Introdução
As empresas que oferecem serviços buscam satisfação e lealdade do cliente, fornecendo confiança e garantias sobre seus serviços. No entanto, o cliente é mais exigente e também procura qualidade e velocidade. As dimensões da qualidade que os clientes de um serviço consideram ao avaliar a empresa tangem confiabilidade, capacidade e agilidade de resposta, além de empatia e garantia. Muitas empresas estão ouvindo sobre os grandes sucessos alcançados por outras que utilizaram a metodologia Lean Six Sigma para fazer negócios. Para alguns gerentes, os executivos estão exigindo que pesquisem o Lean Six Sigma e ajudem a empresa a decidir se o envolvimento ativo nessa "busca da perfeição" é adequado para a organização. Desta forma, montamos um roteiro para implementação bem sucedida do Seis Sigma na sua organização.
Separamos em etapas, a fim de desenvolver um método conciso e prático para essa implementação. É importante se atentar a cada detalhe, pois muitos deles são ignorados e assim, muitas empresas falham na implementação por não se atentarem a eles. Mas antes, vamos colocar um contexto para dar base ao que estamos falando.
Roteiro para implementação bem sucedida do Seis Sigma
Você, dono ou funcionário de uma empresa há pelo menos 2 anos, não vê prospecções para ela. Com a concorrência forte e diversa no mercado, você não enxerga perspectivas de combate. As diversas análises já feitas não são animadoras e o cenário parece não lhe dar boas perspectivas. Os fornecedores continuam os mesmos, as condições muito parecidas e os clientes ameaçam migrar para a concorrência e as diversas tentativas de mudança que foram feitas só acarretaram e gastos mais altos e atrito entre a gerência.
Se essa situação ou alguma parte dela lhe parece comum, está na hora de fazer uma mudança. Vamos então conferir o roteiro para uma implementação bem sucedida do Seis Sigma, que vai mudar totalmente a sua visão do mercado e como o mercado vai olhar para a sua empresa.
Etapa um: Motivação e Visão
Estamos sofrendo enormes perdas de qualidade e representa mais de 45% de nossos custos e nossos concorrentes estão ganhando parte de nossa participação de mercado a cada trimestre. Esse cenário deve servir de inspiração para a mudança. Enxergá-lo e fazer com que toda organização o enxergue como um desafio é uma das chaves para mudar. Em primeiro lugar os funcionários devem estar engajados, motivados. Sem isso, as organizações raramente têm motivação para implementar o TPS (Lean) ou Six Sigma ou TQM ou qualquer iniciativa de melhoria contínua.
Muitos são cínicos sobre a implementação do Seis Sigma. Eles perguntam: Por que o Six Sigma? Por que qualidade? Por que excelência em processos? Isso não ajuda, então por que precisamos fazer isso? Frequentemente, temos que conhecer e gerenciar esses cínicos, e a única maneira de combater essa reação é ter uma visão comum em toda a organização, como: “Se eu tivesse uma escolha, gostaria de ser melhor, em vez de maior.”
Agora, tendo dito isso, como faço para espalhar essa visão, que é o primeiro passo para uma implementação bem-sucedida? Ao iniciar essa jornada vocês devem garantir que o CEO seja a primeira pessoa na empresa a entender o Six Sigma e a ser treinado na metodologia.
Com essa tarefa concluída, as coisas vão começando a se encaixar. Portanto, para impulsionar a visão e o valor da organização em toda a nossa força de trabalho, clientes, parceiros e fornecedores, precisamos ter nossa liderança chave alinhada em direção a uma visão comum. Isso garante que o ambiente da organização seja passível de mudanças e capaz de impulsioná-las, aproveitando a inovação e a tecnologia como as principais ferramentas.
Etapa dois: Recursos
Não hesite em contratar o recurso certo pelo preço certo. Isso é aplicável a qualquer recurso, seja ele em pessoas, material ou tecnologia.
Somente os recursos não nos ajudam a garantir o sucesso. Precisamos implantá-los como uma equipe, e essa equipe deve atuar como um agente de mudança. Como organização, devemos enfatizar o empoderamento da equipe para executar as iniciativas e, portanto, precisamos de experiência e conhecimento no domínio.
Deixe-me compartilhar um exemplo pessoal sobre o processo de seleção. Tínhamos finalizado um candidato para uma posição de Black Belt em nosso processo de atendimento ao cliente. Durante minha entrevista, perguntei a ele: "Qual foi a experiência mais maravilhosa da sua vida", pela qual ele respondeu: "Os seis meses que passei trabalhando em uma fazenda sem pessoas, sem telefone e sem tensão".
Aqui está um candidato que estava dizendo que não queria conectividade e procurávamos contratá-lo para uma posição orientada ao atendimento ao cliente. Corri para o meu chefe e disse que ele poderia não se encaixar, mas o estrago já estava feito; ele foi contratado, mas saiu em três meses. O que estou tentando ressaltar é que não é apenas o dinheiro, mas também o ajuste do recurso que importa.
