A gestão de estoque é fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa, independentemente do setor. Consiste em produtos ou mercadorias mantidas em armazenamento para atender às necessidades de vendas. Gerenciar o estoque de maneira eficiente é essencial para assegurar que a empresa tenha sempre o produto certo, na quantidade certa e no momento certo.
Além disso, o estoque também pode afetar o fluxo de caixa e o equilíbrio financeiro da empresa. Neste artigo, exploraremos a importância do estoque e como gerenciá-lo de maneira eficiente para otimizar o processo.
O que é estoque?
A classificação dos estoque de uma empresa em diferentes tipos facilita o controle e a otimização dos níveis operacionais de mercadorias para sua cadeia de suprimentos. Os produtos armazenados diminuem à medida que os pedidos são despachados e, em resposta a essas flutuações, as empresas do setor aplicam alguns conceitos de gestão de estoque.
O que é o controle de estoque?
O controle de estoque é usado para mostrar a quantidade de estoque que você possui a qualquer momento e como você o acompanha.
Aplica-se a todos os itens usados para produzir um produto ou serviço, desde matérias-primas até produtos acabados. Abrange o estoque em todas as etapas do processo de produção, da compra e entrega à utilização e reordenação do estoque. Por isso, sempre tenha o monitoramento de estoque em sua mão com a ajuda de uma planilha de controle de estoque.
O controle eficiente de estoque permite que você faça a compra de grandes quantidades de material na hora certa. Assegura que o capital não seja vinculado desnecessariamente e protege a produção se surgirem problemas com a cadeia de suprimentos.
Este guia explica os diferentes métodos de controle de estoque, mostra como configurar, vantagens e desvantagens, e como refinar esses métodos.
Tipos de estoque
Cada tipo de estoque tem um papel específico, e entendê-los é essencial para otimizar a gestão e reduzir custos. Vamos conhecer os principais tipos:
1. Estoque de matéria-prima
Esse tipo de estoque inclui todos os materiais não processados que serão utilizados na produção de bens ou serviços. Ele é essencial para garantir que a produção nunca seja interrompida por falta de materiais.
2. Estoque de produtos em processo
São os produtos que estão em fase de produção, mas ainda não foram concluídos. Esse estoque é crucial para a continuidade da produção, especialmente em indústrias onde os processos envolvem múltiplas etapas.
3. Estoque de produtos acabados
Aqui estão os produtos prontos para venda, que já passaram por todas as etapas de fabricação. Ter um estoque bem mantido de produtos acabados permite que a empresa atenda rapidamente aos pedidos dos clientes, evitando atrasos.
4. Estoque de segurança
Este tipo de estoque é um buffer extra mantido para cobrir flutuações inesperadas na demanda ou atrasos nos fornecimentos. Ele ajuda a garantir que a empresa tenha produtos disponíveis, mesmo em caso de imprevistos, sem prejudicar as operações.
Por que o estoque é importante?
O estoque desempenha um papel crucial no sucesso de qualquer empresa, influenciando diretamente a capacidade de atender às necessidades dos clientes e manter operações eficientes. Entenda como uma boa gestão de estoque contribui para o sucesso da empresa:
Disponibilidade de produtos
Garante a disponibilidade de produtos para atender às necessidades dos clientes. Sem um estoque adequado, a empresa pode perder vendas e clientes.
Fluxo de caixa
Ajuda a manter o fluxo de caixa estável, sendo capaz de atender às demandas dos clientes sem esperar pelos fornecedores. Assim, a empresa não precisa esperar pelo pagamento dos fornecedores para poder vender seus produtos.
Flexibilidade
Permite que as empresas sejam flexíveis e possam responder rapidamente a mudanças no mercado. Ao ter itens em estoque, as empresas podem atender a novas demandas de seus clientes ou mudar sua oferta de produtos de acordo com as tendências do mercado.
Lucro
O estoque pode ser uma fonte de lucro. As empresas podem vender os itens armazenados a preços maiores do que o custo de aquisição, visando aumento no lucro.
Satisfação do cliente
Ao ter itens em estoque, as empresas podem atender às necessidades dos clientes de maneira rápida e eficiente, o que aumenta a lealdade dos clientes e melhora sua reputação.
Como fazer o controle de estoque?
Agora, vamos apresentar uma série de medidas que auxiliam no controle eficiente de estoque. Nossas dicas têm como objetivo ajudar o lojista a fazer previsões de demanda, evitando tanto a falta de mercadorias quanto o excesso de produtos de baixo giro. Vale lembrar que a superprodução é um dos 7 desperdícios do Lean. Essas estratégias contribuirão para aumentar a eficiência no processo de entradas e saídas, além de minimizar as perdas.
