O 5S é reconhecido hoje como uma das bases da produção enxuta e da melhoria contínua, mas sua história vai além da simples ideia de manter o ambiente de trabalho organizado. Ao longo do tempo, esse método passou por diferentes influências até ser formalizado como uma prática estruturada no Japão.
Neste conteúdo, você vai entender como o 5S surgiu, quem contribuiu para sua estruturação e como ele se espalhou para o mundo corporativo. Também verá os impactos que essa metodologia gera nas empresas e por que ela continua sendo adotada por organizações que buscam eficiência, padronização e engajamento das equipes.
Como surgiu o 5S?
Embora o 5S seja frequentemente associado ao Japão, a ideia de organizar o ambiente de trabalho de forma eficiente remonta a práticas antigas, como as utilizadas pelos construtores de navios venezianos no século XVI. Naquela época, o arsenal da frota veneziana era considerado um modelo de eficiência na fabricação. A Armada empregava milhares de construtores, e sua produção era organizada em linhas de montagem. As diversas peças dos galeões e galeras eram fabricadas em oficinas separadas e depois reunidas na linha de montagem final.
Em 1574, durante uma visita do rei Henrique III da França, os construtores da frota conseguiram montar uma galera inteira enquanto o rei participava de um banquete no Grande Salão da Armada. A rapidez e a precisão dessa construção são um exemplo notável da eficiência da operação, demonstrando como a organização do trabalho podia ser otimizada. Embora não se saiba se o som da linha de produção era audível durante o evento, essa história ilustra perfeitamente a importância da organização e eficiência no ambiente de trabalho.
As origens do 5S
O 5S, como metodologia formalizada, surgiu no Japão nos anos 1980, sendo desenvolvido por Hiroyuki Hirano. O método foi inspirado em práticas de organização que buscavam a melhoria contínua da produção e o aumento da eficiência no ambiente de trabalho, principalmente em indústrias japonesas, onde a competitividade e a produtividade eram prioridades. O conceito baseia-se em cinco palavras japonesas — Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke — que representam etapas de organização, limpeza e disciplina no ambiente de trabalho.
Qual é a relação entre a Toyota e o 5S?
Após a Segunda Guerra Mundial, a Toyota passou por uma profunda transformação liderada por Sakichi Toyoda, seu filho Kiichiro Toyoda e o engenheiro Taiichi Ohno. Juntos, eles desenvolveram o Sistema Toyota de Produção (TPS), que se tornou a base da moderna manufatura enxuta (Lean Manufacturing). Esse sistema incorporou aprendizados de especialistas como W. Edwards Deming e Joseph Juran, focando em qualidade, redução de desperdícios e melhoria contínua.
Durante uma visita aos Estados Unidos, os engenheiros da Toyota estudaram a linha de montagem da Ford. Embora impressionados com a escala da produção, notaram falhas importantes: estoques acumulados, esperas entre processos e superprodução. A falta de flexibilidade da linha levava a ciclos de produção excessiva seguidos de interrupções, gerando custos com demissões e recontratações.
Outro momento marcante foi a visita ao supermercado Piggly Wiggly, onde observaram o sistema de reposição automática das prateleiras com base na retirada dos produtos pelos clientes. Essa lógica inspirou o conceito de Just in Time (JIT), adotado pela Toyota para manter estoques mínimos e reabastecimento com base na demanda real.
Para implementar o JIT com sucesso, era necessário um ambiente altamente organizado e padronizado. Foi nesse contexto que os princípios do 5S ganharam força dentro da empresa. O 5S passou a ser utilizado como base para criar um local de trabalho limpo, funcional e eficiente, fortalecendo o senso de responsabilidade e propriedade dos colaboradores sobre os processos.
Como o 5S ganhou o mundo?
Após a publicação do livro The Machine That Changed the World, executivos e gestores passaram a buscar mais informações sobre os métodos utilizados pela Toyota, especialmente conteúdos que explicassem como implementar essas práticas em suas empresas. Organizações de diversos países queriam entender o que tornava o modelo de produção japonês tão eficiente e competitivo.
Nesse contexto, surgiram publicações que buscavam traduzir os princípios da produção enxuta para públicos fora do Japão. O primeiro livro em inglês dedicado exclusivamente ao 5S foi The 5S’s: Five Keys to a Total Quality Environment, de Takashi Osada, publicado em 1991. Em 1995, Hiroyuki Hirano lançou 5 Pillars of the Visual Workplace: The Sourcebook for 5S Implementation, obra que também contribuiu para a disseminação do método.
