O que é gestão do tempo? “gestão do tempo” refere-se à maneira como você organiza e planeja quanto tempo gasta em atividades específicas.
Pode parecer contra intuitivo dedicar um tempo precioso para aprender sobre gestão do tempo, em vez de usá-lo para continuar com seu trabalho, mas os benefícios são enormes: • Maior produtividade e eficiência. • Melhor reputação profissional. •Menos estresse. • Maiores oportunidades de avanço. • Maiores oportunidades para alcançar objetivos importantes de vida e carreira.
Além disso, deixar de gerenciar seu tempo de forma eficaz pode ter algumas consequências indesejáveis:
- Prazos perdidos;
- Fluxo de trabalho ineficiente;
- Trabalho de baixa qualidade;
- Má reputação profissional e carreira estagnada;
- Níveis mais altos de estresse.
O que é gestão do tempo?
Gestão do tempo é o processo de organização e planejamento de como dividir seu tempo entre atividades específicas. Uma boa gestão do tempo permite que você trabalhe de maneira mais inteligente - não mais difícil - para que você faça mais em menos tempo, mesmo quando o tempo é apertado e as pressões são altas. Deixar de administrar seu tempo prejudica sua eficácia e causa estresse.
Parece que nunca há tempo suficiente durante o dia. Mas, já que todos recebemos as mesmas 24 horas, por que algumas pessoas conseguem muito mais com seu tempo do que outras? A resposta está na boa administração do tempo.
Importância da gestão do tempo
Os maiores empreendedores administram seu tempo excepcionalmente bem. Ao usar as técnicas de gestão do tempo desta seção, você pode melhorar sua capacidade de funcionar com mais eficiência - mesmo quando o tempo é apertado e as pressões são altas.
A boa gestão do tempo requer uma mudança importante no foco das atividades para os resultados: estar ocupado não é o mesmo que ser eficaz (ironicamente, o oposto costuma estar mais perto da verdade.)
Passar o dia em um frenesi de atividades geralmente resulta em menos resultados, porque você está dividindo sua atenção entre tantas tarefas diferentes. O bom gerenciamento de tempo permite que você trabalhe de maneira mais inteligente - não mais difícil - para que você faça mais em menos tempo.
4 Estratégias para gerir melhor o tempo
Mesmo tendo soluções para nossos hábitos, precisamos nos planejar estrategicamente, a fim de ter um controle maior sobre o tempo. O planejamento passa por 4 estratégias fundamentais para este domínio sendo elas:
1. Determinar metas e objetivos
Definir objetivos é importante para se efetuar o planejamento do tempo. Assim, as metas e os objetivos propiciam a nós definir propriedades, com prazos claros. Mas por mais que seja essencial a criação de metas, deve-se tomar cuidado para não colocar objetivos irreais, pois o não cumprimento de uma meta pode gerar desmotivação.
Dessa forma, uma técnica interessante para auxiliar é o uso da ferramenta SMART, na qual cada letra é um passo, S de "Specific" ou seja especificar o objetivo, M de "Measurable" onde definimos as mensuráveis, A de "Attainable" isto é o lugar no qual vemos se os objetivos definidos podem ser possíveis e alcançáveis, R de "Realistic" além de possíveis devem ser realistas e por fim T de "Time-Bound" onde definimos o prazo.
2. Elaboração de planos semanais
Para fazer um plano semanal é necessário quebrar os objetivos macros em pequenas etapas micros, dessa forma, seguir algumas etapas pode ajudar na sua organização.
- Primeiramente comece por identificar todas as etapas da ação. Elabore uma lista das tarefas a executar, informação necessária, meios de pesquisa e tempo necessário para a mesma, recursos financeiros e humanos envolvidos. Assim você terá reduzido seu objetivo macro em pequenas metas.
- Separe as pequenas metas entre as semanas.
- Em seguida determine a sequência mais adequada para a sua execução e o tempo necessário para cada etapa.
- Avalie os custos e recursos envolvidos nos planos.
- Estabeleça formas que permitam controlar o plano cumprimento do plano e suas etapas
- Desse modo, com tudo definido, siga o plano rigorosamente.
3. Checklist
Fazer uma lista é a melhor forma de se organizar, assim criar uma checklist mostrando cada micro etapa e quando ele deve ser cumprida, ajuda na organização, fora que o hábito de riscar uma etapa feita é muito bom.
As checklist podem ser feitas tanto em planilhas, como planners, calendários, ferramentas como Google Keep, Kanban e Trello.
4. Definição de prioridades
Mesmo seguindo todas as etapas anteriores, em certos momentos temos muitos projetos simultâneos onde nos encontramos na situação de definir prioridades para não se perder no mar das obrigações.
Dessa forma, para definir prioridades a ferramenta mais conhecida é a Matriz de prioridade, na qual você define suas atividades por urgência e importância.
