Como fazer a gestão de compras?
Todo mundo compra coisas - mantimentos, roupas, serviços de transporte, habitação. Mas você faz uma boa gestão de compras?
Quando você está comprando vegetais, você provavelmente só gasta alguns segundos decidindo o que e onde comprar. Afinal, se você cometer um erro e acabar com maçãs que apodreçam na sua tigela de frutas após alguns dias, o dinheiro que você desperdiçou é insignificante.
Quando você escolhe um carro novo, você gastará mais tempo avaliando o que deseja, e você considerará coisas como os preços e os níveis de serviço pós-venda oferecidos por diferentes concessionárias.
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Compras - compra de bens e serviços no trabalho - também requer uma série de abordagens dependendo da situação, embora as decisões sejam geralmente maiores. Além disso, uma vez que é dinheiro de outra pessoa que você está gastando no trabalho, você precisa ser mais rigoroso para garantir que você tenha considerado todos os fatores necessários para tomar uma boa decisão de compra.
- Quem você usa como fornecedor?
- Que tipo de termos de contrato você precisa?
- Quais restrições e restrições você tem no seu poder de compra?
- E você deve fazer algo ou comprá-lo?
Procurar - ou comprar - bens e serviços de fornecedores externos é uma parte crítica da maioria das organizações. Os materiais e o suporte fornecidos pelos seus fornecedores são muitas vezes fundamentais para o sucesso geral da organização. Portanto, é uma boa prática administrar cuidadosamente todo o processo de aquisição de suprimentos para garantir que você obtenha o que deseja e o que você paga.
Ter um processo no lugar permite que você gerencie o pedido, recibo, revisão e aprovação de itens - e estabelece procedimentos para gerenciar a relação do fornecedor. Fazer isso adequadamente ajuda você a garantir que tudo que você compra seja adequado, e isso ajuda você a identificar e resolver problemas rapidamente. Desenvolver um processo efetivo de gerenciamento de compras ajudará você a maximizar o valor de seus relacionamentos de fornecedores - e maximizar os resultados do seu projeto.
Mas como ter sucesso na gestão de compras?
Claro, isso exige muito trabalho. No entanto, se você obtém contratos adequados, você pode diminuir os preços que você paga pelos recursos, ao mesmo tempo em que você se protege de todo o estresse, interrupção, atraso e custo que vem com fornecedores confiáveis ou insumos defeituosos.
Como fazer a gestão de compras estratégicas?
Aqui estão algumas maneiras de aumentar a contribuição que suas práticas de compras fornecem à sua organização.
Desenvolver uma política de compras
Todo projeto tem diferentes necessidades de suprimento, por isso é impossível definir um processo que funcione para cada situação. No entanto, se você começar com uma política abrangente e definir a estrutura de compras, você terá um conjunto de princípios que as pessoas podem usar para adquirir materiais ao longo da vida de um projeto ou em toda a organização. Então, quando as necessidades de oferta inesperadas ocorrerem durante um projeto, a equipe saberá como tomar decisões de compra e obter os materiais de que precisam de forma rápida e eficaz.
Se você confiar em regras rígidas, você provavelmente terá muitas variáveis. O estabelecimento de princípios ajuda você a usar a política em uma ampla variedade de situações. Por outro lado, a falta de uma política como essa geralmente leva a duplicações caras, controle de custos fraco e maior risco geral.
Sua política de compras pode ajudá-lo a fazer o seguinte:
- Estabelecer as melhores práticas para a compra.
- Confirmar os objetivos comerciais da função de compras.
- Garantir o alinhamento com iniciativas de governança corporativa.
- Definir os controles de qualidade necessários.
- Certificar-se de que as pessoas saibam o que devem e não devem comprar.
- Identificar quem faz o que em cada etapa do processo de aquisição.
Use tecnologia para gerenciar informações de compras
Uma boa informação de gerenciamento é fundamental para obter um bom valor para o que você gasta. A menos que você saiba onde seu dinheiro é gasto, como você consegue gerenciar os custos efetivamente? Quando você fornece informações completas da equipe do projeto, você habilita-os a direcionar os recursos onde eles são mais necessários - e entregar o máximo de valor para o projeto.
Use a tecnologia de forma eficaz dentro da sua organização para fazer o seguinte:
- Simplificar e automatizar os procedimentos de aquisição.
