Protegendo um importante recurso organizacional
Um cliente apenas contatou você com uma pergunta sobre uma cobrança, mas, enquanto você tenta acessar a conta, você não pode acessar seu pedido porque é mantido em um banco de dados de vendas que não está sincronizado com o seu.
Para ajudá-lo, você precisa falar com alguém na equipe de vendas, mas ele está no campo e três dias passam antes de você ter as informações necessárias para resolver o problema. Por esse tempo, o cliente está compreensivelmente irritado.
O gerenciamento de dados e informações não é apenas da responsabilidade do seu departamento de TI. Isso afeta todos em uma organização. Pode determinar quão bem você se comunica com seus clientes, como é seguro e seguro seus dados, quão seguros são os seus clientes e quão eficientemente todos podem atingir seus objetivos e alcançar métricas de desempenho.
Neste artigo, analisaremos por que o gerenciamento de dados e informações pode ser tão importante e exploraremos maneiras de organizar dados de forma mais eficaz em sua organização.
Dica: Isso é altamente importante em muitas empresas (por exemplo, em bancos), mas não é tão relevante em outros (por exemplo, em uma agência de design). Use seu próprio julgamento quando pensa em gerenciamento de dados e informações dentro de sua própria organização.
O que é gerenciamento de dados e informações?
A Associação de gerenciamento de dados (Data Management Association - DAMA) define o gerenciamento de dados e informações como "o desenvolvimento, execução e supervisão de planos, políticas, programas e práticas que controlam, protegem, entregam e aumentam o valor dos ativos de dados e informações".
O gerenciamento de dados existiu de alguma forma desde a década de 1950. Surgiu no final da década de 1970 como uma disciplina distinta quando a informação começou a se mover de papel para fita e, em seguida, para o disco. Ao longo da última década, o gerenciamento de dados tornou-se importante para organizações de todos os tamanhos, em diferentes indústrias.
A Importância do Gerenciamento de Dados
O gerenciamento efetivo de dados e informações é uma preocupação para muitas organizações. A quantidade de informações digitais no mundo está aumentando dez vezes a cada cinco anos, e as organizações estão tendo dificuldade em gerenciar esses dados e mantê-lo seguro.
Em um estudo realizado pela Virginia Commonwealth University, menos de 10% das organizações usam processos documentados para gerenciar seus dados e menos de uma em cada três organizações reivindicam confiança em seus próprios dados.
As consequências de dados mal gerenciados podem ser significativas. Considere os seguintes exemplos:
- Perdas financeiras: a sede da sua organização está inundada inesperadamente. Seu sistema de backup está desatualizado e, como resultado, você perde meses de dados, valendo milhões de dólares para sua organização.
- Risco de litígio: os hackers acessam seu banco de dados de clientes, que inclui endereços e números de cartão de crédito. Esses clientes estão agora em risco de roubo de identidade, e eles decidem processá-lo por violação de sua privacidade.
- Custos de excesso de armazenamento de dados: sua organização não possui nenhum processo para limpeza de dados - substituindo ou excluindo informações imprecisas, incompletas ou desatualizadas. Consequentemente, seus custos de armazenamento de dados e recursos de TI precisam ser duplicados a cada ano.
- Processos de fluxo de trabalho ineficientes: os membros da sua equipe não conseguem encontrar a informação que precisam para fazer seu trabalho, porque cada departamento possui seu próprio banco de dados e nenhum desses sistemas se comunica um com o outro.
- Oportunidades perdidas: os seus representantes de vendas lutam para acessar o banco de dados de inventário, o que os informa da disponibilidade do produto e das datas de entrega. Os concorrentes ganham vendas de você, porque eles têm acesso imediato a essa informação.
- Perda de marca / reputação: os clientes estão frustrados, porque os departamentos não podem se comunicar efetivamente um com o outro. Como resultado, a reputação e as vendas de sua organização sofrem.
- Pressão / publicidade negativa: um dos membros da sua equipe perde seu laptop, que contém informações sobre um cliente bem conhecido. Como resultado, sua organização recebe cobertura de mídia negativa e você perde uma série de clientes.
Comunicação
Simplesmente, quando você não consegue comunicar as informações que precisa, ou quando as informações que você possui não estão protegidas adequadamente, você pode perder oportunidades, suas quedas de desempenho, seus projetos e clientes sofrem e você perde vantagem competitiva.
A segurança é um elemento-chave no gerenciamento de dados. O Relatório Global de Segurança da Informação de 2013 informou que, embora mais de 70 por cento das organizações pesquisadas tenham confiança "muito" ou "um pouco" em suas estratégias de segurança da informação, essa confiança diminuiu de forma constante desde 2008. O roubo de dados e as questões de segurança estão aumentando a cada ano. Levando a perdas financeiras, roubo de propriedade intelectual, fraude de identidade e reputações comprometidas.
Melhorando seu gerenciamento de informações
Se o gerenciamento efetivo de dados e informações for importante dentro de sua indústria, então deve ser dada uma atenção séria e de longo prazo de todos, desde o CEO até o mais novo funcionário da equipe.
Tenha em mente que a revisão de um sistema existente ou a sincronização de todos os bancos de dados em uma organização podem ser um projeto enorme, dispendioso e difícil que pode demorar meses ou anos para implementar - isso pode torná-lo impraticável, especialmente se outros projetos oferecerem um maior benefício comercial.
