Como ter sucesso em seu Projeto de Melhoria?
Para ter sucesso em um projeto de melhoria, você deve fazer algumas escolhas certas. Se essas escolhas forem malsucedidas e você não tomar coragem para arrumá-las, seu projeto não terá sucesso.
Escolha os Projetos de Melhoria Certos
O sucesso dos programas de melhoria de desempenho está enraizado nos projetos selecionados. Infelizmente, muitas organizações não conseguem desenvolver critérios para a escolha do projeto, o que resulta em projetos que não oferecem nenhum benefício real para a organização, como um projeto para redesenhar o fluxo do estacionamento da empresa.
Se funcionários não estiverem trabalhando nos projetos certos, não importa o quão bem os projetos forem executados - os resultados simplesmente não farão a diferença. Assim, os projetos "corretos" devem estar vinculados a estratégias organizacionais, obter resultados difíceis identificáveis e quantificáveis e ter uma meta realista.
Escolha as pessoas certas
Ser selecionado para estar em uma equipe de melhoria de desempenho deve ser visto como uma honra, não uma tarefa árdua. Como os projetos de melhoria de desempenho são projetados para alcançar uma melhoria sustentável no desempenho da organização. Os projetos são locais de reprodução ideais para a próxima geração de líderes. Como tal, as pessoas "corretas" incluem aqueles funcionários que demonstraram habilidades de liderança, habilidades de resolução de problemas e a capacidade de fazer a diferença na organização.
Ajuda para escolher as pessoas certas:
- O que o fundador da Intel diz sobre Administrar Equipes?
- E-book: Equipes de Alto Desempenho
- Lean Six Sigma: a ferramenta ideal para fortalecer seu negócio
- Coragem: a característica essencial dos grandes líderes
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Escolha as Metodologias certas
Se implementar Lean, Six Sigma, Focus PDSA ou alguma outra metodologia, o gerenciamento deve garantir que a metodologia selecionada tenha aderência e seja usada de forma eficaz. As metodologias de melhoria do desempenho foram desenvolvidas ao longo de dezenas de projetos em dezenas de indústrias diferentes. Permitir que as equipes do projeto adotem apenas a metodologia oficial da organização apenas serve para informar aos funcionários que a equipe de gerenciamento é negligente em sua abordagem para a melhoria do desempenho.
Defina os Papéis e responsabilidades
Deve estar claro quem é responsável pelo que e qual o trabalho da administração. Isso não inclui apenas os papéis e responsabilidades dos membros da equipe do projeto, mas também aqueles que desempenham papéis ad hoc. Para garantir que as funções e responsabilidades de todas as partes interessadas do projeto sejam definidas, consulte a sigla RACI.
- Responsabilidade: são pessoas que se espera que participem ativamente do projeto e contribuam para o melhor de suas habilidades.
- Garantidor dos números: Esta é a pessoa que, em última instância, é responsável pelos resultados do projeto.
- Consulta: são pessoas que podem fornecer experiência quando necessário, podem contribuir para decisões específicas ou que deve ser consultada antes de uma decisão final ser tomada.
- Informar: são pessoas afetadas pelo projeto, mas que não são participantes ativos.
Estruture as Comunicações
Comunicações erradas podem descarrilar rapidamente qualquer equipe de projeto de melhoria. Se os supervisores imediatos dos membros da equipe do projeto não entendem as prioridades da organização, eles podem se tornar um obstáculo para fornecer aos membros da equipe o tempo necessário para servir efetivamente no time.
Se os membros da equipe do projeto não forem claros sobre o propósito, os objetivos, os limites e as expectativas do projeto, este pode sair rapidamente e permanecer lá. E se a equipe não está ciente de quais projetos estão em andamento e por que, então, eles provavelmente virão ressentir-se de seus pares que estão servindo em equipes, mas só parecem ter ido a maior parte do tempo.
Educação e treinamento
Independentemente da metodologia selecionada por uma organização, para ser efetivo na implantação da metodologia, deve haver um investimento em educação e treinamento. Escolher um programa de treinamento inadequado, não só envia sinais de que a organização não está comprometida com a melhoria do desempenho, mas também configura todos para frustração, agravamento e falha.
Visibilidade da gestão
É alarmante a frequência com que ouvimos sobre os executivos que são nomeados champion de projetos, e apenas raramente - se é que alguma vez fizeram - aparecem para reuniões, pedem atualizações ou mostram algum interesse real no projeto em tudo. Se você deseja que a melhoria do desempenho seja vista como um imperativo estratégico, então você deve tratá-la como um imperativo estratégico.
O simples comparecimento de um executivo a uma reunião de projeto diz a todos que o projeto é de extrema importância e uma alta prioridade organizacional. Mostre a falta de interesse gerencial no projeto, e logo você descobrirá que a equipe do projeto também mostra falta de interesse.
Quais as outras razões pelas quais a melhoria do desempenho falha?
O escopo do projeto é muito grande
Muitas vezes, as organizações mordem mais do que podem engolir. Nós chamamos isso de fenômeno de ferver o oceano - quando um executivo ambicioso acredita que apenas porque a paixão da organização pela melhoria do desempenho é quente, a organização pode ferver o oceano em apenas alguns meses. Em vez disso, o que eles descobrem é que a chama é diluída muito antes da temperatura da água ser elevada. Para garantir que isso não aconteça com você, siga os critérios SMART:
- Específico: Foque em uma área específica para melhoria
- Mensurável: quantificar um indicador de progresso
- Atribuível: especifique quem é o responsável final
- Realista: indique quais resultados podem ser alcançados, dados os recursos disponíveis
- Time-Bound: especifique quando os resultados podem ser alcançados
Seleção de projeto pobre
Embora esta seja uma falha no gerenciamento, a fraca seleção de projetos ocorre com bastante frequência, que o incluímos como um modo de falha próprio. Para garantir que os projetos selecionados pela sua organização tenham uma importância estratégica, é importante desenvolver critérios a serem usados durante o processo de avaliação e seleção de projetos.
Os critérios dividem-se em duas categorias: os critérios "Deve" e os critérios "Quer".
Os critérios devem ser sim/não considerações. Ou o projeto atende ao limiar do critério necessários ou não. Somente os projetos que recebem um sim em todos os critérios do dever são considerados mais.
Os critérios de busca são altamente subjetivos, e a organização deve estabelecer algum tipo de sistema de classificação para garantir a continuidade entre aqueles selecionando projetos.