Precisamos cuidar de nossos recursos, tanto em termos de salários, quanto em termos de adequação e compromisso de recursos para implementar a visão compartilhada.
Etapa três: Ensinar
Como o provérbio diz, se você der um peixe a um homem, ele comerá por um dia, mas se você ensinar um homem a pescar, ele comerá por toda a vida. Isso pode ser alcançado assegurando que nossa equipe de liderança seja 100% treinada e também nossa equipe de base.
Portanto, qualquer treinamento em Six Sigma White Belt, Yellow Belt, Green Belt ou Black Belt é bom para aumentar a conscientização organizacional. Por fim, o sucesso está na implementação no nível básico e, para o treinamento, é absolutamente necessário que o recurso possua boas habilidades de orientação.
Etapa quatro: Priorizar
Você tem uma visão, que garantiu que você obtenha o recurso certo, e agora que você tem conhecimento de toda a organização no nível superior e na base, vem a priorização.
Já ouvimos nosso cliente? Está vinculado aos nossos objetivos de negócios? Fizemos uma análise completa da árvore do CTQ, é o que precisamos primeiro garantir?
Precisamos aprender o que ignorar e onde correr riscos, e a questão aqui é como somos bons em termos de mitigação de riscos e gerenciamento de expectativas em termos de atender à expectativa principal dos objetivos de nossa organização.
Etapa cinco: Propriedade
Com a propriedade, vem o empoderamento e um sentimento de orgulho, e aqui a integridade desempenha um papel fundamental que garante que tenhamos comprometimento, responsabilidade e engajamento da equipe. Assim como a regra de ouro para imóveis é "localização, localização, localização", a Regra de Ouro para um Black Belt Seis Sigma é "relacionamento, relacionamento, relacionamento" e isso vem com aprendizados em liderança. Essa é a chave para o sucesso em termos de direcionar comprometimento, responsabilidade e engajamento, pois garante a propriedade adequada de todo o processo.
Aproveite para se desenvolver conhecendo a formação carreira e liderança FM2S.
Etapa seis: Medição
Criar um sistema de medição garante uma linha de base adequada. Para garantir que atingimos uma meta estabelecida, precisamos ter uma análise objetiva da variação da tomada de decisão.
A chave para a medição é obter o custo da qualidade certo. "O que não pode ser medido não pode ser melhorado". precisamos criar uma maneira correta de medir para garantir que estamos em um ritmo mais rápido para alcançar uma tomada de decisão objetiva. Ter muitas medidas em scorecard desvia a atenção dos pontos críticos. É preciso identificar e medir os principais indicadores principais, em vez de medir os muitos indicadores atrasados (que é uma armadilha na qual a maioria das organizações se encaixa).
Etapa sete: Governança (Revisão)
A chave para sustentar o projeto ou programa é ter uma estrutura de governança adequada (necessária) e garantir uma implementação bem sucedida do Seis Sigma. Governança inadequada / governança deficiente / governança em excesso pode levar à visão desmoronando.
Um conselho de qualidade de negócios no nível superior da organização pode suavizar e eliminar todos os obstáculos; isso criaria sinergia e também formas claras de respeitar os prazos. Às vezes ter uma consultoria para ajudar nos direcionamentos pode ser uma ótima sacada. Sabemos que se trata de um serviço caro, mas pense nele como um investimento a médio/longo prazo.
A governança adequada nos ajudaria a criar um fórum de compartilhamento de práticas recomendadas, que ajudaria a replicar projetos Seis Sigma e também destacaria os principais desafios. Sem governança (reuniões / revisões produtivas agendadas regularmente), a correção e a orientação do curso para os funcionários da organização seriam afetadas e, finalmente, a visão seria perdida.
Etapa oito: Reconhecimento
Recompensas e reconhecimento desempenham um papel fundamental para garantir que uma equipe Seis Sigma não renuncie e renegocie. São os que criam energia no sistema de implementação, tanto no nível superior quanto no nível básico, e impulsionam a inovação em toda a organização.
Recompensas e reconhecimento adequados garantem consistência na obtenção de excelente desempenho.
Conclusão
Em resumo, as oito etapas para uma implementação bem-sucedida do Six Sigma começam com uma visão clara (originada de uma plataforma em chamas), que garante o alinhamento organizacional. Ao garantir a contratação dos recursos certos (ao não pagar amendoins), teremos uma organização- QDNA amplo que transformará a organização em uma organização produtiva, sinérgica e em constante aprimoramento.
A conscientização completa no nível superior e básico, priorização e propriedade, um sistema de medição adequado e governança será essencial para a implementação do projeto Six Sigma. Finalmente, para concluir, precisamos garantir que a equipe seja capacitada e reconhecida para que não terminemos com renúncia e renegociação.
