O que é Matriz SWOT? Quando ela surgiu? Por que usá-la? Quando usá-la? Qual a diferença entre Matriz SWOT e análise SWOT?
Essas são algumas dúvidas que as pessoas têm em relação a Matriz SWOT que serão respondidas neste artigo.
Matriz ou Análise SWOT?
Algumas pessoas consideram Matriz SWOT e análise SWOT como a mesma coisa. Essa constatação não está errada, porém também é possível olhar em outra perspectiva. Por exemplo, a Análise SWOT é uma ferramenta de gestão que serve para analisar o cenário de um projeto empresarial ou pessoal. Por outro lado, a Matriz SWOT é o molde dentro da análise. onde você preenche as forças, oportunidades, fraquezas e ameaças. Como exemplo da figura 1
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Figura 1: Matriz-SWOT[/caption] Além disso, a Matriz SWOT pode ser conhecida como, Matriz FOFA ou Análise FOFA.
O que é Matriz SWOT ?
Como dito acima, Matriz SWOT é o molde da ferramenta de gestão mais utilizada nas empresas atualmente. Essa Matriz é representada pelo acrônimo (ou sigla) SWOT em inglês ou FOFA em português. Dessa forma, esta sigla possibilita o preenchimento de lacunas dentro do molde que facilita a visão de pontos importantes para o seu planejamento.
Significado do acrônimo
Cada sigla da matriz tem um significado tanto em inglês quanto em português, que direciona o que deve ser preenchido. Sendo eles:
- S – strength, - Ou seja F – Pontos fortes.
- W – Weakness , significando O – Fraquezas.
- O – Opportunities, Ou seja, F – Oportunidades.
- T– Threats, - No português A – Ameaças
Assim, do mesmo modo que visto na figura acima o molde da análise SWOT é dividido em 4 quadrantes contendo cada um o significado correspondente na sigla.
Quem criou e onde ela surgiu?
Considerada uma ferramenta clássica, a análise SWOT não possui pais ou mãe definidos. Mas muitas pessoas acreditam que ela tenha sido desenvolvida na década de 1960 por professores da Universidade Stanford, a partir da análise das 500 maiores empresas dos Estados Unidos.
Portanto, como diversas ferramentas consideradas clássicas, a análise SWOT foi pensada para grandes empresas, para depois ser utilizadas para outras situações.
Como usar a Matriz SWOT
O primeiro passo para utilizar a Matriz é entender o conceito da sigla SWOT. Ou seja, entender o significado literal de cada quadrante e o que deve ser preenchido nele.
Pontos Fortes
No primeiro quadrante fica alocado os fatos que sua organização faz particularmente bem ou algo que apenas a sua empresa faça, ou seja, algo que se diferencie dos concorrentes. Desse modo, pense nas vantagens que sua organização tem sobre outras organizações. Isso pode ser a motivação de sua equipe, o acesso a certos materiais ou um forte conjunto de processos de fabricação.
Fraquezas
No segundo quadrante é a hora de considerar as fraquezas de sua organização. Seja realista e não esconda nada! Uma análise SWOT só terá valor se você reunir todas as informações de que representa a realidade. Portanto, é melhor ser realista agora e enfrentar todas as verdades desagradáveis o mais rápido possível.
Oportunidades
Em seguida vêm as oportunidades e elas geralmente surgem de situações externas da sua organização e exigem um olhar para o que pode acontecer no futuro. Assim, elas podem surgir como desenvolvimentos no mercado que você atende ou na tecnologia que você usa. Além disso, ser capaz de identificar e explorar oportunidades pode fazer uma grande diferença na capacidade de sua organização de competir e assumir a liderança em seu mercado.
Ameaças
Por fim, no último quadrante fica as ameaças, as quais incluem qualquer coisa que possa afetar negativamente seus negócios de forma externa à organização, como problemas na cadeia de suprimentos, mudanças nos requisitos do mercado ou falta de recrutas. Assim sendo, vital antecipar as ameaças e agir contra elas antes de se tornar uma vítima delas e de seu crescimento estagnar.
Dica e exemplos:
Caso queira entender melhor sobre exemplos de Análises SWOT e ver uma Matriz SWOT totalmente preenchida Acesse nosso artigo "Análise SWOT: como desenvolver uma estratégia de sucesso".
Lá você encontra exemplos e dicas de como analisar cada quadrante do molde sendo excelente complemento sobre essa ferramenta. Além disso, veja vídeo abaixo do professor Murilo sobre a ferramenta.
Por que Usar essa ferramenta?
Deve se usar a essa ferramenta, pois ele serve para analisar suas fortalezas e fraquezas de forma interna. Além de analisar as oportunidades e ameaças externas. Outro motivo importante para usar a ferramenta é que ela incentiva a analisar sua empresa sob diversas perspectivas de forma simples, objetiva e propositiva.
