A necessidade de conhecer e praticar compliance nas atividades cotidianas surgiu em meio a realidade atual, afetando empresas de todos os tamanhos e indústrias. Não à toa que advogados especializados na área de compliance vem sendo cada vez mais procurados. O Compliance Corporativo deve ser uma parte essencial de operações comerciais, independentemente do setor.
Nos últimos anos, em todo o mundo, seguimos o alto nível de corrupção em vários setores econômicos. Várias empresas acabam tendo sua imagem e reputação enfraquecidas, devido ao seu envolvimento comprovado, tanto no nível empresarial quanto na esfera política.
Como gerenciar compliance e reduzir os riscos? Tomar medidas preventivas pode parecer um aborrecimento inicial, mas, em contrapartida, pode economizar custos incalculáveis de sua organização a longo prazo.
As violações de compliance corporativo podem resultar em multas, ações judiciais, perda de reputação e muito mais. Evite que sua empresa aprenda a lição da maneira mais difícil. Mas, o que é Compliance? O que você precisa saber sobre isso? É o que você vai conferir neste artigo.
O que é Compliance?
Compliance, que vem do verbo em inglês to comply, nada mais é do que estar em conformidade com as leis, padrões éticos, programas de integridade, regulamentos internos e externos.
A definição de compliance é "a ação de cumprir um comando" ou "o estado de cumprimento de regras ou padrões". No mundo corporativo, é definido como o processo de garantir que sua empresa e funcionários sigam todas as leis, regulamentos, normas, boas práticas e ética aplicáveis à sua organização e setor.
O compliance corporativo abrange políticas e controles internos, bem como leis federais e estaduais. A aplicação de compliance ajuda sua empresa a prevenir e detectar violações de regras, o que protege sua organização de multas e ações judiciais.
O processo de compliance deve estar em andamento. Muitas organizações estabelecem um programa para governar de maneira consistente e precisa suas políticas de conformidade ao longo do tempo.
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Qual é o papel de Compliance?
O objetivo é proteger seus negócios. É simples assim. Mas, o retorno do investimento pode ser significativo, ajudando a evitar desperdícios, fraudes, abusos, discriminação e outras práticas que interrompem as operações e colocam sua empresa em risco.
Seu programa de compliance deve ser integrado a todos os esforços em toda a empresa, desde o gerenciamento de regulamentos externos e políticas internas até o treinamento abrangente dos funcionários. Ao garantir que todos os departamentos e funcionários estejam trabalhando juntos para manter os padrões, você pode reduzir o risco de grandes falhas e violações.
Quais são os 3 pilares do compliance?
Embora diferentes organizações e setores possam ter variações nos elementos do compliance, é possível sintetizar os pilares em três principais componentes:
Prevenção
Envolve a criação e implementação de políticas e procedimentos que estabeleçam diretrizes claras e comportamentos esperados. Isso inclui a identificação e avaliação de riscos e a implementação de controles internos para minimizar a exposição a esses riscos. A prevenção também engloba a criação de uma cultura de conformidade, promovendo valores éticos e responsabilidade em todos os níveis da organização.
Detecção
Se refere ao monitoramento contínuo do cumprimento das políticas e regulamentações. Isso pode incluir a realização de auditorias internas e externas, a verificação do cumprimento das leis e regulamentações aplicáveis e a implementação de canais de denúncia para que funcionários e outras partes interessadas possam relatar suspeitas de violações.
Resposta e correção
É a adoção de medidas adequadas quando violações ou falhas de conformidade são identificadas. Isso inclui a aplicação de sanções disciplinares, a correção das violações, a implementação de medidas para prevenir futuras ocorrências e, quando necessário, a cooperação com as autoridades reguladoras e a aplicação da lei.
Esses três pilares do compliance, quando combinados, ajudam a garantir que uma organização opere de acordo com as leis, regulamentações e normas aplicáveis, além de manter a integridade e a reputação no mercado.