Definição dos objetivos
Antes de começar a gerenciar o armazenamento, é importante ter claro qual é o objetivo do estoque da empresa. Isso inclui decidir qual é o nível ideal de estoque para manter, o que deve ser mantido e o que pode ser descartado.
Rastreamento de quantidades
Consiste em fazer um levantamento dos itens que estão guardados e categorizar de acordo com o valor. Por exemplo, você pode colocar itens em categorias de valor baixo, médio e alto. Se seus níveis de estoque forem limitados pelo capital, isso ajudará você a planejar as despesas com estoque novo e de reposição.
Funciona da mesma maneira para um sistema e-commerce. Quanto maior a operacionalização e controle, mais fácil ficarão as próximas etapas.
Você pode optar por concentrar recursos nas áreas de maior valor. No entanto, itens de baixo custo podem ser cruciais para o seu processo de produção e não devem ser negligenciados.
Controle do fluxo
Uma vez categorizados estes produtos, é necessário controlar os fluxos, uma vez que o descontrole dos fluxos acabaria com todo o serviço de categorização. Além disso, é importante constatar que haja conformidade entre o saldo de produtos e o estoque físico. O VSM é uma ferramenta que ajuda bastante a realizar este controle.
Monitoramento de vendas
Monitorar as vendas é uma ótima maneira de garantir que você tenha sempre o nível ideal de estoque. Isso inclui verificar as vendas diárias, semanais ou mensais e ajustar o estoque de acordo.
Sistema de reposição de estoque
Ter um sistema de reposição de estoque eficiente é fundamental para garantir que você sempre tenha o nível ideal de estoque. Isso inclui definir quando é hora de reabastecer o estoque, como isso será feito e quem será responsável por isso.
Auditorias regulares
Além de monitorar o estoque regularmente, é importante realizar auditorias regulares para garantir a precisão dos dados. Isso inclui verificar se os produtos estão sendo registrados corretamente, se as vendas estão sendo registradas corretamente e se os relatórios estão precisos.
Como gerenciar o overstock e evitar a falta de estoque?
O overstock é um problema comum no gerenciamento de estoque, onde há muitos itens em estoque e eles não estão sendo vendidos com a rapidez necessária. Para lidar com o overstock, é importante monitorar o estoque regularmente e identificar os itens que estão em excesso. Em seguida, é possível reduzir o estoque desses itens, vendê-los a preços mais baixos ou descartá-los.
A falta de estoque é outro problema comum no gerenciamento de estoque, onde não há itens suficientes para atender à demanda. Para lidar com a falta de estoque, é importante monitorar o estoque regularmente e identificar os itens que estão faltando. Em seguida, é possível reabastecer o estoque desses itens ou considerar alternativas, como transferir itens de outros locais ou fornecedores.
Neste tópico, abordaremos estratégias eficazes para gerenciar esses problemas, desde o monitoramento contínuo do estoque até a utilização de ferramentas de previsão e controle, além da importância de manter boas relações com fornecedores.
Use um sistema de controle de estoque
Utilizar um sistema de controle de estoque eficiente é uma ótima maneira de lidar com problemas comuns. Isso inclui monitorar o estoque regularmente, identificar problemas rapidamente e tomar medidas para corrigi-los.
Tenha uma previsão de vendas
Ter uma previsão precisa de vendas é fundamental. Isso inclui monitorar as vendas regularmente, identificar tendências futuras e ajustar o estoque de acordo.
Mantenha relações próximas com fornecedores
Manter relações amigáveis com os fornecedores é essencial. Isso inclui ter uma comunicação clara e aberta com os fornecedores, discutir quaisquer problemas rapidamente e trabalhar juntos para resolvê-los.
Analise dados regularmente
A análise de dados inclui verificar as vendas, o nível de estoque e as tendências futuras para identificar possíveis problemas.
Pouco ou Nenhum Estoque - Vantagens e Desvantagens
Manter pouco ou nenhum estoque pode ser uma estratégia eficiente e flexível para negócios que buscam agilidade e redução de custos. A principal vantagem é que você só mantém o que realmente precisa, quando precisa, evitando o acúmulo de produtos que não têm alta demanda. No entanto, essa abordagem apresenta alguns desafios.
Vantagens:
- Custos de armazenamento mais baixos: Menor necessidade de espaço e recursos para armazenar produtos.
- Atualização constante: Permite acompanhar as tendências de mercado e desenvolver novos produtos sem o risco de produtos obsoletos.