- Crie modelos e diretrizes do usuário, sempre que possível. Em situações de compras realmente complexas, pode valer a pena desenvolver um Sistema de Suporte à Decisão de Compras (PDSS).
- Fornecer informações de custo atualizadas, bem como contratos e acordos de fornecedores.
- Fornecer acesso ao leilão on-line, quando disponível.
Gerenciar relacionamentos com fornecedores
Você deve conhecer seus fornecedores, bem como seus clientes - ambos são os principais interessados no sucesso do seu projeto. Quando você desenvolve relacionamentos de fornecedores fortes, esses fornecedores têm interesse em seu sucesso, por isso eles são mais propensos a oferecer um serviço de alta qualidade e custos reduzidos. Os fornecedores geralmente ultrapassam as expectativas para os clientes que trabalham com eles em uma base regular, em vez de clientes que os contatam apenas quando há um problema ou quando o contrato precisa ser renovado.
Aqui estão algumas das melhores práticas para a construção de relacionamentos estratégicos de fornecedores:
- Proteger as informações do fornecedor.
- Incentivar seus fornecedores a encontrar formas inovadoras para atender às suas necessidades, limitando os requisitos rigorosos sempre que possível.
- Manter contato regular para limitar o risco de queda na qualidade.
- Fornecer incentivos para o desempenho de fornecedores de alta qualidade.
- Fornecer treinamento contínuo e suporte para os gerentes de contas para se certificar de que eles sabem como desenvolver e nutrir essas relações-chave.
Controle Custos de Proativo
Como uma função comercial, a aquisição é um centro de custo. Os custos dependem da eficiência dos seus processos. Aqui estão algumas etapas que você pode tomar para reduzir custos indiretos e melhorar a capacidade de resposta das empresas:
- Avaliar regularmente seus processos para identificar como melhorar o fluxo de trabalho. Avaliações regulares de bens e serviços, fornecedores e procedimentos são essenciais para manter a máxima eficiência e baixos custos operacionais.
- Certificar-se de que a oferta responda aos objetivos em mudança da organização.
- Combinar e fortalecer sua base de fornecedores para aumentar seu poder de compra.
- Prestar atenção nos termos do contrato e colocar acordos verbais por escrito.
- Criar um contrato forte desde o início. Compre com cuidado e compare fornecedores.
- Estabelecer um processo de licitação eficaz e simplificado apropriado para a situação. Por exemplo, a compra de material de escritório é muito diferente da compra dos serviços de um consultor especializado.
- Investir no recrutamento, desenvolvimento e retenção de uma forte equipe de compras.
- Pesquisar o que outros clientes e concorrentes estão fazendo para garantir que seus processos sejam atuais e eficazes.
Usando essas diretrizes gerais, você pode criar uma função de aquisição forte e estratégica para sua organização. Aproveite o tempo para desenvolver e adotar seus princípios de compras estratégicas. Isso o ajudará a criar um plano de gerenciamento de compras claro que sua equipe ou qualquer pessoa na organização possa seguir.
Lista de verificação do Plano de Gestão de Compras
Uma lista de verificação ajuda a garantir que você não perderá as etapas-chave ao construir um plano abrangente de gestão de compras. Também ajuda com o agendamento geral das atividades. Eis uma lista abrangente de verificação de aquisição de sete fases - escolha os elementos deste que você deseja usar, dependendo da escala de compras em que você está envolvido:
Fase 1: Identificar Necessidades
- Definir os requisitos de material do projeto.
- Avaliar os produtos ou serviços que você vai comprar e o que você fará em casa (você pode querer rever isso mais tarde no processo também).
- Identificar possíveis produtos e serviços alternativos e / ou substitutivos.
- Identificar os prazos máximos que você precisa entre o pedido e a entrega.
- Identificar os tamanhos do lote necessários. Você pode obter descontos para entregas em massa, mas você tem a capacidade de armazenamento que isso precisaria?
- Identificar os termos de pagamento que você está preparado e capaz de atender.
- Identificar vários métodos de aquisição.
- Certificar-se de que as necessidades sejam consistentes com os padrões corporativos e o processo geral de aquisição.
Fase dois: planeja o procedimento
- Criar uma linha de tempo para fazer pesquisas e para coordenar o processo de aquisição.
- Coordenar as necessidades de aquisição com outras partes do projeto ou empresa.
- Identificar restrições, restrições e suposições que possam afetar o plano de compras.
