Como fazer a Gestão de Compras? Quais os benefícios?
É fácil negligenciar a gestão de compras em seu negócio. Claro que você compra bens e serviços, mas você nem sempre planeja as compras, do jeito que você poderia. Como resultado, pode gastar mais dinheiro do que precisa, comprar bens que não são de boa qualidade para suas necessidades, ou escolher fornecedores que não oferecem um bom nível de serviço.
Se você deixar de dedicar atenção suficiente para sua compra, o seu custo de fazer negócios poderia subir para um nível desnecessariamente alto. À medida que as despesas operacionais aumentam, as margens de lucro encolhem. Dessa forma, você teria que viver com lucros mais baixos ou aumentar seus preços, e nenhuma dessas escolhas é atraente. Ao manter seus custos sob controle, você será capaz de manter seus preços em níveis competitivos e manter um lucro desejável.
Como definir sua gestão de compras?
Para ser bom, você precisa comprar com a qualidade e quantidade certas. Precisa de materiais ou produtos ao melhor preço possível, no momento apropriado e do melhor fornecedor.
O processo de compra é muito mais simples em pequenas empresas do que em grandes empresas, especialmente quando o negócio ainda é relativamente novo. É o proprietário que geralmente decide o que comprar, quando comprar, onde comprar, e quanto comprar. Conforme o negócio cresce, no entanto, o proprietário pode não ser mais capaz de lidar com essa tarefa e terá que delegá-lo a outras pessoas. Enquanto uma pequena empresa provavelmente não precisará criar um departamento de compras inteiro, ele terá de ter um gerente de compras. Ao selecionar uma pessoa para gerenciar todas as atividades de compras da empresa, você diminuirá o risco de duplicar pedidos para os mesmos materiais.
As compras não precisam ser o único dever do gerente de compras. Na verdade, sua empresa não pode fazer o suficiente para exigir um gerente de compras em tempo integral. Você deve selecionar um funcionário que pode lidar com a compra, bem como as outras funções que ele ou ela já tenham.
Este indivíduo deve ser capaz de se comunicar claramente com os fornecedores da sua empresa. Embora os deveres de compra provavelmente não ocuparão todo o tempo deste indivíduo, há mais a se fazer na gestão de compras, do que somente ficar colocando ordens. O gerente de compras terá de reunir as ordens, certificar-se de que estão completas e permanecer dentro de quaisquer limites que a empresa pode ter definido em gastos. Além disso, selecionar um fornecedor adequado, encomendar as mercadorias, verificar a sua condição após o recebimento, certificar-se sobre fatura e acelerar o pagamento desta, encaminhando-a para o departamento de contabilidade.
Antes de delegar a função de compras a outro empregado, você deve escrever uma política de compras para sua empresa. Pode até querer criar essa política enquanto ainda é responsável pela compra, o que vai facilitar imensamente a vida na hora de transmitir a função para um colaborador.
Quais são as perguntas guias da Gestão de Compras?
A política de compras, deve responder às seguintes perguntas:
- Quem tem autoridade para comprar itens para a empresa? Que itens essa pessoa pode comprar? Existem limitações de gastos?
- Quais são os requisitos da empresa para concorrência adequada de fornecedores e que critérios serão utilizados para selecionar os vencedores?
- Qual é a posição da empresa sobre a aceitação de presentes?
- Quais os tipos de contratos que a empresa pode fazer com os licitantes ou vendedores vencedores?
- Qual é a posição da empresa sobre conflitos de interesse e empréstimos pessoais de fornecedores?
- Que tipo de informações a empresa considera confidenciais?
- Qual é o procedimento para lidar com questões legais?
Como criar um sistema de encomendas?
As etapas que seus funcionários e gerente de compras seguirão para solicitar, receber e pagar por bens e materiais compõem seu sistema de pedidos. Um bom sistema de ordenação ajudará a manter relações satisfatórias com os fornecedores, melhorar a gestão de caixa, auxiliar no controle de estoque e aumentar a rentabilidade global de sua empresa.
Como definir as ordens de compras?
Uma vez que o gerente de compras recebeu uma requisição, ela precisará selecionar um fornecedor e verificar o preço dos itens encomendados. Depois de concordar com um preço, o gerente de compras enviará uma ordem de compra ao fornecedor. Esta ordem é um pedido formal ao fornecedor para entregar materiais ou suprimentos de acordo com os termos e preços acordados.