- Flexibilidade: A agilidade para ajustar rapidamente a produção e os níveis de estoque conforme a demanda.
Desvantagens:
- Dependência de fornecedores: Você precisa confiar na eficiência e pontualidade dos fornecedores para atender às necessidades de reposição.
- Risco de ruptura de estoque: Se houver problemas no sistema de reposição, você pode ficar sem produtos, o que prejudica o atendimento ao cliente.
Essa abordagem é ideal para empresas que operam em mercados dinâmicos, com produtos perecíveis, alta rotatividade ou onde o estoque é caro para adquirir e armazenar. Também é adequado para negócios em que a reposição é rápida e fácil.
Manter Estoque - Vantagens e Desvantagens
Por outro lado, manter grandes quantidades de estoque pode trazer vantagens em termos de previsibilidade e controle, mas também apresenta custos e desafios a serem gerenciados.
Vantagens:
- Fácil de gerenciar: Com mais estoque disponível, o processo de atendimento à demanda torna-se mais simples.
- Baixos custos operacionais: Menor risco de custos inesperados com faltas de produtos ou interrupções no fornecimento.
- Segurança contra faltas de produtos: Você garante que nunca ficará sem produtos, mesmo em períodos de alta demanda.
Desvantagens:
- Custos mais altos de armazenamento e seguro: O espaço e o gerenciamento de grandes quantidades de estoque gera custos adicionais, como aluguel de espaço e seguros.
- Risco de obsolescência: Produtos podem perder valor antes de serem vendidos, especialmente em mercados com rápida evolução ou itens perecíveis.
- Capital comprometido: O dinheiro investido em estoque não está disponível para outras áreas do negócio.
Este modelo pode ser vantajoso se sua empresa lida com dificuldades em prever a demanda, ou se você consegue armazenar estoque barato e a reposição não ocorre com frequência. Além disso, é adequado quando os produtos comprados não sofrem grandes mudanças rapidamente.
Quais são os métodos de controle de estoque?
Existem diversos métodos para controlar o estoque, todos projetados para garantir um sistema eficiente que ajude a decidir o quê, quando e quanto solicitar. Dependendo do tipo de material, você pode escolher um método específico ou até combinar dois ou mais.
1. Nível de estoque mínimo
Esse método envolve a definição de um nível mínimo de estoque. Quando o estoque atinge esse nível, um novo pedido é feito para reabastecer os produtos. Esse processo é conhecido como Nível de Reordenação.
2. Revisão de estoque
A revisão de estoque é realizada em intervalos regulares. Durante cada revisão, você faz um pedido para repor o estoque até atingir um nível previamente determinado.
3. Just In Time (JIT)
O método Just in Time busca minimizar os custos ao reduzir o estoque ao mínimo necessário. Os itens são entregues exatamente quando são necessários e usados imediatamente. Embora seja eficiente, o JIT apresenta o risco de ruptura de estoque, exigindo uma dependência alta de fornecedores que possam entregar sob demanda.
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Métodos complementares para refino do controle de estoque
Esses métodos podem ser aprimorados com o uso de processos adicionais para otimizar o controle de estoque, como:
4. Reordenar o lead time
Este método leva em conta o tempo entre a solicitação de um item e sua entrega. O cálculo do lead time ajuda a determinar o momento certo para realizar um pedido e evitar a escassez de produtos.
5. Quantidade de Pedido Econômica (EOQ)
A fórmula EOQ (Economic Order Quantity) é usada para encontrar um equilíbrio ideal entre manter estoque excessivo ou insuficiente. Embora seja um cálculo complexo, é mais fácil implementá-lo com o uso de software de controle de estoque.
6. Controle de lote
No controle de lote, a produção é gerida em lotes. Esse método exige que você tenha a quantidade exata de componentes para atender às necessidades até o próximo ciclo de produção ou reposição.
7. Pedido fixo ou intervalo fixo
Se as necessidades forem previsíveis, você pode optar por pedir uma quantidade fixa de estoque sempre que realizar um pedido, ou a cada intervalo fixo de tempo, como semanal ou mensal. Esse processo é considerado um pedido permanente, e as quantidades e preços precisam ser revistos regularmente.
8. FIFO (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair)
O método FIFO é utilizado principalmente para materiais perecíveis, garantindo que os produtos mais antigos sejam utilizados primeiro para evitar o desperdício. Os itens são identificados pela data de recebimento e seguem uma ordem rigorosa de produção até a conclusão.
Esses métodos, quando aplicados de forma estratégica, ajudam a garantir que sua gestão de estoque seja eficiente, evitando desperdícios e melhorando o atendimento à demanda.