No entanto, você pode tomar outras medidas para melhorar o gerenciamento de dados para sua equipe e para sua organização.
Identificar Frustrações
Comece por listar as frustrações, os estrangulamentos, Adicionar ao Meu Plano de Aprendizado Pessoal e as ineficiências que você experimenta regularmente com informações e disponibilidade de dados. (Para fazer isso, pode ser útil usar Fluxogramas Adicionar ao Meu Plano de Aprendizagem Pessoal e Diagramas de Raias de Swim Adicionar ao Meu Plano de Aprendizagem Pessoal para mapear como as informações se movem em seu departamento ou organização.)
Em seguida, peça aos membros da equipe que descrevam suas frustrações em relação aos dados e informações. A falta de acesso ou ineficiências pode estar afetando seu trabalho de forma que você não conhece.
Depois de ter uma lista de problemas atuais, execute uma Análise de Causa Raiz ara rastrear cada problema para sua origem. Esta análise pode ajudá-lo a determinar se esses problemas, erros ou ineficiências são o resultado de questões técnicas, de manutenção ou humanas.
Rever Segurança
As frustrações que você listou acima podem ser resultado de medidas válidas de segurança de dados. Por exemplo, a maioria das organizações restringe o acesso a informações pessoais, tais como salários dos funcionários e horários de férias, dados do cartão de crédito do cliente ou vendas sensíveis e dados financeiros - claramente, você precisa pensar cuidadosamente sobre quem pode acessar essas informações.
Comece por fazer uma análise de risco para identificar quaisquer problemas de segurança de dados. Fale com outros departamentos da organização - particularmente contas, auditoria interna, conformidade e legal - para verificar se há questões que você precisa estar ciente.
Pergunte ao seu departamento de TI sobre segurança da informação. Você e sua equipe poderiam colocar informações vitais em risco sem saber, especialmente quando você trabalha fora do site em um laptop, smartphone ou tablet. Pergunte o que pode fazer para manter as informações da sua organização seguras e seguras e comunique estas melhores práticas ao seu time.
Agilizar processos e sistemas
Fale com o seu departamento de TI sobre os problemas, ineficiências e pontos de segurança que você identificou. Eles podem ser capazes de corrigir algumas dessas questões, ou podem sugerir novas maneiras de acessar os dados que você precisa. No mínimo, deixar os membros da equipe de TI saber sobre suas frustrações dá-lhes feedback importante que eles podem considerar durante as atualizações e redesenhos do sistema.
Seu departamento de TI pode ter uma lista de melhores práticas e diretrizes que você pode usar para agilizar informações, evitar duplicações, proteger dados confidenciais e usar sistemas existentes de forma mais eficiente.
Fale com os membros da sua equipe sobre os passos que eles podem tomar para melhorar seus próprios dados e gerenciamento de informações. Eles têm arquivos ou software que eles não estão usando mais que podem ser excluídos? Eles estão tendo riscos desnecessários com informações confidenciais? Eles mantêm arquivos e pastas organizados, bem mantidos e atualizados?
Pense nas etapas que você pode tomar para melhorar a organização dos dados. Rotineiramente passando por seus arquivos e excluindo documentos e programas antigos, imprecisos ou incompletos pode ajudar a reduzir os custos de armazenamento de dados para sua organização. Também é uma maneira inteligente de gerenciar seus arquivos eletrônicos. Também pode haver um banco de dados central que você possa atualizar, para que outros na sua organização possam acessar as informações do seu departamento.
Criar Modelos de Negócios para Melhorias de Sistemas
Para algumas organizações, o gerenciamento de dados e informações pode não ser uma alta prioridade e, para alguns, pode não parecer relevante. Se o gerenciamento de dados não é uma prioridade tão alta como deveria ser dentro da sua organização, você pode ter problemas para obter o buy-in para as melhorias propostas.
Brainstorm é uma forma de melhoria do gerenciamento de dados e informações e pode beneficiar sua organização. Se for o caso, escreva um modelo de negócios descrevendo essas ideias e propostas e explique como as melhorias de seus sistemas propostos ajudarão a organização e eliminará as consequências de dados mal gerenciados.
Conclusão
O gerenciamento de dados e informações é o desenvolvimento de políticas e sistemas que protegem e entregam a informação que sua organização precisa para operar.
O gerenciamento detalhado de dados e informações é crucial para o sucesso de algumas organizações, mas para outras pessoas pode não ser uma prioridade. Quando os dados são imprecisos, inacessíveis, perdidos ou incompletos, sua organização pode sofrer com perdas financeiras, oportunidades perdidas, baixa produtividade e uma má reputação.
Para ajudar sua organização a gerenciar seus dados e informações de forma mais eficaz, liste as frustrações, estrangulamentos e ineficiências que você e os membros da sua equipe experimentam. Em seguida, reveja os riscos que você precisa proteger contra.
Quando você identificar as mudanças que deseja fazer, fale com os profissionais de TI sobre esses problemas e descubra o que você pode fazer para agilizar processos e sistemas dentro de sua organização. Finalmente, escreva um modelo de negócios para descrever como suas melhorias propostas beneficiarão a organização.
