Fundamentos da negociação: como dizer "não" sem causar conflitos

A palavra "negociação" evoca imagens de situações de alta pressão, onde as pessoas têm muito a perder se errarem. Na verdade, você provavelmente negocia várias vezes por dia. Você faz isso em casa e no trabalho para todos os tipos de coisas, desde decidir o que fazer para o jantar até acertar os termos de uma promoção de emprego.

Por causa disso, você é um negociador, mesmo que não pense em si mesmo como um! Mas quão bem você negocia? Você sabe reconhecer situações em que a negociação é apropriada? E você entende os elementos da negociação efetiva?

Neste artigo, discutiremos alguns dos fundamentos da negociação com sucesso, para que você possa atender às suas necessidades sem causar conflitos quando não disser "não".

Noções básicas de negociação

Negociação é simplesmente o ato de chegar a um acordo sobre como você vai avançar. É o processo de comunicação e, finalmente, todas as partes concordam com uma solução.

Há muitas maneiras de chegar a este acordo. Algumas pessoas vêem a negociação como um jogo que precisam vencer. Eles usam "duras" táticas de negociação e isso muitas vezes deixa uma parte muito satisfeita e o outro lado não tem escolha a não ser concordar. O problema com esta abordagem é que a relação entre as duas partes é frequentemente danificada permanentemente. A pessoa que pede alguma coisa pode recebê-la, mas a segunda pessoa provavelmente se sente aproveitada e, talvez, zangada e ressentida. Se não foi realmente um "sim", a segunda pessoa é improvável para concluir o trabalho rapidamente ou com uma atitude positiva.

A abordagem oposta é acomodar. É quando uma das partes cede a sua posição e meta original simplesmente concordando com o que a outra pessoa quer. Esta tática "suave" é muitas vezes o resultado de querer manter relacionamentos amigáveis. O resultado final, no entanto, é que essa pessoa não consegue o que é necessário e perde o controle para a outra pessoa.

Negociações que visam resultados mutuamente satisfatórios são geralmente melhores. Algumas vezes são chamadas de negociações colaborativas, integrativas ou baseadas em princípios. As técnicas usadas para conduzir esses negociadores ajudam a encontrar uma solução que mostre grande preocupação com as necessidades de ambos os lados. O resultado é uma solução vencedora para os dois lados: em vez de um lado desistir de uma "posição", o foco está em encontrar uma nova posição em que todos estejam felizes e satisfeitos.

No livro "Getting to Yes", baseado no trabalho do Projeto de Negociação de Harvard, os autores Roger Fisher e William Ury delineiam quatro parâmetros para negociação baseada em princípios:

Separe as pessoas do problema.
Concentre-se em interesses, não posições.
Gere uma variedade de possibilidades antes de tomar uma decisão.
Defina padrões objetivos como os critérios para tomar a decisão.

Se você usar esses elementos como base de sua negociação, será mais capaz de encontrar soluções criativas para os problemas que está tentando resolver.

Assertividade e Negociação

Para usar os princípios da negociação de princípios, você deve ser assertivo. Esqueça a ideia de que negociação significa desistir de algo. Em vez disso, esse novo processo libera você para conseguir o que precisa.

Então, quando seu chefe lhe pede para estar em outro comitê e você realmente não tem tempo, você não precisa dizer "sim" ou "não". Em vez disso, aborde a situação como uma oportunidade para negociar.

O novo comitê oferece oportunidades de desenvolvimento de carreira adequadas aos seus objetivos de longo prazo? Se sim, talvez você possa desistir de outra tarefa em troca ou talvez você possa negociar a contratação de um assistente para que possa reduzir sua carga de trabalho. Isso pode até ser o momento de renegociar sua descrição de cargo e redefinir seus papéis e responsabilidades dentro da organização!

Seja qual for a situação, se você vê a negociação como uma colaboração, você diz "sim" para a outra pessoa, respeitando suas necessidades - ao mesmo tempo em que se dá a oportunidade de dizer "não" à tarefa em si.

Quando dizer "não" para a tarefa

Nem todas as solicitações devem ser negociadas. Às vezes, quando seu chefe lhe pede para fazer alguma coisa, você precisa dizer "não".

Aqui estão algumas perguntas-chave a serem feitas antes de dizer "não" a uma tarefa:

Eu tenho tempo para fazer isso?
- Quão urgente e/ou importante é isso? Onde esta solicitação se encaixa na matriz de Eisenhower?
Eu sou a pessoa certa para a tarefa?
- Alguém é mais adequado para o trabalho?
Este pedido se encaixa com minhas metas e objetivos?
Crie uma Matriz de Ação/Prioridade para determinar o ajuste.

Se sua resposta a qualquer uma dessas perguntas for "não", talvez seja melhor dizer "não".

Por outro lado, geralmente não é profissional dizer "não" a uma tarefa só porque você não quer fazer isso, você não entende como fazê-lo, levará muito tempo, ou será confuso e complexo.

Como dizer "sim" para a pessoa, mas "não" para a tarefa

Se a sua resposta ao pedido de tarefa for "não", descubra como dizer "sim" para a pessoa ao mesmo tempo. Para fazer isso, certifique-se de explicar sua justificativa, de modo que fique claro que você está apenas dizendo "não" a essa tarefa específica - e possivelmente apenas nessa ocasião. Se a outra pessoa entende por que você disse "não", é menos provável que fique com a impressão de que você está simplesmente sendo inútil.

Como já discutimos, dizer "sim à pessoa e não à tarefa" também pode significar negociar diferentes arranjos para acomodar o pedido de uma maneira diferente.

Para dizer "sim" à pessoa, primeiro responda a três perguntas principais:

O que essa pessoa realmente precisa?
- Encontre áreas de flexibilidade.
- Determinar prioridades.
De que outra forma essa necessidade da pessoa pode ser satisfeita?
- Encontre um quadro de referência ou abordagem diferente para o problema.
- Procure por alternativas de tempo e recursos.
Como posso apoiar essa pessoa para que a necessidade seja atendida?
- Defina o objetivo maior.
- Procure por interesses e necessidades comuns.

Altos níveis de confiança e boa comunicação são essenciais para este processo. Embora não haja garantia de que a confiança leve a uma boa solução, a desconfiança quase certamente prejudicará a colaboração. As pessoas que não confiam umas nas outras tendem a ser defensivas e isso muitas vezes leva as pessoas a procurar por "agendas ocultas" ou a reter informações.

Quando as pessoas confiam umas nas outras, elas são mais propensas a comunicar suas necessidades com precisão. Quando eles compartilham informações sobre o que querem, o que precisam e por que precisam, isso pode levar as pessoas a cooperar para procurar uma solução conjunta. E quando você trabalha em um ambiente de respeito e confiança, é muito mais fácil chegar a um acordo sem comprometer suas necessidades no processo.

Exemplos

Dizer "sim" à pessoa, mas "não" à tarefa geralmente envolve uma conversa em vez de apenas uma resposta de uma frase. No entanto, aqui estão alguns exemplos de como você pode fazer isso em situações simples.

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