Como reconhecer problemas antes deles acontecerem?
Você não precisa de mágica para detectar os problemas antes deles acontecerem. Nem de uma bola de cristal.
Quando as coisas correm errado, é fácil dizer com retrospectiva: "Devíamos ter percebido que isso aconteceria". E, com um pouco de previsão, talvez, os problemas poderiam ter sido evitados se alguém perguntasse "O que poderia dar errado?"
Ao olhar para todas as coisas que poderiam dar errado no estágio de design, você pode resolver de forma econômica problemas que, de outra forma, levariam grande esforço e custos para corrigir, se fosse deixado até que a solução tenha sido implantada no campo. Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) ajuda você a fazer isso. Para aprender mais sobre essa ferramenta faça nossos cursos de White Belt, Green Belt e Black Belt.
Mais do que isso, o FMEA fornece uma abordagem útil para revisar processos ou sistemas existentes, para que os problemas com estes possam ser identificados e eliminados.
Você entende FMEA?
O FMEA foi originalmente conhecido como Modo de Falha, Efeitos e Análise de Crítica (FMECA), e foi publicado pela primeira vez em 1949 pelo Departamento de Defesa dos EUA. O FMEA surgiu da engenharia de sistemas e é uma ferramenta amplamente utilizada para controle de qualidade. Ele se baseia em ferramentas como Análise de Risco e Análise de Causa e Efeito para tentar prever falhas antes que elas aconteçam. Originalmente utilizado no desenvolvimento de produtos, também é eficaz na melhoria do design de processos e sistemas de negócios.
Ao usar o FMEA, você começa olhando detalhadamente na solução proposta e então você identifica sistematicamente todos os pontos onde ele poderia falhar. Uma vez que essas falhas potenciais foram identificadas, você classifica as consequências potenciais de cada um de acordo com:
Gravidade - quão crítica é a falha?
Ocorrência - quão provável é a falha em acontecer?
Detecção - quão fácil será para detectar a falha?
Usando esses rankings, você identifica as ameaças mais graves e, em seguida, altera o projeto para eliminar ou minimizar a probabilidade da falha que você identificou.
Uma vez que você redesenhou sua solução, vale a pena repetir o FMEA para garantir que novos pontos potenciais de falha não tenham sido introduzidos no projeto.
Dica 1: Ao usar o FMEA, muitas vezes pode ser melhor desenhar membros da equipe de especialistas de uma ampla variedade de funções, para que você possa analisar a solução proposta de diferentes ângulos. O objetivo do FMEA é descobrir e avaliar potenciais falhas, portanto, quanto mais completa for a investigação, mais útil a análise.
Dica 2: Há uma variedade de ferramentas que você pode usar para mapear a solução que você deseja examinar e a melhor ferramenta para usar dependerá do tipo de solução que você está procurando. Entre as ferramentas que você pode querer considerar, use Gráficos de Fluxo, ou Análise do Fluxo de Valor, entre outros.
Como usar a ferramenta?
A melhor maneira de entender o FMEA é usar um exemplo. Vamos usá-lo para analisar uma proposta para um simples processo de folha de pagamento.
Passo um:
Identifique a solução, sistema ou processo que você está procurando e, se for caso disso, a questão principal que deseja investigar. Liste os elementos críticos, em uma ordem lógica (por exemplo, cronológica).
Processo de folha de pagamento proposto - Elementos do sistema chave:
Folha de registro dos horários
Cálculo do pagamento de férias
Cálculo de horas extras
Passo dois:
Desenvolva um fluxograma para mapear a solução ou o processo e as interações entre suas várias partes.
Passo três:
Para cada elemento do processo, use brainstorming ou realize uma análise de risco para identificar possíveis falhas que possam ocorrer. Digite as formas em que a solução ou o processo podem falhar na coluna Modo de falha da matriz FMEA.
Enviar folha de tempo - os funcionários não conseguem enviar folhas de tempo.
Enviar folha de tempo - os funcionários inserem dados de baixa qualidade em folhas de horário.
Enviar folha de tempo - o empregado usa códigos de análise incorretos.
Digite horas - erro humano na entrada de dados.
Pagamento de férias calculado - erro humano na configuração de fórmulas.
Pagamento de férias calculado - as mesas de consulta não são mantidas.
E assim por diante...
Passo Quatro:
Para cada falha potencial, identifique as consequências da falha.
