Por que escolher a metodologia Six Sigma para gerenciamento de projetos?
Você provavelmente já ouviu falar da metodologia Seis Sigma em referência a grandes empresas de manufatura como GE e Motorola, duas de suas maiores defensoras, mas como gerente de projetos, você já considerou o quão útil o Seis Sigma poderia ser para você e sua equipe?
Independentemente do setor, as empresas precisam desenvolver processos eficientes para concluir projetos e permanecer relevantes. Embora suas metas possam não se encaixar perfeitamente em uma estrutura Seis Sigma, você e sua equipe podem se beneficiar do aumento de eficiência que uma mentalidade Six Sigma - maximizada com o modelo correto do Lucidchart - pode criar. Leia mais para descobrir como.
O que é a metodologia Six Sigma?
No caso de as notas da sua escola de negócios sobre o Seis Sigma terem (compreensivelmente) sido apagadas ao longo dos anos, o Seis Sigma é uma metodologia usada para encontrar e solucionar os pontos fracos em um processo que atrapalha a eficiência ou que resulta em mais erros do que o ideal.
O Six Sigma refere-se especificamente ao objetivo de reduzir o número de defeitos de fabricação para menos de 3,4 por 1 milhão de unidades. Ao longo dos anos, no entanto, a utilidade do Seis Sigma expandiu-se muito além do mundo da manufatura para ajudar uma variedade diversificada de empresas como Amazon, Xerox e Starwood Hotels a economizar dinheiro melhorando a eficiência.
Para identificar pontos fracos em um processo na indústria de manufatura, os gerentes de projeto frequentemente usam mapas de fluxo de valor para visualizar processos e identificar oportunidades para melhorá-los:
Os fabricantes usam mapas de fluxo de valor para esclarecer processos e identificar formas de otimizar.
Ao visualizar como o seu produto ou serviço vai de uma ideia para as mãos do seu cliente, você pode começar a identificar maneiras de aumentar a eficiência e a qualidade, que é a metodologia do seis sigma.
Como a Metodologia Seis Sigma é aplicada em uma empresa?
Por si só, o Seis Sigma tem termos específicos de aplicação, geralmente empíricos, dentro de um negócio. Como gerente de projeto, você pode escolher quanto ou quão pouco gostaria de adotar esses termos. Para implementar o Six Sigma como ele foi projetado, você ou alguém da sua empresa deve ser certificado através de uma escola de negócios ou programa on-line, ambos amplamente disponíveis e oferecendo diferentes caminhos de certificação, dependendo de suas necessidades.
Embora o Six Sigma dependa de uma liderança forte para impulsionar um projeto, um dos princípios da metodologia é que cada pessoa na organização deve estar comprometida e compreender o esforço, especialmente o gerenciamento de alto nível.
Tradicionalmente, quando sua empresa implementa uma abordagem Seis Sigma para um projeto, os funcionários são organizados da seguinte forma:
- Master Black Belt: A autoridade interna e coach para Six Sigma, treinada e certificada.
- Black Belt: Funcionários que auxiliam e reportam ao Master Black Belt, geralmente treinados e certificados.
- Green Belt: Empregados que incorporam o Seis Sigma em suas responsabilidades diárias de trabalho, às vezes treinados.
Como gerente de projetos, você tem a opção de decidir se esse tipo de reestruturação faria sentido dentro de sua organização e para os objetivos de seu projeto.
Como isto funciona na pratica?
Primeiro, é importante ver se a metodologia Seis Sigma é adequada para o seu projeto. Bernardo Tirado , um especialista em seis sigma, começa fazendo a si mesmo algumas perguntas-chave:
"Qual é o objetivo deste projeto? É introduzir novas tecnologias? Isso resultará na mudança de um emprego em mais de 50%? Esse projeto vai levar a ganhos de eficiência?"
As respostas a essas perguntas ajudam-no a definir o escopo de seu projeto. Uma vez que ele tenha uma idéia clara do escopo do projeto, ele pergunta a si mesmo quais ferramentas em sua caixa de ferramentas são as mais adequadas para o projeto - Six Sigma, PMBOK, Prince 2, Agile , Waterfall etc.
Em resposta a quando o Seis Sigma pode ser mais impactante, Bernardo diz:
"Achei o six sigma mais eficaz em iniciativas de operações. Em parte, as operações têm processos que poderiam ser complementados com tecnologia mais recente ou processos repetíveis que poderiam ser centralizados em outros lugares, permitindo que os atuais funcionários realizem atividades avançadas."
