa que ele agregue valor ou que você deve fazê-lo agora. Por exemplo, a equipe de visão da empresa queria expandir seus negócios de lentes de contato por meio de assinaturas, levando as pessoas a se inscreverem para remessas recorrentes através do oftalmologista. No entanto, isso era mais fácil dizer do que fazer; muitos consumidores resistiram a princípio, achando que poderiam conseguir melhores negócios em outros lugares.
Em um workshop, a equipe digital focada em oftalmologia decidiu testar uma oferta de assinatura com desconto nos consultórios médicos: três meses de lentes grátis para pacientes que se inscreveram para uma assinatura de um ano. Mas os membros da equipe decidiram adiar o investimento em um aplicativo até que tivessem uma ideia mais clara de se as pessoas estavam interessadas. Então, quando receberam uma resposta positiva dos pacientes, eles desenvolveram um aplicativo que permitiu à empresa expandir o programa em escala.
Propondo aos possíveis patrocinadores recursos adicionais
Como os consumidores esperam que as soluções tecnológicas se tornem cada vez melhores, os projetos digitais devem evoluir continuamente. Normalmente, existem requisitos contínuos para novas pessoas, tecnologia e recursos financeiros. No entanto, os modelos de governança na maioria das empresas ainda se baseiam em um processo orçamentário anual, resultando em uma incompatibilidade de prazos e necessidades. O que é diferente hoje é que, para dimensionar projetos digitais de maneira eficaz, as equipes precisam se tornar especialistas em apresentar suas necessidades de recursos de projetos a patrocinadores internos que possam responder rapidamente. Em vez de focar apenas no ROI, as equipes precisam usar uma variedade de métricas de desempenho para mostrar como a abordagem funciona e como ela agrega valor.
Não há métricas para todos os fins apropriadas para todos os projetos, mas as métricas de envolvimento do usuário geralmente são adequadas para projetos em estágio inicial. Indicadores importantes, como minutos médios por sessão, cliques, número de mensagens e chats e classificações positivas podem demonstrar se um protótipo é bem recebido e se é necessário financiamento adicional.
Exigir que as equipes demonstrem o valor de um projeto pode ajudar as empresas a gerenciar seus portfólios digitais de projetos com mais eficiência. Mesmo que uma ideia ou protótipo pareça promissor, os gerentes podem decidir que outros projetos estão melhor alinhados com a estratégia corporativa ou que têm maiores vantagens financeiras.
Escalar projetos digitais é uma tarefa complexa. Requer uma quantidade significativa de treinamento prático para dar às pessoas a mentalidade e as habilidades certas para aplicar metodologias ágeis de maneira eficaz. No entanto, as empresas que adotam essa abordagem de maneira coerente e organizada estão gerando valor para várias partes interessadas. Os patrocinadores comerciais de projetos ágeis recebem soluções de alta qualidade que atendem diretamente às necessidades dos clientes.
Há um alinhamento mais estreito entre a estratégia digital e a de negócios, pois investimentos contínuos em projetos são feitos apenas quando há valor transparente e comprovado para a empresa e seus clientes. Isso é particularmente relevante à medida que o mercado muda. Por fim, ter uma abordagem consistente para obter resultados ágeis nos membros da equipe digital trabalhando mais efetivamente juntos. Capacitar as equipes a assumir riscos, experimentar e aprender continuamente geralmente resulta em membros da equipe digital mais satisfeitos.
