Como funciona o Gerenciamento por Controle?
Muitas empresas estão em dificuldades - perdendo clientes antigos e não encontrando novos. Muitos gerentes não compreendem o que está acontecendo ou porque está ocorrendo. Este artigo procura explicar algumas das dinâmicas da situação atual neste país. A forma mais comum de gestão é a gestão por controle. Existe uma nova e melhor maneira de gerenciar, liderança de qualidade total. Argumenta-se que todos os gerentes têm um emprego para ajudar suas organizações a aprender e implementar a liderança do Modelo de Melhoria. O Gerenciamento por Controle não pode continuar.
Estamos no meio de uma transição para uma economia mundial cada vez mais dominada pelos países da tecnologia, uma reviravolta na economia dos anos de inflação do final de 1970 e uma revolução na tecnologia que está alterando os planos de batalha em quase todos as frentes todos os dias. O Brasil está lutando em um mundo onde as empresas, os governos e as organizações têm que serem rápidos e inteligentes para se manter vivo.
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Muitas empresas americanas estão em dificuldades - perdendo clientes antigos e não encontrando novos. No entanto, muitos gerentes não podem compreender o que está acontecendo ou porque está ocorrendo.
Os fabricantes sofreram com a forte concorrência estrangeira que produz produtos de maior qualidade a preços mais baixos. Muitas empresas - empresas de manufatura e serviços como companhias aéreas e infraestrutura - enfrentam condições de mercado caóticas como resultado da crise. Os governos estaduais e locais, já sujeitos a cortes de fundos federais, lutam para compensar as receitas por meio de impostos mais elevados. O Estado está contra outro Estado em uma concorrência feroz para atrair novos empregos.
Acreditamos que uma das principais causas desses problemas seja o fracasso dos gerentes em perceber que existe uma "nova" maneira de gerenciar suas organizações - uma maneira que produz uma qualidade muito maior, uma maior produtividade, mais empregos e um melhor retorno do investimento.
Qual é a forma para gerenciar as organizações?
Gestão pela Melhoria é uma forma de gerenciar qualquer organização - seja uma corporação Fortune 500, uma universidade ou um restaurante familiar. Liderança da Melhoria pode criar um crescimento sustentado a partir do caos do mercado de hoje. Com a Liderança praticada em toda a economia, o Brasil pode recuperar sua posição competitiva no mercado mundial.
Todos os gerentes têm um trabalho a fazer para ajudar suas empresas a aprender e implementar a nova abordagem. Descreveremos parte da nova abordagem de gestão que precisa ser praticada por toda a organização. E então daremos alguns detalhes sobre o que os gerentes individuais podem fazer para ajudar a implementar essas mudanças. Primeiro examinaremos o que chamamos de "Gerenciamento por Controle", a forma mais comum de gestão praticada hoje em empresas.
O que é gerenciamento pelo controle?
O gráfico organizacional clássico foi inventado há 200 anos. Descreve a separação e a descentralização das funções. O Gerenciamento pelo Controle usa este gráfico para um segundo propósito: descrever o caminho descendente de um sistema de controle e responsabilidade. Cada pessoa, representada por um ponto no gráfico, é governada e avaliada por meio de um conjunto de objetivos numéricos, padrões de desempenho ou cotas de trabalho. Essa rede de controles geralmente é construída de modo que a soma dos objetivos realizados em um nível chegue aos objetivos da pessoa imediatamente acima. A lógica aparente deste sistema de controles tende a obscurecer seus efeitos colaterais nocivos.
Como funciona a Gestão por Controle?
Os gerentes brasileiros, em sua maior parte, trabalham duro para alcançar resultados. Eles ajudaram a construir uma economia forte que chegou até o grau de investimento. E, no entanto, eles estão perdendo o controle. Eles não usam todo o potencial de suas organizações. Eles falharam em muitos aspectos para satisfazer seus clientes. E assim eles estão perdendo.
A maioria dos gerentes administram, pelo menos em parte, pela Administração por Controle. Neste estilo de gestão, a ênfase está no organograma e os pontos de controle chave dentro dessa estrutura. Cada gerente, começando no topo, recebe determinados objetivos para o próximo ano. Eles, por sua vez, colocam metas e impõem controles a cada um de seus subordinados.
Um CEO, por exemplo, pode receber apenas um objetivo de lucro. Ele ou ela normalmente dará a cada chefe da divisão um objetivo de lucro. Um chefe de divisão então tem que definir metas ou cotas para cada chefe de departamento. Em uma organização de fabricação, por exemplo, o departamento de vendas pode ser solicitado a aumentar as vendas em 10%, a produção para aumentar a produtividade em 5%, engenharia para obter produtos em produção 10% mais rápido, compras para reduzir os custos em 5%, qualidade para diminuir custos de garantia em 20%, e assim por diante. Nos níveis mais baixos, esses objetivos se tornam cotas ou padrões de trabalho.
O gerenciamento por controle é simples, lógico e consistente. Parece ter sido bem-sucedido. É praticado por quase todas as principais corporações brasileiras. É amplamente ensinado nas escolas de negócios. E é atribuído por muitos para nos levar para onde estamos hoje.
Mas há um lado inferior para Gerenciamento por Controle Considere estes exemplos:
- Uma empresa de eletrônicos normalmente envia 30% de sua produção no último dia do mês. Por quê? Para atender a cota de envio mensal. Como? Ao agilizar peças de todo o país, movendo instrumentos parcialmente concluídos antes do seu lugar na fila e, ocasionalmente, deixando passar os padrões de qualidade.