Por que o compliance é importante?
Ser capaz de dizer que uma empresa está em conformidade estratégica é, por si só, uma estratégia comercial fundamental. Isso significa que há transparência e um grau crescente de maturidade da administração. Estar em conformidade mostra que gerentes e equipes estão no controle dos processos e procedimentos, implementados e executados com efetiva conformidade política, comercial, trabalhista, contratual e comportamental.
Não estar em compliance significa ser desnecessariamente alto risco, o que pode levar a perdas financeiras, patrimoniais e de mercado, entre muitas outras. O gerenciamento de riscos e a conformidade estão intimamente ligados.
É necessário refletir e mudar os estilos de gerenciamento, ajustar a maneira como as informações da empresa são tratadas e como as pessoas se comportam no dia a dia, a fim de alcançar um nível de excelência em conformidade, independentemente do setor de negócios e tamanho da empresa.
Dicas de Gerenciamento de Compliance
Além destas, existem outras dicas gerais sobre o gerenciamento de compliance para aplicar ao seu negócio:
- Use sistemas de informação que suportem o monitoramento das atividades da empresa e que estejam em conformidade com os processos de conformidade;
- Ter gestão de contratos para serviços e materiais alinhados com os níveis de conformidade estabelecidos pela empresa;
- Fortalecer as rotinas de inspeção e inspeção das atividades, incluindo aquelas que geralmente não possuem certificações;
- Foco na conformidade de processos nos níveis municipal, estadual e federal;
- Ter um sistema de padronização sempre ativo e atualizado na empresa;
- Ter processos de auditoria interna focados nos requisitos para obter conformidade;
- Possuir sistemas de controle com graus adequados de profundidade;
- Ter comunicação estruturada sobre os instrumentos normativos da empresa.
Com essas ações, a empresa reduz custos e despesas, aumenta sua receita operacional e evita perdas. Além disso, com o cumprimento das leis, a transparência dos processos torna-se uma realidade mais consolidada, o que traz maior confiança no mercado.
Quais são as responsabilidades do Compliance?
Direção da empresa
A direção da empresa tem a responsabilidade de estabelecer a importância da conformidade para toda a empresa e de criar uma cultura de conformidade. Eles devem assegurar que os recursos necessários sejam alocados para garantir que a conformidade seja alcançada e mantida.
Equipe de Compliance
A equipe de Compliance tem a responsabilidade de garantir que a empresa esteja em conformidade com todas as regulamentações e leis aplicáveis. Isso inclui a identificação de regulamentos e leis relevantes, a criação de políticas e procedimentos de conformidade, a capacitação dos funcionários e a monitorização constante da conformidade.
Funcionários
Todos os funcionários da empresa têm a responsabilidade de entender e seguir as políticas e procedimentos de conformidade da empresa. Eles devem ser capacitados sobre as regulamentações aplicáveis e as responsabilidades relacionadas à conformidade.
Monitoramento constante
A conformidade é um processo contínuo e é importante monitorar constantemente a conformidade da empresa. Isso inclui revisar regularmente políticas e procedimentos de conformidade, bem como monitorar a implementação de políticas e procedimentos.
Revisão periódica
É muito importante realizar uma revisão periódica da conformidade da empresa. Isso inclui revisar regulamentos e leis relevantes, avaliar a eficácia das políticas e procedimentos de conformidade e identificar áreas de melhoria.
Como implementar o Compliance?
Pouquíssimas empresas podem se dar ao luxo de procrastinar em um programa de conformidade corporativa. Tenha a previsão de agir hoje.
Seu programa deve ser cuidadosamente planejado e implementado, com programas de treinamento coincidentes para garantir que o pessoal seja versado em todas as áreas de conformidade.
Aqui estão algumas etapas para estabelecer ou refinar seu programa de conformidade corporativa:
Obtenha sua liderança a bordo
Seu programa de compliance é feito em conjunto e não será executado sozinho. Uma pessoa deve ter a responsabilidade de gerenciar o programa diariamente.