Depois de escolher o Seis Sigma como a melhor abordagem para o seu projeto, existem duas sub-metodologias principais que divergem ligeiramente para permitir que as empresas personalizem a abordagem Seis Sigma ao seu projeto e setor. Eles compartilham o mesmo objetivo final de melhorar o processo, mas cada um oferece uma abordagem mais especializada do que uma metodologia abrangente. Se você quiser tentar implementar um desses processos, eles podem ser facilmente adicionados a um modelo novo ou existente do Lucidchart (veja abaixo).
O DMAIC funciona melhor para empresas que buscam melhorar o aspecto de produção ou produção de um negócio ou processos de negócios existentes.
- Definir: identifique a necessidade.
- Medida: avalie o processo atual e sua eficácia.
- Analise: Use dados para avaliar os processos atuais para descobrir onde os defeitos ocorrem ou onde estão as áreas de melhoria.
- Melhorar: faça alterações e melhore o processo para ajudar você a atingir suas metas.
- Controle: Projete um sistema para manter o processo aprimorado no lugar, antecipando potenciais bloqueios futuros.
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Modelo DMAIC para a Metodologia Seis Sigma (Clique na imagem para modificar)
O DMADV funciona melhor quando uma empresa visa criar um novo produto ou processo ou melhorar as relações com clientes ou clientes.
- Definir: Estabelecer a necessidade do cliente ou cliente.
- Medida: use dados para avaliar as necessidades do cliente, a resposta a um produto ou serviço e os recursos do produto ou serviço.
- Analise: analise os dados e use essas informações para criar novas metas ou projetos para atender às necessidades do cliente ou do cliente.
- Design: Crie um produto, serviço ou processo que melhor atenda às necessidades do cliente com base nas descobertas.
- Verifique: teste o projeto e entregue-o ao cliente ou estabeleça um plano para monitorar seu sucesso e eficácia para atender às necessidades do cliente.
Você pode aprender ou ouvir sobre outras metodologias sob o guarda-chuva do Seis Sigma, incluindo DFSS, DMEDI e Lean Seis Sigma. No entanto, DMAIC e DMADV são as duas sub-metodologias mais utilizadas.
O que pode fazer para os gerentes de projeto?
Como gerente de projeto, você tem seu próprio método de montar um projeto e vê-lo através de seus vários estágios, então abandonar suas práticas atuais em favor de uma metodologia novinha em folha provavelmente apresentaria desafios significativos em seu local de trabalho. Em vez disso, peça emprestado da metodologia Seis Sigma e adapte-a aos seus projetos e indústria para melhorar suas chances de sucesso.
Você pode fazer isso facilmente com o Lucidchart. Uma razão pela qual a metodologia Seis Sigma é tão eficaz é que coloca ênfase na organização clara desde o início. Muitos projetos falham não por causa de objetivos ruins ou erros de colaborador, mas por causa de problemas organizacionais que podem ser rastreados até o início do projeto. Use um documento do Lucidchart para criar uma estrutura para um processo organizado e claramente definido . Mesmo que seu plano se desvie do DMAIC ou DMADV, você ainda pode se beneficiar da ênfase do Seis Sigma em etapas claramente definidas e sua abordagem concreta e empírica.
Além disso, o gerenciamento de projetos em si é um processo. As etapas que você toma para garantir o sucesso de um projeto fazem parte de um processo maior que sempre pode ser melhorado. Se você dedicar um tempo para fazer uma avaliação no estilo DMAIC da forma como você e sua equipe gerenciam projetos, você pode descobrir pontos fracos e áreas de melhoria das quais não tinha conhecimento antes.
Depois de avaliar seu projeto, você pode criar um novo modelo usando o Lucidchart especificamente para gerenciamento de projetos. Ele ajudará você a otimizar os processos em uma equipe de gerentes de projeto, mantendo a consistência em grandes organizações que trabalham em uma variedade de objetivos.
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Projetos de sucesso começam com um documento detalhado do escopo do projeto.
A metodologia do Seis Sigma pode ter raízes na manufatura, mas seus princípios amplos e amplamente aplicáveis lhe conferem uma reputação respeitada muito além dos armazéns da GE e da Motorola. Se a sua equipe está lutando para entender falhas ou resultados inesperados, adotar uma abordagem inspirada no Seis Sigma ajudará você a analisar seu processo e encontrar lacunas.
Mesmo que sua equipe já tenha sido bem-sucedida em atingir suas metas, as etapas acessíveis do Seis Sigma podem ajudá-lo a usar melhor os dados para avaliar seus ganhos e áreas de melhoria. Ao extrair partes dessa metodologia comprovada e adaptá-la ao seu fluxo de trabalho existente.