- Outra empresa às vezes envia instrumentos incompletos. Um representante de serviço voa em torno do país instalando as peças que faltam. A cota de remessa para o mês é atendida novamente. Os lucros, pelo menos no papel, se mantém firme.
- Uma fábrica de produtos químicos informa que não pode funcionar com eficiência nos níveis de estoque obrigatórios, portanto, mantém os estoques maiores até 30 de junho e 31 de dezembro quando os estoques são medidos. Por esses dias, esgota os estoques para um nível aceitável, talvez perdendo dois dias de produção como consequência.
- Muitos gerentes anualmente negociam metas seguras e conseguem excedê-las, apenas fazendo mais do mesmo. Alguns gerentes incluem em sua lista de itens de metas negociáveis, ações e resultados que já foram secretamente realizados antes da negociação.
- A produção que excede os padrões é armazenada para que possa ser retirada e usada outro dia. Um leitor de medidor para em um restaurante às 2:00 em vez de exceder seu padrão de trabalho.
Os problemas estão escondidos da gestão, na esperança de que eles se espalhem e não sejam notados.
Estes são apenas alguns exemplos de problemas que ocorrem com o Gerenciamento por Controle. Tem muitas deficiências. A maioria ocorre porque o propósito maior e o bem maior do trabalho que está sendo feito são deslocados pelos próprios controles. Os trabalhadores, os supervisores e os gerentes ficam presos na pretensão organizacional, onde boa aparência está acima de tudo.
Quais os aspectos negativos da Gestão por Controle?
É um sistema de controles. As realizações recompensadas são, portanto, necessariamente mensuráveis e de curto prazo. O horizonte próximo recebe atenção e as realizações contabilizáveis obtêm prioridade, embora a sobrevivência de uma organização possa depender das atividades não mensuráveis realizadas para alcançar resultados no longo prazo.
Os sistemas de controles sem um propósito maior e de longo prazo sempre estabelecerão conflitos em uma organização. Os controles que direcionam o ganho de curto prazo de uma unidade irão contradizer os controles que direcionam os ganhos de curto prazo de outra unidade. Vendas fará promessas que a produção não pode manter. Os engenheiros irão colocar os produtos em produção antes de estarem prontos. Compras irá comprar materiais que o armazém não pode armazenar e as pessoas na linha não podem usar. Os planejadores e os formuladores de políticas planejam programas que o pessoal de serviço não está equipado para fornecer. Cada grupo luta para se adequar aos seus controles independentemente de outros grupos e às vezes às suas custas.
Quando controles mensuráveis são inatingíveis ou impraticáveis, indivíduos e grupos tendem a fabricar conformidade. Eles "jogam o jogo" porque não fazer isso seria parecer ruim. O esgotamento dos estoques por duas vezes ao ano é uma abordagem de conformidade com o filme. Por trás da aparência, não há substância. Mas parece que os controles estão em vigor.
Esta charada de conformidade promove as comunicações guardadas. Quanto maior o estresse em alcançar metas inatingíveis, especialmente quando a carreira de alguém está na linha, mais provável é que os números sejam manipulados.
As inevitáveis contradições entre os controles de diferentes departamentos levam a apontar os dedos, culpar outros e uma infinita série de desculpas como "se não fosse por eles ..."
Relacionado com a mentalidade de culpar-ele-ou-eles está uma mentalidade de cobertura: sua segurança, não confie em ninguém e certifique-se de que, quando o sistema quebrar, outra pessoa está no interruptor. Em momentos de estresse, circule os vagões. Não ajude os outros, especialmente se eles estão sob fogo.
Uma das piores deficiências de Gestão por Controle é o medo. O medo é o principal motivador em um sistema de Gerenciamento por Controle. E quanto mais rígidos e irrealistas são os controles, mais profundo é o medo.
A Gestão por Controle incentiva uma organização a olhar para dentro em suas próprias estruturas, em vez de no exterior, no mundo em que o cliente opera. Em vez de se deleitar em fornecer um produto ou serviço que funcione e satisfaça o cliente, o sentido de realização vem de atender aos controles. Isso se torna um ciclo de auto reforço. Um gerente ou supervisor tem uma meta imposta a ele ou ela. O gerente trabalha para atender a essa medida, no entanto, pode ocorrer grande distorção em algum outro momento ou local na organização. Conhecer o objetivo mensurável a curto prazo é um indicador do sucesso do indivíduo e do sucesso do sistema de controles. Assim, é promovida uma complacência do Titanic sobre a invulnerabilidade da operação. Quando finalmente há alguma consciência de que os indicadores de controle podem se concentrar nas medições erradas, é muito tarde. O navio está descendo e "O Meu Deus mais próximo para você" é ouvido no pós-arranque.
É interessante notar que a Gestão por Controle é amplamente utilizada no mundo. Típico é esta história: vários anos atrás, houve um excesso de unhas grandes e uma escassez de pequenas.
Por quê? Os gerentes foram responsabilizados pelas toneladas de unhas produzidas. Mais tarde, o controle foi alterado para o número de unhas produzidas. Isso levou a uma escassez de unhas grandes, uma vez que as unhas menores deram maiores contagens.
Os gerentes geralmente dizem: "Eu concordo, há problemas sérios com o Gerenciamento pelo Controle, mas o que é uma alternativa melhor?"
Veja no próximo artigo.