As ordens de compra, como formulários de requisição, podem ajudar as pequenas empresas a acompanharem suas atividades de compras. As empresas podem se referir a suas ordens de compra para ver se os fornecedores enviaram os bens corretos na quantidade correta. Eles também podem ver se os fornecedores estão entregando mercadorias no tempo. As ordens de compra também podem servir de suporte em quaisquer disputas legais que surgirem entre você e o fornecedor.
Embora você possa escrever ordens de compra à mão, daria uma melhor impressão se usou formulários padrão que poderá serem comprados em qualquer loja de papelaria. Eles devem incluir informações como o tipo de produto ou serviço que você está encomendando, a quantidade desejada, preço e condições de entrega.
As ordens também devem ter uma área para qualquer informação adicional. Inclua o nome da sua empresa, endereço, números de telefone e email e logotipo. Você pode simplesmente escrever nesta informação, carimbar esta informação em seus pedidos, ou projetar e imprimir seus próprios formulários de ordem de compra. As ordens de compra devem ter pelo menos três partes: uma cópia de fornecedor, uma cópia de arquivo interna e uma cópia de contabilidade.
Como gerenciar as ordens na gestão de compras?
Além da ordem de compra padrão, você pode optar por usar outros dois tipos: ordens de compra geral e contratos anuais. Se você rotineiramente encomendar itens relativamente baratos de um único fornecedor, convém colocar uma ordem geral para esses itens com o fornecedor. A ordem geral cobre itens específicos a serem entregues durante um período de tempo específico, como seis meses ou um ano.
Este tipo de ordem de compra permite aproveitar descontos de quantidade e poupa o tempo e o problema de reordenar itens pequenos que precisa com frequência. Também receberá uma fatura mensal cobrindo suas compras, em vez de várias pequenas faturas cobrindo cada compra individual.
Os contratos anuais cobrem a compra de um produto específico de um fornecedor durante um período de 12 meses. Um contrato anual geralmente permite fixar o preço para a compra de uma determinada quantidade de um item ao longo de um ano. Você também pode providenciar para que as mercadorias sejam entregues conforme necessário, mensalmente, semanalmente ou em outro horário específico.
Como receber os registros na gestão de compras?
Uma lista de embalagem acompanhará os pedidos recebidos. Certifique-se de que os itens enviados correspondem aos itens indicados na lista de embalagem. Inspecione todos os itens enviados com cuidado, prestando atenção especial aos itens que aparecem danificados. Inicialize a lista de embalagens para verificar o recebimento e arquive-a em uma pasta até receber a fatura para a remessa.
Em muitos casos, você não terá que enviar o pagamento com seu pedido. Seus fornecedores incluirão uma fatura com a remessa ou enviarão a fatura para você separadamente logo após o envio do seu pedido. Quando a fatura chega, verifique-a contra a lista de remessa e a ordem de compra. Escreva um cheque para o valor apropriado, anote o número do cheque em uma cópia da fatura e arquive a fatura na lista de remessa.
Se você receber quaisquer itens danificados, ou se um fornecedor enviar itens que você não encomendou, informe o vendedor o mais rápido possível. O vendedor irá dizer-lhe a melhor maneira de devolver os itens para receber os que você realmente encomendou.
Preencha um relatório de recebimento interno e distribua para aqueles que precisam saber quando as remessas chegam, como a pessoa encarregada do controle de estoque, o comprador, o empregado requisitando os itens e a pessoa responsável pelas contas a pagar na contabilidade.
O que focar na Gestão de Compras?
Embora a compra é certamente uma tarefa importante e que merece atenção, você não será capaz de gastar a mesma quantidade de tempo em todas as suas compras, nem deve. Itens mais caros, por exemplo, merecem atenção e consideração mais cuidadosa do que os menos caros. As seguintes quatro considerações irão ajudá-lo a decidir quais itens merecem mais atenção:
Custo unitário. Recomenda-se dar mais atenção a itens caros do que aos mais baratos. Quanto mais dinheiro você tem amarrado em um determinado tipo de produto no inventário, mais atenção precisa dar a esse produto em sua compra, mesmo se vender alguns desses itens caros.
Custo estendido. Alguns itens podem ter um baixo custo, mas você pode comprá-los e vendê-los em alto volume. Neste caso, pode precisar dar uma prioridade mais alta a estes artigos, embora seu custo unitário seja razoavelmente baixo.
Tempo de espera. Considere o tempo de pedir um item e recebê-lo. Se um item de baixo custo tem um longo prazo, por exemplo, você precisaria fazer verificações regulares sobre seu status de entrega. Nesse caso, pode precisar de prioridade.