8 dicas para fazer uma SWOT em sua empresa
Desse modo, os grandes motivos para colocar essa ferramenta na sua empresa são:
- Não necessita de nenhum investimento, ou software para aplicá-la
- É uma ferramenta simples de fácil compreensão.
- Se feita em grupo ajuda os colaboradores a se sentirem parte da construção do planejamento estratégico.
- Analisa os fatores externos.
- Analisa os fatores internos.
- Permite visualizar possíveis imprevistos.
- Ajuda em um planejamento realista.
- Traz ideia de oportunidades para alavancar os objetivos.
Quando Usar?
Você pode usar a ferramenta sempre que achar necessário. Mas ela vai ser muito útil sempre que for fazer um planejamento ou analisar a situação de sua empresa. Um planejamento sem uma Matriz SWOT visível pode ocasionar erros simples que impediram você de conquistar seus objetivos.
Outro momento para usar a Matriz SWOT, é quando se faz uma análise pessoal. Ou seja, quando pretende traçar algum objetivo pessoal e precisa analisar seu pontos fortes e fracos. Além de suas oportunidades e ameaças. (aprenda como fazer um em nosso artigo de SWOT pessoal)
O que fazer depois de usar a Matriz SWOT?
Tá bom, fiz a Matriz SWOT, analisei cada quadrante preenchendo tudo, mas e agora? Muitas vezes gastamos bastante tempo construindo Matriz SWOT e simplesmente não olhamos mais para ela. Não faça isso! Pois se fizer isto você apenas estará perdendo seu tempo.
Primeiramente, busque avaliar suas oportunidades, veja como elas podem alavancar seus resultados e ajudar a encontrar seus objetivos. Em seguida procure prevenir das ameaças, espere o inesperado, não deixe que problemas externos interfiram no rendimento.
Por fim, busque exponencializar seus pontos fortes, já que são eles que tornam você ou sua empresa diferente. Mas não se esqueça de tentar melhorar suas fraquezas e muito menos que elas sejam maiores que suas fortalezas. Lembre-se sempre teremos fraquezas, mas o importante é estarmos fortes para superá - las.
Outras ferramentas ou metodologias de Gestão
Além da análise SWOT, existem outras ferramentas que pode, ajudar em seu planejamento ou em análises de qualidade na sua organização. Como exemplo de:
Ferramenta de qualidade
A principal vantagem do uso das ferramentas qualidade é a compreensão do processo como um todo, coletar e analisar dados e, a partir de então tomar decisões mais assertivas, criando bons planos de ação. Se a análise realizada é mal feita, tudo o que decorre dela (observação, coleta de dados, conclusões, tomadas de decisão) que tiramos a partir dali acaba sendo “em vão”, ou até mesmo pode trazer prejuízos para os steakholders. Assim 3 ferramentas de qualidade para começar a se aprofundar são:
- Diagrama de Ishikawa: Também conhecido como diagrama de causa e efeito e diagramas espinha de peixe. Ele ajuda os gerentes a rastrear as razões de imperfeições, variações, defeitos ou falhas e pode ser usado para estruturar uma sessão de brainstorming.
- Fluxograma: Considerado um dos mais conhecidos. Sua premissa é de simplificação e racionalização dos processos de trabalho, além, claro, de também facilitar a compreensão daqueles que o utilizarão.
- Diagrama de Pareto: visa focalizar os esforços de melhoria. Ele é útil sempre que classificações gerais de problemas (erros, defeitos, feedback de clientes, etc.) puderem ser compilados na forma de valores para estudo e ações posteriores.
Indicadores
Outras ferramentas que tem o intuito de ajudar alcançar os objetivos através da metrificação são:
- Metas SMART: Metodologia que ajuda a definir metas que pode esclarecer suas ideias, concentrar seus esforços, usar seu tempo e recursos de forma produtiva e aumentar suas chances de alcançar o que deseja na vida.
- KPI: É um indicador chave de desempenho (KPI) é uma métrica quantificável que reflete o quão bem uma organização está atingindo suas metas e objetivos declarados.
- OKR: consiste em uma lista de 3-5 objetivos de alto nível. Sob cada objetivo, geralmente 3-5 resultados chave e mensuráveis, estão listados. Cada resultado chave tem um indicador de progresso ou pontuação de 0-100% que mostra sua conquista.
Resumo
Em síntese, definimos Matriz SWOT como o molde da metodologia Análise SWOT, a qual é uma ferramenta de gestão que lhe ajuda a analisar os fatores externos e internos dentro de sua organização ou na sua vida pessoal. Esta Matriz também pode ser conhecida com0 Matriz FOFA quando traduzido para o português.
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