Os dois autores abordaram o 5S de formas complementares. Hirano adotou uma abordagem prática, com foco em como implementar o método no dia a dia das empresas. Já Osada seguiu uma linha mais conceitual, com maior ênfase na filosofia de gestão por trás do sistema. Ambos, no entanto, destacaram a importância de usar elementos visuais no ambiente de trabalho, e Hirano reforçou isso ao incluir o termo “local de trabalho visual” no título da obra.
O sucesso internacional do 5S se deve, em parte, à sua simplicidade. É um método fácil de compreender, de baixo custo para implementação e com resultados perceptíveis no curto prazo. Essas características tornaram o 5S uma das práticas mais difundidas dentro da produção enxuta, adotada por empresas em diferentes setores ao redor do mundo.
Como começou o 5S moderno?
O pesquisador Rod Gapp, da Griffith University, na Austrália, publicou um estudo para esclarecer interpretações equivocadas sobre a origem do 5S. Segundo Gapp, o método começou a aparecer na literatura japonesa em 1972, com base em versões anteriores, como o 2S e o 4S. Ele credita a formalização do 5S moderno a Takashi Osada, que descreveu de forma estruturada a aplicação do método nas empresas no início da década de 1980 — antes mesmo da publicação do livro de Hiroyuki Hirano.
Essa constatação reforça que o 5S tem uma trajetória mais longa do que muitos imaginam, com desenvolvimento gradual e adaptação ao contexto empresarial japonês. Ao analisar uma série de artigos acadêmicos, Gapp identificou padrões consistentes no agrupamento dos conceitos:
- Ordem: Seiri e Seiton
- Limpeza: Seiso e Seiketsu
- Disciplina: Shitsuke
Esses agrupamentos, frequentemente associados ao conceito de kaizen (melhoria contínua), demonstram que o 5S sempre foi mais do que uma simples prática de organização visual. Desde sua origem, o método esteve ligado à melhoria de processos e à eficiência operacional.
O pesquisador James van Patten também oferece uma leitura interessante sobre as implicações práticas do 5S. Em sua análise, ele destaca que o princípio de "ordenação" pode ser ampliado para classificar o trabalho entre o que agrega e o que não agrega valor. No estágio da limpeza (Seiso), por exemplo, Van Patten enfatiza que o objetivo não é apenas eliminar a sujeira, mas identificar e eliminar as causas dos problemas. Assim, o senso de limpeza também representa um passo rumo à prevenção de falhas e à padronização.
Mais importante do que a tradução exata de cada “S” ou o número de etapas é compreender o 5S como uma forma de pensar o trabalho: identificar o que gera valor, estruturar processos e comunicar de forma clara o funcionamento do ambiente. A organização é o meio; o propósito maior está na construção de uma cultura de eficiência, aprendizado e melhoria contínua.
Quais são os impactos do 5S dentro das empresas?
A aplicação do programa 5S impacta diretamente o ambiente de trabalho e os resultados da organização. O método influencia a forma como as pessoas se relacionam com os processos, os espaços e os padrões de trabalho.
- Redução de desperdícios: Ambientes desorganizados geram perdas de tempo, retrabalho e uso desnecessário de recursos.
- Aumento da produtividade: Quando tudo está no lugar certo, o tempo gasto em atividades operacionais diminui e a fluidez dos processos melhora.
- Mais segurança: Locais limpos e bem sinalizados reduzem o risco de acidentes e facilitam a identificação de falhas.
- Padronização e clareza nos processos: A aplicação do 5S ajuda a manter um padrão de trabalho mais consistente entre áreas e equipes.
- Engajamento e responsabilidade: Envolver os colaboradores na manutenção dos sensos cria um ambiente de trabalho mais disciplinado e participativo.
Esses resultados mostram como um sistema desenvolvido com base em princípios simples — como os cinco sensos japoneses — pode transformar o cotidiano das organizações. A filosofia por trás do 5S, criada e estruturada a partir da realidade industrial japonesa, permanece atual justamente por oferecer ganhos tangíveis a partir de mudanças práticas no ambiente de trabalho.
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