Dependendo do tamanho da sua organização, você pode ter um oficial de compliance ou vários. Independentemente disso, os responsáveis pelo programa de conformidade devem ter autoridade para aplicar as regras e responsabilizar a equipe em todos os níveis.
Eles também precisam de acesso direto ao órgão de administração da empresa, que pode incluir a gerência sênior ou o conselho de administração. O acesso à alta administração e à autoridade para impor regras é essencial quando surgem possíveis problemas de compliance, permitindo que seus funcionários respondam rapidamente.
Mas, a comunicação segue nos dois sentidos. É importante que o corpo diretivo avalie regularmente a eficácia do programa de conformidade corporativa. O compliance corporativo é promover uma cultura no local de trabalho elaborando um código de conduta que valorize a integridade e a ética.
Isso começa no topo
Para que o programa funcione, seus líderes precisam seguir as regras primeiro. Eles devem incentivar o comportamento ético e falar abertamente sobre a importância do cumprimento.
Os líderes da empresa devem incentivar a contribuição dos funcionários, enfatizando que eles não serão punidos por denunciar comportamentos ilegais ou antiéticos. O Departamento de Justiça criou uma lista de verificação para avaliar os programas de compliance corporativo e sugere fazer as seguintes perguntas:
- Como os líderes seniores, por meio de suas palavras e ações, incentivaram ou desencorajaram o tipo de má conduta em questão?
- Que ações concretas foram tomadas para demonstrar liderança nos esforços de conformidade e correção da empresa?
- Como a empresa monitora o comportamento de sua liderança sênior? Como a liderança sênior modelou o comportamento adequado dos subordinados?
Realizar avaliações de risco
A conformidade corporativa é sobre o gerenciamento de riscos.
Para criar um programa eficaz, você precisa saber quais áreas de conformidade representam os maiores riscos para sua organização. Depois de identificar essas áreas, você poderá concentrar seus recursos em resolvê-las. O Departamento de Justiça criou uma lista de verificação para avaliar os programas de conformidade na governança corporativa e sugere fazer as seguintes perguntas:
- Como os líderes seniores, por meio de suas palavras e ações, incentivaram ou desencorajaram o tipo de má conduta em questão?
- Que ações concretas foram tomadas para demonstrar liderança nos esforços de conformidade e correção da empresa?
- Como a empresa monitora o comportamento de sua liderança sênior? Como a liderança sênior modelou o comportamento adequado dos subordinados?
Quais são as áreas comuns de Compliance?
Regulamentos financeiros
As regulamentações financeiras incluem leis e regulamentos que controlam a gestão financeira das empresas, como a contabilidade e a apresentação de relatórios financeiros.
Proteção de dados
A proteção de dados é uma área crítica de conformidade que abrange a segurança de dados pessoais e a privacidade das informações dos clientes. Isso inclui regulamentos como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) na União Europeia.
Conformidade ambiental
A conformidade ambiental abrange as leis e regulamentos que regem as atividades da empresa que afetam o meio ambiente, como a gestão de resíduos e a emissão de gases de efeito estufa.
Conformidade trabalhista
A conformidade trabalhista abrange as leis e regulamentos que ordenam as relações entre empregadores e empregados, incluindo questões como salários, horas extras, férias e condições de trabalho.
Conformidade de saúde e segurança
A conformidade de saúde e segurança abrange as leis e regulamentos que controlam as condições de trabalho e a saúde dos funcionários, incluindo questões como ergonomia e segurança no trabalho.
Conformidade fiscal
A conformidade fiscal abrange as leis e regulamentos que regem as cobranças de impostos, incluindo questões como a apresentação de declarações de impostos e a remuneração de impostos devidos.
Conformidade ética
A conformidade ética abrange as leis e regulamentos que determinam as condutas ética das empresas e dos funcionários, incluindo questões como a corrupção, a discriminação e a exploração.
