Mais especificamente, o que é um projeto? É um esforço temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Um projeto é temporário , pois tem início e fim definidos no tempo e, portanto, define o escopo e os recursos.
A Gestão por Projetos é definida pela integração de todos os processos de um projeto, desde sua inicialização até sua conclusão, por meio de conhecimento, habilidades e ferramentas aplicadas para atender às demandas. Portanto, se um projeto é considerado um conjunto de processos e subprocessos, a padronização e otimização dessas etapas torna-se um dos alvos majoritários do gerenciamento.
E um projeto é único na medida em que não é uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações projetado para atingir um objetivo único. Assim, uma equipe de projeto geralmente inclui pessoas que normalmente não trabalham juntas - às vezes de organizações diferentes e em várias regiões geográficas.
O desenvolvimento de software para um processo de negócios melhorado, a construção de um edifício ou ponte, o esforço de socorro após um desastre natural, a expansão das vendas para um novo mercado geográfico - todos são projetos.
E tudo deve ser habilmente gerenciado para entregar os resultados dentro do prazo, dentro do orçamento, aprendizado e integração de que as organizações precisam.
A Gestão por projetos, então, é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para projetar atividades para atender aos requisitos do projeto.
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Sempre foi praticado informalmente, mas começou a emergir como uma profissão distinta em meados do século XX. Do PMI Um Guia para o Project Management Body of Knowledge (PMBOK ) identifica seus elementos recorrentes:
Os processos de gerenciamento de projetos se dividem em cinco grupos:
- Iniciando
- Planejamento
- Executando
- Monitoramento e Controle
- Fechamento
O conhecimento de gerenciamento de projetos baseia-se em dez áreas:
- Integração
- Escopo
- Tempo
- Custo
- Qualidade
- Procurement
- Recursos humanos
- Comunicações
- Gerenciamento de riscos
- Gerenciamento de partes interessadas
Toda a administração está preocupada com isso, é claro. Mas o gerenciamento de projetos traz um foco único moldado pelas metas, recursos e cronograma de cada projeto. O valor desse foco é comprovado pelo rápido crescimento mundial do gerenciamento de projetos:
- como uma competência organizacional reconhecida e estratégica
- como um assunto para treinamento e educação
- como carreira
Quais são as vantagens de implementar técnicas de Gestão por Projetos? Confira!
Tomada de decisões eficiente na Gestão por Projetos
Em um projeto sem gerenciamento, definição de objetivos, alinhamento entre o escopo e o método de trabalho, fica impossível tomar decisões que tragam benefícios reais financeiros e gerenciais. Cabe ao gerente de projetos definir as funções e, junto à equipe, buscar a solução mais adequada aos objetivos e tarefas pré-alinhadas.
Com a padronização de atividades e da forma de abordar os problemas encontrados, fica mais fácil delegar funções, trabalhar em equipe na resolução de conflitos e evoluir coletivamente, o que tem um impacto significativo no resultado final do projeto.
Gestão de riscos
Fazendo um bom gerenciamento de projetos, a equipe é capaz de entender quais são os riscos e oportunidades de sua execução previamente. Isso pode ajudar a canalizar as oportunidades e se prevenir. O conhecimento das potencialidades do projeto é um ponto fundamental do seu planejamento estratégico.
O monitoramento contínuo das tarefas e funções executadas, bem como o acompanhamento da qualidade de processos por meio de indicadores, torna o projeto mais seguro e permite que o gerente modifique algum processo, caso seja necessário, para evitar um problema.
Eficiência no uso de recursos
Um bom projeto deve trazer benefício para o negócio. Essa é a primeira exigência de qualquer patrocinador ou cliente. Mas, para isso, é preciso que a equipe de projeto esteja apta a desenvolvê-lo com o mínimo de recursos necessários. E isso só é possível com um bom gerenciamento de recursos.
É extremamente complicado fazer o uso dos recursos, financeiros e humanos, da melhor forma possível e sem utilizar ferramentas de gestão, seja uma planilha ou software. Essas ferramentas te ajudam a se certificar de estar alocando os recursos da melhor forma possível.
Comunicação interpessoal
O que comunicação tem a ver com o Gestão por Projetos? Tudo! A base de qualquer projeto é o trabalho em equipe.
Um time que não consegue conectar seus membros, relacionar seus trabalhos e agrupar suas ideias não terá sucesso. Por isso, a gestão de pessoas torna-se um ponto tão importante do gerenciamento de projetos. Com ela, cria-se um método de resolução de conflitos.
Liderança
Ter uma liderança é fundamental, pois um projeto sem líder está fadado à estagnação.
Um bom líder faz o gerenciamento de recursos, processos e pessoas em conjunto com toda a equipe, ou seja, delegando funções, estimulando a cooperação e buscando resolver problemas com o fomento às novas ideias.
Para saber mais confira:
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