Como resolver problemas nos negócio com melhoria de processos

Melhorando os Processos de Negócios

Simplificando tarefas para melhorar a eficiência nos processos

Você provavelmente usa dezenas de processos de negócios todos os dias.

Por exemplo, você pode seguir as mesmas etapas toda vez que gerar um relatório, resolver uma reclamação do cliente, entrar em contato com um novo cliente ou fabricar um novo produto.

Você provavelmente já se deparou com os resultados de processos ineficientes. Clientes insatisfeitos, colegas estressados, prazos perdidos e aumento de custos são apenas alguns dos problemas que processos disfuncionais podem criar.

É por isso que é tão importante melhorar os processos quando eles não estão funcionando bem. Neste artigo, vamos ver como você pode fazer isso.

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Sobre processos de negócios

Os processos podem ser formais ou informais. Processos formais - também conhecidos como procedimentos - são documentados e têm etapas bem estabelecidas.

Por exemplo, você pode ter procedimentos para receber e enviar faturas ou para estabelecer relacionamentos com novos clientes. Os processos formais são particularmente importantes quando existem razões legais ou financeiras relacionadas à segurança para seguir determinadas etapas.

É mais provável que os processos informais sejam os que você mesmo criou e talvez não os tenha escrito. Por exemplo, você pode ter seu próprio conjunto de etapas para observar ações de reunião, realizar pesquisa de mercado ou comunicar novos leads.

A importância dos processos eficientes

Esses tipos diferentes de processos têm uma coisa em comum: todos eles são projetados para agilizar a maneira como você e sua equipe trabalham.

Quando todos seguem um conjunto bem testado de etapas, há menos erros e atrasos, há menos esforço duplicado e a equipe e os clientes se sentem mais satisfeitos.

Processos que não funcionam podem levar a inúmeros problemas. Por exemplo:

• Os clientes podem reclamar de má qualidade do produto ou mau serviço.
• Colegas ficam frustrados.
• O trabalho pode ser duplicado ou não.
• Custos aumentam.
• Recursos são desperdiçados.
• Gargalos podem se desenvolver, fazendo com que você perca prazos.

Nota: Neste artigo, nos concentramos na mudança incremental do processo, visando melhorar os processos existentes. 

E-book: Como mapear processos

Melhorando os processos da sua equipe

Quando você encontrar alguns dos problemas mencionados acima, talvez seja hora de revisar e atualizar o processo relevante. Siga estas etapas para fazer isso: 

Etapa 1: mapear o processo

Depois de decidir qual processo você deseja melhorar, documente cada etapa usando um fluxograma. Essas ferramentas mostram as etapas do processo visualmente. É importante explorar cada fase em detalhes, pois alguns processos podem conter sub-etapas das quais você não está ciente. Consulte as pessoas que usam o processo regularmente para garantir que você não ignore nada importante.

Etapa 2: Analise o processo

Use o fluxograma ou o diagrama da faixa de nado para investigar os problemas no processo. Considere as seguintes perguntas:

• Onde os membros da equipe ou clientes ficam frustrados?
• Qual dessas etapas cria um gargalo?
• Onde os custos sobem e / ou a qualidade diminui?
• Qual dessas etapas requer mais tempo ou causa mais atrasos?

Primeiro use Análise de Causa Raiz ou Análise de Causa e Efeito  para rastrear o problema até suas origens.

Afinal, se você corrigir apenas os sintomas, os problemas continuarão. Fale com as pessoas afetadas pelo processo. O que eles acham que está errado com isso? E quais sugestões eles têm para melhorar isso?

Em seguida, observe as outras equipes da sua organização. Quais táticas eles desenvolveram para lidar com situações semelhantes?

Etapa 3: reprojetar o processo

Agora você vai reprojetar o processo para eliminar os problemas identificados. 

É melhor trabalhar com as pessoas diretamente envolvidas no processo. Suas ideias podem revelar novas abordagens e, além disso, são mais propensas a aceitar mudanças se estiverem envolvidas em um estágio inicial. 

Primeiro, certifique-se de que todos entendam o que o processo deve fazer. Em seguida, explore como você pode resolver os problemas identificados na etapa 2. Anote todas as ideias de mudança, independentemente dos custos envolvidos. 

Em seguida, restrinja sua lista de soluções possíveis considerando como as ideias de sua equipe se traduziriam em um contexto real. 

Comece por conduzir uma análise de impacto para entender os efeitos completos das ideias de sua equipe. Em seguida, execute uma Análise de risco e uma Análise de modo e efeitos de falha para identificar possíveis riscos e pontos de falha em seu processo reprojetado. Dependendo do foco da sua organização, você também pode considerar o Mapeamento da Experiência do Cliente neste estágio. 

Esses testes ajudarão você a entender todas as consequências de cada ideia proposta e permitirão que você tome a decisão certa para todos. 

Depois que você e sua equipe concordarem com um processo, crie novos diagramas para documentar cada etapa.

Etapa 4: Adquirir Recursos

Agora você precisa proteger os recursos necessários para implementar o novo processo. Liste tudo o que você precisa para fazer isso. Isso pode incluir orientação de gerentes seniores ou de colegas de outros departamentos, como TI ou RH. Comunique-se com cada um desses grupos e certifique-se de que eles entendam como esse novo processo beneficiará a organização como um todo. Talvez seja necessário preparar um caso de negócios para demonstrar isso. 

Etapa 5: implemente e comunique a mudança

É provável que melhorar seu processo de negócios envolva a alteração de sistemas, equipes ou processos existentes. Por exemplo, você pode precisar adquirir um novo software, contratar um novo membro da equipe ou organizar treinamento para colegas. 

Desenrolar seu novo processo pode ser um projeto em si, portanto, planeje e gerencie isso com cuidado. Atribuir tempo para lidar com problemas iniciais e considerar a execução de um piloto primeiro, para verificar possíveis problemas. Tenha em mente que a mudança nem sempre é fácil. As pessoas podem ser resistentes, especialmente quando envolvem um processo que estão usando há algum tempo. 

Passo 6: Rever o Processo

Poucas coisas funcionam perfeitamente desde o começo. Assim, depois de lançar o novo processo, monitore de perto como as coisas estão indo nas semanas e meses que se seguem, para garantir que o processo atinja as expectativas. Esse monitoramento também permitirá que você corrija os problemas conforme eles ocorrem. 

Torne uma prioridade perguntar às pessoas envolvidas com o novo processo como ele está funcionando e quais - se houver - frustrações que estão experimentando. 

Adotar estratégias de melhoria contínua como o Kaizen. Pequenas melhorias feitas regularmente garantirão que o processo continue relevante e eficiente.

Pontos chave

Um processo de negócios é um conjunto de etapas ou tarefas que você e sua equipe usam repetidamente para criar um produto ou serviço, atingir uma meta específica ou fornecer valor a um cliente ou fornecedor. Quando os processos funcionam bem, eles podem melhorar significativamente a eficiência, a produtividade e a satisfação do cliente.

No entanto, processos que não funcionam podem causar frustração, atrasos e perdas financeiras.

Para melhorar um processo de negócios, siga estas etapas.

1. Mapear processos.
2. Analise o processo.
3. Redesenhe o processo.
4. Adquira recursos.
5. Implemente e comunique a mudança.
6. Revise o processo.

Tenha em mente que você precisará melhorar a maioria dos processos em algum momento. Novas metas, novas tecnologias e mudanças no ambiente de negócios podem fazer com que processos estabelecidos se tornem ineficientes ou desatualizados.