Projeto diz respeito a uma atividade, ou conjunto de atividades, cujo intuito é atender à necessidade de criação de um produto ou serviço exclusivo.
Assim sendo, atividades que são realizadas rotineiramente não podem ser, formalmente, chamadas de projetos. A atividade de fazer com que projetos aconteçam da melhor maneira possível, cumprindo suas exigências de tempo, escopo e custo, denomina-se Gestão de Projetos. Nesse artigo entenda o que é um projeto e suas fases, bem como seus os tipos e erros mais comuns de projetos.
Definição de Projeto
A definição, mais aderida, de projeto veio do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que é o guia de maior referência no assunto Gestão de Projetos.
Sua definição é que um projeto consiste em um esforço pontual (temporário), que utiliza-se de recursos delimitados (predispostos em um planejamento) e visa atingir um objetivo único e claro (tangível e necessário a realidade da empresa).
Como funciona um Projeto?
As atividades desempenhadas para o andamento de um projeto são classificadas como “inter-relacionadas”. Ou seja, a conclusão da meta (projeto) faz com que cada atividade dependa da execução das demais.
Além disso, um projeto deve ser realizado dentro de um período finito de tempo e obedecer outras restrições diversas. Seu bom andamento vai depender de ir além de desejar mudanças e inovações. Um projeto é algo prático, que não acontece apenas porque sua idealização existe, é muito importante que qualquer projeto seja planejado, monitorado e gerenciado de maneira assertiva.
Como definir objetivos claros para o Projeto?
Definir objetivos claros para um projeto é uma das etapas mais importantes para garantir o sucesso do mesmo. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a definir objetivos claros para o seu projeto:
- Identifique o propósito do projeto: entenda por que o projeto está sendo realizado e quais são as expectativas da equipe, dos stakeholders e dos clientes.
- Seja específico: garanta que seus objetivos sejam específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART).
- Tenha um prazo realista: estabeleça prazos realistas para a conclusão dos objetivos, considerando fatores como recursos disponíveis, capacidade da equipe, entre outros.
- Envolva a equipe: envolva a equipe e os stakeholders relevantes na definição dos objetivos, a fim de garantir que todos estejam alinhados e comprometidos com o sucesso do projeto.
- Reavalie regularmente: reavalie regularmente os objetivos do projeto para garantir que eles ainda sejam relevantes e alinhados às mudanças no escopo ou nas necessidades do projeto.
Lembre-se de que a definição de objetivos claros é crucial para garantir que o projeto progrida de forma eficiente e para ajudar a equipe a manter-se focada e motivada.
Características principais
Fator tempo: O termo “temporário” não se aplica ao resultado ou ao serviço gerado pelo projeto. Ele pode ser finito, mas o resultado não. Por exemplo, a construção de um monumento teria duração fixa, enquanto o resultado, que é o monumento, “dura” por tempo indeterminado. A mesma lógica pode ser aplicada a projetos de melhoria, os quais constroem processos rotineiros dentro da empresa: os processos continuam a funcionar, apesar de o projeto ter formalmente acabado.
Custos e Recursos: Estipule-os ao início do projeto. Por exemplo, a força de trabalho, os materiais a serem utilizados, qual a infraestrutura, orçamentos e prazos. Tudo isso corrobora para controlar e evitar a possível falta de ativos para conclusão do projeto ou que ele exceda a verba disponível.
Evolução: Um projeto deve ser progressivamente elaborado. Isso significa que ele progride em etapas, e também que sua definição é refinada em cada uma das etapas. Há então uma definição inicial e, à medida que progride, a definição é revisada e mais clareza é adicionada ao escopo do projeto
Quais são as fases de um projeto? Por que dividi-lo?
O ciclo de vida de um projeto constitui o que denominamos “Fases Básicas de um Projeto”. As fases básicas de um projeto dependem do tipo que está sendo realizado. Por exemplo, um projeto de software pode ter requisitos, design, compilação, teste, fases de implementação, enquanto um outro para construir um metrô ou um edifício pode ter nomes diferentes para cada fase.
As fases podem ser divididas em carta inicial, declaração de escopo, plano, linha de base, progresso, aceitação, aprovação e entrega – que são classificações de acordo com o PMBOK.
É conveniente para o gerente do projeto dividi-lo em fases para fins de controle e rastreamento. Cada marco, em cada estágio, é então elaborado e rastreado para conclusão. Por exemplo, em um projeto de software, a fase de exigência precisa gerar os documentos de requisição, a fase de projeto, o documento de design, etc. A fase de construção em um projeto entrega o código concluído, enquanto a fase de teste é sobre o teste completo para as entregas.