- Primeiro quadrante: Muito urgência e muita importância, ou seja faça agora mesmo não deixe para depois.
- Segundo quadrante: Apesar da importância, não há urgência, assim dando para se planejar.
- Terceiro quadrante: É urgente mas não tem importância, então é melhor que outra pessoa faça por você.
- Quarto quadrante: Se não é urgente nem importante, é apenas uma distração.
Sintomas da má gestão do tempo
Porque sentimos que o tempo que temos não é suficiente para tudo o que pretendemos fazer?
Existem diversos sintomas que mostram a má gestão do tempo, dentre eles temos horários sobrecarregados, prazos não respeitados, não admitir a iniciativa dos outros, nunca recusar nada, anular compromissos à última hora, cansaço, falta de confiança e queixas.
Análise de desperdício do tempo
Dessa forma, se você tem algum dos sentimentos acima, saiba que existe alguns motivo para isso, sendo os mais comuns os:
- Estrutural - Advém quando as funções são mal distribuídas, ou seja a divisão de trabalho não é feita para agilizar. Sendo assim, as tarefas são sobrepostas, há sobrecarga em certos dias e em outras procrastinação.
- Organizacional - Ocorre por causa da má gestão de recursos, como exemplo de ir trabalhar na empresa e esquecer o carregador do notebook.
- Ambiental - Envolve as condições físicas e ambientais tais como a iluminação, o barulho e a temperatura.
- Individual - Relacionado principalmente a comportamentos da pessoa frente ao trabalho que tem de realizar. Dessa forma, o indivíduo apresenta alguns comportamentos como, indisciplina, dificuldade em estabelecer prioridades, entre outros.
Contudo pode se afirmar que a má gestão ocorre de hábitos não desejáveis, porém como bem explicado no livro de Charles Duhigg, " A Força do Hábito", podemos moldar nossos costumes para buscar maior produtividade, assim ajudando de forma direta na gestão do tempo.
Hábito e suas soluções
Para poder começarmos a controlar melhor o nosso tempo, primeiro, precisamos identificar quais hábitos não desejáveis temos, para só assim, poder por em prática a solução dele. Confira os hábitos mais comuns que afetam a gestão do nosso tempo no dia a dia:
E quando acontecer imprevistos ou atividades não esperadas?
É muito comum você estar no trabalho e receber uma ligação urgente com alguma coisa para resolver ou finalmente tirar o seu esperado descanso e chegar um e-mail urgente para responder. É muito comum no nosso dia a dia, acontecer coisas que estão fora de nosso controle.
Por isso, ao gerenciar nosso tempo, devemos ter em mente não só as atividades que planejaremos, mas as que podem vir de surpresa, portanto, é necessário ter flexibilidade. Ao definir suas metas, planos e prioridades, considere sempre ser flexível. Confira algumas dicas para encaixar flexibilidade na sua agenda e não ser pego de surpresa:
- Avalie o grau de urgência: esse imprevisto precisa ser resolvido naquele momento? é possível deixá-lo para mais tarde? se for necessário, adie a atividade ou negocie tempo para realizá-la;
- Mantenha a calma: pode parecer uma sugestão clichê, mas quando você está ansioso, dificulta sua tomada de decisão, assim você não consegue avaliar a situação, dificultando resolver tanto o imprevisto, como a atividade que estava fazendo antes;
- Tenha uma gordura para queimar: quando for planejar suas atividades, estipule tempo extra nas atividades que você planejou, assim, quando uma atividade não espera ocorrer, você pode concilia-las e ainda se manter dentro do seu cronograma;
- Saiba se reorganizar: readapte seu cronograma para encaixar o imprevisto, sem que comprometa seus prazos.
- Comunicação: não deixe de comunicar as pessoas envolvidas em suas atividades quando tiver que adiá-las ou quando o imprevisto acontecer, isso permite que eles ajudem você a definir como reagendar essa atividade e adaptar o cronograma.
Se você quer aprender a gerenciar sua rotina, conciliar vida pessoal e vida profissional, como realizar suas atividades no trabalho de maneira mais efetiva, confira o curso de Gestão da Rotina da FM2S. Com ele você irá aprender a utilizar ferramentas e técnicas para ter mais estabilidade e atingir suas metas.
Outros métodos para gestão do tempo
Há mais diversos métodos para gestão do tempo além do citado, e nós da FM2S disponibilizamos um curso de Gestão do Tempo em nossa assinatura, o qual é um plano onde você tem vários cursos a disposição, sendo lançado pelo menos um conteúdo novo por mês. SAIBA MAIS!
Resumo
Em síntese, ao analisarmos o uso do tempo podemos captar as maneiras mais eficazes de o usar, no trabalho ou fora dele. Para usar o tempo de forma eficaz, para fazer tudo no trabalho e em casa, têm que existir os hábitos comuns e atitudes que moldam o uso do tempo.