- Determinar quem tem autoridade para o que e decidir qual processo seguir quando precisar mudar o plano.
- Finalizar o método de aquisição para assegurar a equidade para potenciais fornecedores.
- Escrever o pedido de proposta (RFP) e outros documentos de especificação.
Fase Três: Fornecedores de Pesquisa
- Identificar fornecedores potenciais. Lembre-se de rever experiências passadas com fornecedores.
- Investigar as possibilidades do contrato.
- Avaliar o ambiente macro ou externo para determinar o impacto no plano de aquisição.
- Determinar o poder de compra da organização e considere formas de aumentar a força relativa da sua posição.
- Recomendar mudanças no plano para resolver os riscos envolvidos.
Fase 4: fornecedores de fontes
- Desenvolver termos, condições e outras disposições para o processo de licitação.
- Fornecedores pré-qualificados. Determinar quais fornecedores potencialmente têm capacidade e capacidade para atender às suas necessidades.
- Começar o processo de licitação. Documentar todos os pedidos e fornecer mais informações aos fornecedores conforme necessário.
- Negociar os termos com os fornecedores usando os princípios de seu processo estratégico de aquisição.
- Documentar o processo que você usa e a decisão que você toma, caso haja uma disputa em um momento posterior.
Fase Cinco: Analisar Fornecedores
- Revisar todas as licitações oficiais. Utilize quadros de tomada de decisão, como Análise da Matriz de Decisão e análise de comparação emparelhada para analisar as propostas recebidas.
- Revisar sua decisão de terceirizar o fornecimento - isso pode ser obtido de forma mais econômica em casa? (Tome cuidado - as coisas são muitas vezes mais complexas e difíceis de fornecer do que você pode esperar inicialmente!)
- Consultar as partes interessadas necessárias e recomende o fornecedor que deseja.
Fase seis: adjudicar o contrato
- Entrar em contato com o fornecedor com a oferta vencedora e informar os interessados apropriados da decisão final.
- Entrar em contato com licitantes malsucedidos, e informar conforme manda o figurino.
- Estabelecer um processo com o fornecedor escolhido para desenvolver e manter o contrato ou declaração de trabalho.
- Esclarecer as expectativas e desenvolver procedimentos de monitoramento de desempenho. Certifique-se de que as expectativas de cobrança e agendamento sejam claras e aceitáveis.
Fase sete: gerencie o contrato
- Determinar as métricas de aquisição para gerenciar e avaliar o contrato e o fornecedor.
- Determinar como você gerenciará os pedidos de alterações.
- Documentar como você lida com disputas de desempenho. Usar após a ação
- Registrar o que aconteceu e as lições aprendidas.
- Manter um arquivo de fornecedor para ajudar os colegas a avaliar os fornecedores no futuro.
Escolhendo o nível certo de gestão de compras
A abordagem descrita aqui é uma maneira eficaz de garantir que seu plano de gestão de compras seja completo e efetivo. Mas, totalmente implementado, também pode criar um processo pesado, burocrático e caro, que claramente não é apropriado em todas as situações de compras. O custo (e, portanto, a complexidade) do seu processo de gerenciamento de compras precisa ser justificado pelos benefícios que ele irá entregar.
Para uma aquisição muito simples, como ter os tapetes substituídos em um pequeno prédio de escritórios, simplesmente obter cotações de três fornecedores diferentes pode ser um processo de gestão de compras perfeitamente adequado. Por outro lado, um fabricante de automóveis usaria um procedimento abrangente de gerenciamento de compras para sua relação com um fornecedor de para-brisas.
Os fatores a serem considerados ao avaliar os benefícios que diferentes níveis de gerenciamento de compras trouxeram a uma determinada relação de fornecedor incluem:
- O tamanho do contrato de fornecimento: quanto maior, mais gerenciamento pode ser necessário.
- Duração da relação de fornecimento: quanto mais tempo o relacionamento, mais gerenciamento poderá ser necessário.
- Riscos para a organização de problemas de abastecimento: quanto maior o impacto se um risco se materializar, mais gerenciamento poderá ser necessário.
- Custo e impacto da mudança: quanto mais caro ou problemático seria mudar se algo der errado, mais gerenciamento poderá ser necessário. Normalmente, é muito mais difícil substituir os fornecedores de itens estratégicos, do que mudar os fornecedores de materiais ou serviços operacionais, como móveis de escritório ou catering.