Como garantir a qualidade e a entrega no prazo do projeto?
Existem diversas técnicas e abordagens que podem ser usadas para garantir a qualidade e a entrega no prazo de um projeto. Aqui estão algumas dicas que podem ajudar:
- Defina claramente os objetivos e escopo do projeto: Ter uma compreensão clara dos objetivos e do escopo do projeto é fundamental para garantir que o trabalho seja realizado de maneira eficiente e eficaz.
- Gerencie o tempo e as expectativas: Crie um cronograma realista e monitore o progresso de perto para garantir que o projeto esteja no caminho certo. Mantenha todos os envolvidos informados sobre o progresso e as mudanças no cronograma, se necessário.
- Gerencie riscos: Identifique possíveis riscos e crie planos de contingência para lidar com eles. Isso ajudará a garantir a continuidade do projeto mesmo em caso de imprevistos.
- Assegure-se de que haja uma equipe capacitada: Certifique-se de que a equipe tenha as habilidades e o conhecimento necessários para realizar o trabalho. Forneça treinamento, recursos e suporte se necessário.
- Comunicação eficaz: Mantenha uma comunicação aberta e eficaz com todos os envolvidos no projeto, incluindo os gerentes de projeto, a equipe e os stakeholders. Isso ajudará a evitar mal-entendidos e a garantir que todos estejam trabalhando juntos em direção aos mesmos objetivos.
- Utilize ferramentas de gerenciamento de projetos: Ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Microsoft Project ou o Trello, podem ajudar a garantir que o projeto seja realizado de maneira eficiente e organizada.
Lembre-se de que o gerenciamento de projetos é uma habilidade dinâmica e que precisa ser ajustada às necessidades específicas de cada projeto. É importante ser flexível e estar disposto a se adaptar às mudanças e desafios à medida que eles surgem.
5 principais tipos de Projeto
Projetos de Pesquisa
Dispõe sobre um esforço científico descritivo para responder a uma pergunta de pesquisa ou a um conjunto de perguntas de pesquisa. Um Projeto de Pesquisa deve incluir uma descrição de um protocolo definido, objetivo claramente articulado, métodos e resultados definidos e uma data de início e término definida. A descrição deve demonstrar que o Projeto de Pesquisa cumprirá todos os requisitos das empresas de pesquisa.
Neste modelo é importante definir um orçamento e um cronograma de execução das atividades para que isso fique claro a todo os envolvidos.
Projetos Sociais
Esse modelo possui um viés solidário que objetiva a melhoria de um ou mais aspectos da sociedade, impactando positivamente a cidadania e consciência social dos indivíduos.
Pode ser de cunho individual ou coletivo. Em geral este tipo de projeto não envolve remuneração. O desejo de transformar a sociedade é o grande proveito desse tipo de projeto. Sua duração está disposta no programa do qual fazem parte. Até que as metas desse programa não sejam atingidas serão executados aprimoramentos nos projetos para que contribuam no atingimento.
Movimentos de ONGs, portanto, são projetos sociais. O Project Management Institute (PMI), por exemplo, é uma instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos.
Projetos Culturais
Visam a produção de um bem cultural e estes bens envolvem a música, teatro, artesanato, pintura, fotografia e muitas outras áreas. Apesar dos projetos culturais também possuírem um viés social, ele não é assim considerado devido ao seu objetivo. A manifestação artística é o foco principal deste tipo de projeto.
Projetos Empresariais
Seu objetivo é a criação de oportunidades, melhoria de soluções para uma organização ou a estruturação de um novo negócio.
As atividades desse modelo requerem alta competência e seriedade, pois sua execução deve ser a mais assertiva, a fim de garantir que a organização não extrapole em gastos, e acabe por perder muitos ativos.
Novos empreendedores traçam seus projetos sob a ótica desse modelo, pois os auxilia nas percepções de curto e longo prazo do negócio.
Projetos Pessoais
Consiste em uma idealização, ou meta do indivíduo. Despende significativo trabalho e é executado por um período prolongado. É um produto de sua própria iniciativa e deve refletir sua experiência.
O projeto pessoal ocupa um lugar muito importante no contexto de vida de uma pessoa. Ele fornece uma excelente oportunidade para você produzir um trabalho verdadeiramente criativo e de sua escolha, que envolve planejamento, previsão de custos/esforços e período. Os resultados mais comuns costumam ser a compra de uma casa ou carro, uma viagem muito desejada. Em outros casos resulta em um novo conhecimento adquirido e habilidades aprimoradas.
7 riscos comuns de um projeto. Como corrigi-los?