Enviar folha de tempo - os funcionários não conseguem enviar folhas de tempo - subfaturamento de clientes, não pagamento de salários aos funcionários
Enviar folha de tempo - funcionários que inserem dados de baixa qualidade em folhas de horário - clientes incorretamente faturados, informações de gerenciamento não confiáveis
Enviar folha de tempo - o empregado usa códigos de análise incorretos - informações de gerenciamento não confiáveis
Digito de horas - erro humano na entrada de dados - pagamento insuficiente ou pagamento excessivo de salários
Pagamento de férias calculado - erro humano na criação de fórmulas - pagamento excessivo significativo e sistemático ou pagamento insuficiente de salários
...
Passo Cinco
Para cada falha potencial no sistema, classifique Gravidade, Ocorrência e Detecção usando as seguintes escalas:
Gravidade - quão crítica é a falha?
5 - Muito alto (grandes perdas que ameaçam a viabilidade da empresa)
4 - Alto (grandes perdas, a empresa ainda é operável)
3 - Baixo (as perdas existem, podem ser corrigidas)
2 - Menor (a perda é mínima, bastante insignificante)
1 - Baixo (sem efeito)
Ocorrência - quão provável é a falha em acontecer?
5 - Muito alto (deve ser endereçado imediatamente, acontecerá com muita frequência)
4 - Alto (causará problemas frequentes, acontecerá frequentemente)
3 - Baixo (causará problemas esporádicos, ocorrerá ocasionalmente)
2 - Menor (a questão será pequena e distante, ocorrerá com pouca frequência)
1 - Baixo (problemas improváveis, não é provável que aconteça)
Detecção - quão fácil será para detectar a falha?
5 - Muito Difícil
4 - Difícil
3 - Um pouco fácil
2 - Fácil
1 - Muito fácil
No nosso exemplo, a falha potencial do cálculo do pagamento de férias pode ser classificada como:
Gravidade 4 - Se não detectado, o pagamento em excesso dos salários pode levar a perda financeira significativa
Ocorrência 5 - Se isso acontecer, pode acontecer com muita frequência
Detecção 3 - Os executivos são susceptíveis de detectar excesso significativo de salários!
Passo Seis:
Calcule o Número de Prioridade de Risco (RPN) para cada um dos modos e efeitos multiplicando as 3 avaliações (Gravidade x Ocorrência x Detecção).
No exemplo acima, o RPN é 60. Esse é provavelmente um dos pontos de risco mais significativos neste processo e, portanto, precisa ser gerenciado.
Passo Sete:
Agora, você está pronto para fazer um brainstorming e fazer recomendações para combater as ameaças potenciais que você descobriu. Este passo é melhor concluído em fases, começando com os modos e efeitos que possuem o RPN mais alto, ou seja, aqueles que representam a maior ameaça.
Importante:
É aqui que as equipes multifuncionais são úteis de novo. Ao reunir a melhor equipe de pessoas, você pode garantir que o plano de ação recomendado é bem arredondado, prático e relativamente fácil de vender para as pessoas que terão que fazer isso acontecer.
No nosso exemplo, o teste completo da fórmula pode ser obrigatório e a fórmula pode ser bloqueada para que não possa ser alterada acidentalmente.
Passo oito:
Depois de modificar o projeto para a solução proposta, repita o processo de Análise de Modo de Falha e Análise de Efeitos para revisar o projeto e certifique-se de que nenhum ponto de falha potencial adicional pode ser identificado.
O objetivo aqui é desenvolver uma solução que tenha uma RPN geral baixa. Onde o RPN ainda é alto, volte e revenda seu plano, conforme apropriado, para resolver os problemas que ainda representam um alto potencial de falha.
Pontos Importantes
A Análise de Modos de Efeito e Efeitos é uma ferramenta útil para descobrir possíveis pontos de falha que podem estar espreitadinhos nos processos e soluções de negócios, sejam eles já existentes na sua empresa ou sejam propostos para o futuro.
Esta técnica é aplicável às soluções e processos empresariais, tal como é a sua aplicação original, design do produto. Em última análise, as propostas que foram examinadas usando FMEA são mais propensas a ter sucesso. Se estes são projetos que você é responsável, o sucesso de seus projetos é seu próprio sucesso. Para garantir o aprendizado e outra ferramentas não deixe de realizar nossos cursos de White Belt, Green Belt e Black Belt.