Rejeição de remessa. Se houver uma alta possibilidade de rejeitar um item por causa de problemas técnicos ou deficiências de qualidade, sugere-se atribuir-lhe uma alta prioridade.
Quais são os custos da Gestão de Compras?
Além do custo das mercadorias que você compra, você também tem que pagar e conta para os custos de aquisição e realização de inventário.
Os custos de aquisição de inventário são custos associados à geração e processamento de pedidos e incluem o seguinte:
- Partes de salários dos funcionários e despesas operacionais diretamente relacionadas à compra, controle de estoque, recebimento, inspeção e contas a pagar.
- Custos de suprimentos, como formulários, envelopes e artigos de papelaria.
- Custos de encomendas (telefone, postagem, etc.)
Os custos de estocagem geralmente consistem nos seguintes elementos:
- Juros cobrados em seu investimento financeiro no estoque.
- Custo do seguro que cobre seu inventário.
- Impostos sobre a propriedade pagos no inventário.
- Custo de armazenar inventário.
- Obsolescência e deterioração de itens no estoque.
Como colocar sabedoria na Gestão de Compras?
Os preços dos produtos e materiais que compra podem variar. Se achar que o preço de um determinado item está subindo, não compre grandes quantidades deste item pensando que o preço vai subir ainda mais se esperar. Em vez disso, compre quantidades menores deste item, mas compre com mais frequência.
Você pode rapidamente vender os itens que comprou a preços elevados, em vez de amarrar o dinheiro em inventário custoso. Continue comprando pequenas quantidades à medida que os preços retornam ao seu nível normal. Irá economizar dinheiro em suas compras, bem como reduzir a demanda para o item, "incentivando" os preços a cair. Uma vez que os preços estabilizaram em seu nível normal, você pode retomar a compra em quantidades maiores.
Como comparar fornecedores na Gestão de Compras?
Embora você possa comprar muitos itens de catálogos que listam preços específicos em quantidades específicas, talvez seja necessário entrar em contato com fornecedores para cotações de preços em outros itens. Antes de comprar um item, entre em contato com um número de fornecedores e compare preços, opções de entrega e despesas, e assim por diante. Você pode fazer isso visitando websites dos fornecedores ou solicitando cotações por escrito.
Como conseguir mais descontos?
Fornecedores estendem uma variedade de descontos diferentes para seus clientes. Muitos vendedores oferecem descontos em quantidade: quanto mais unidades compra, menos paga por unidade. Esses descontos podem ser aplicados a compras individuais ou a um grupo específico de compras feitas ao longo do tempo.
Os fornecedores também oferecem descontos sazonais que se aplicam a mercadorias vendidas fora de época. O perigo com a compra de produtos fora de temporada é que eles podem ficar fora de moda ou tornar-se obsoleto, e nunca voltarem "na temporada". Fornecedores também oferecem descontos em dinheiro pagando a fatura inteira dentro de um período de tempo especificado.
Como fazer uma lista de fornecedores?
Depois de comparar os preços de um grupo de fornecedores, pode selecioná-los. Antes de fazer um pedido com um fornecedor, você não só precisa comparar preços, mas também precisa comparar termos de crédito, ênfase no atendimento ao cliente, na indústria e outros fatores relacionados.
Se você comprar um número de diferentes tipos de produtos, você pode ter que usar uma variedade de fornecedores. Se, por outro lado, um único fornecedor pode satisfazer todas as suas necessidades a preços razoáveis, pode querer dar a esse fornecedor a maior parte do seu negócio.
No entanto, não confie somente neste fornecedor. Você deve manter contato com outros fornecedores, e assistir a novos. É uma boa ideia estar em boas condições com mais de um fornecedor. Se o seu fornecedor principal falhar em enviar mercadorias a tempo, suspender as operações devido a algum desastre natural ou começar a oferecer um serviço deficiente, você terá outras fontes para usar como backup.
Ao usar algumas fontes diferentes de fornecimento, além disso, você vai construir mais crédito do que você faria se você usou apenas um. Seu fornecedor principal também pode oferecer melhores descontos ou de outra forma tentar ganhar todos os seus negócios.
Assim, para turbinar a Gestão de Compras também recomendamos que aplique as Ferramentas da Qualidade, faça análise de dados com histogramas, SIPOCs, fluxogramas, gráficos de controle e tudo mais que você aprendeu em nossa Certificação Green Belt e Black Belt. Claro, tem o Lean e a Gestão de Processos, que podem fortalecer ainda mais suas competências na área.