Gerentes de projeto geralmente se preparam implementando uma estratégia específica para o gerenciamento de riscos. Mas, para que essa estratégia seja eficaz, você precisa entender a natureza dos riscos comuns do projeto e refletir sobre qual seria a abordagem apropriada para lidar com eles de maneira eficaz.
Confira exemplos comuns de riscos do projeto:
Má liderança
A liderança fraca é um dos problemas mais comuns que podem surgir nos e um dos quais você pode não estar ciente desde o início. Frequentemente, os patrocinadores ficam realmente empolgados no início e dão todas as indicações de que eles trabalharão duro e apoiarão você e o restante da equipe. No entanto, quando chega o momento de realmente derramar o suor, a realidade pode ser diferente.
Assim sendo, a única maneira de se preparar e mitigar esse risco é estabelecer uma equipe de liderança dedicada ao gerenciamento de projetos. Percebendo uma queda de interesse dessa equipe, é necessária uma conversa honesta e alinhar a necessidade de retomar o entusiasmo do início.
Problemas com a equipe
Nesse risco, funcionários podem decidir deixar seu emprego ou o empregador pode demiti-los – essas são duas situações nas quais há perda de conhecimento. Além disso, a rotatividade pode criar problemas de moral.
Certifique-se, então, de gerenciar a equipe de maneira consistente, com benefícios e termos justos para todos. Converse com os gerentes de linha para tentar garantir seu compromisso pelo menos até o final do projeto, talvez recompensando cada membro da equipe pelo bom trabalho que eles fizeram ou dando a eles um bônus, por exemplo.
Saída do líder do projeto durante sua execução
Embora os líderes da equipe sejam pessoas com habilidades especializadas cruciais para o sucesso do projeto, você pode recuperar seu projeto dessa perda. Portanto, é necessário revisar completamente o papel e as responsabilidades do líder da equipe e pensar em como se pode compensá-lo. No final, se essa pessoa possuir o conjunto de habilidades que nenhum dos outros membros da equipe possui, você sempre poderá contratar um consultor e evitar riscos adicionais ao projeto.
Descontinuidade
A falta de continuidade pode ser um problema, pois tudo necessita de um início e fim. Por exemplo, você está mudando de prédio. Esse esforço de realocação pode não ter absolutamente nada a ver com seu projeto e pode ser uma atividade completamente separada. Mas, ainda assim, certamente terá um impacto na equipe.
Em casos como esse, você deve planejar uma estratégia para essa situação potencial e pensar em táticas que manterão a continuidade de sua equipe, para que você não tenha um grande impacto no final.
Imprecisão quanto a tempo e orçamento
Eliminar o risco ao fazer estimativas de tempo e custo é praticamente impossível. Dê o seu melhor para estabelecer uma estratégia que o ajude a determinar o orçamento e o tempo de entrega com a maior precisão possível.
Nesse processo, é importante definir claramente o escopo do projeto e o início e o término de cada tarefa. Além disso, você precisa acompanhar a relação entre o tempo esperado e o tempo real. Assim, se notar alguma inconsistência, pode intervir imediatamente e evitar mais danos.
Falta de recursos
A falta de recursos pode ocorrer a qualquer momento. Pode ser qualquer coisa, desde materiais e funcionários até a sala de reuniões ser reservada. Planeje sua estratégia para lidar com a falta de recursos antecipadamente, isso é crucial para um resultado de sucesso. Isso pode envolver a contratação de fornecedores alternativos ou o treinamento cruzado de sua equipe para que eles possam se cobrir.
Tenha tempo extra para concluir o projeto devido a atrasos, ou, ao contrário, pode comprometer a qualidade do resultado.
Mudança de estratégia de negócios
A mudança de estratégia de negócios é outro exemplo de risco que pode ter um impacto substancial em qualquer projeto, independentemente do tipo ou escala. Portanto, se os objetivos de um projeto foram ajustados a uma estratégia de negócios que foi alterada inesperadamente, existe a probabilidade de impacto.
Mitigue essas circunstâncias realizando uma revisão completa do significado da mudança de estratégia de negócios para o projeto. Você deve pensar no que precisaria saber para tomar a decisão certa e, se isso acontecer, será fácil realizar essa análise.
Em última análise, cada projeto é uma narrativa única, uma jornada com começo, meio e fim. Do lançamento de foguetes à criação de inovações revolucionárias, os projetos são os blocos de construção do futuro.
Ao entender e dominar a arte da gestão de projetos, indivíduos e organizações podem transformar visões em realidade, alcançando o extraordinário no cenário comum do dia a dia. Então, da próxima vez que se envolver em um projeto, lembre-se, você está participando não apenas de uma tarefa, mas de uma história em construção.
