O que é Milestone em projetos?
Um marco (milestone) é um evento significativo ou ponto de referência em um projeto que marca a conclusão de uma fase, a conquista de um objetivo importante ou a ocorrência de um evento relevante. É um momento-chave no cronograma do projeto que indica o progresso alcançado e serve como uma medida de marco temporal.
Os milestones podem estar associados a datas específicas, entregas importantes, conclusão de fases, aprovações críticas, metas de desempenho ou qualquer outro evento relevante para o projeto. Eles fornecem uma estrutura para o planejamento, monitoramento e comunicação do progresso do projeto.
Para que serve Milestone? Por que é importante?
Muitos gerentes passaram por situações em que são informados de que o trabalho está "80% concluído" em um determinado estágio de um projeto, apenas para descobrir que esse projeto, em seguida, embaraçosamente ultrapassará em semanas ou mesmo meses o prazo estabelecido. Isso ocorre porque os últimos 20% do trabalho levam mais tempo do que o planejado.
Se você já esteve nesta situação e sofreu as consequências dolorosas, você saberá por que gerentes experientes monitoram cuidadosamente como as datas de conclusão reais se comparam em relação às datas de conclusão planejadas em certos "milestones" nos projetos. Isso permite que eles tomem ações corretivas ou gerenciem as expectativas das pessoas de forma adequada, e é nesse ponto que o Relatório de milestones do projeto se torna importante.
Os milestones do projeto tem a função de marcar eventos significativos, entregas ou interdependências que precisam ser monitorados para manter o projeto em andamento. Os Relatórios do Marco do Projeto mostram o que foi alcançado e o que mais precisa ser feito para concluir seu projeto com sucesso e no prazo.
O Relatório de Marco do Projeto é apenas uma das muitas maneiras de monitorar e apresentar o status de um projeto. É uma abordagem útil em projetos grandes ou complexos (com muitas interdependências) porque ajuda a apresentar informações de maneira significativa, porém concisa, mostrando o que realmente foi alcançado, em vez dos detalhes sangrentos de como isso foi alcançado.
- Dica 1: Muitas organizações têm abordagens e metodologias específicas para gerenciar projetos e para relatar seu progresso e status. Antes de especificar uma abordagem completamente nova, verifique se alguma das abordagens existentes atende às suas necessidades.
- Dica 2: Lembre-se de que leva tempo para preparar esses relatórios. Se você pedir informações detalhadas demais ou solicitar informações de que realmente não precisa, diminuirá a eficácia do gerente ou do membro da equipe que está preparando o relatório. Afinal, o tempo gasto em relatórios é tempo não gasto trabalhando no projeto!
Relatórios de marco do projeto vêm em muitas formas diferentes. Alguns são relatórios narrativos. Outros são quantitativos ou gráficos, usando planilhas ou software de gerenciamento de projetos para gerenciar os dados do marco e acompanhar o progresso e a conclusão. Se sua equipe usa software de gerenciamento de projetos, as chances são de que o software os ajudará a preparar relatórios de marco de uma maneira particular, e é melhor aproveitar ao máximo esses recursos, se possível.
A metodologia Lean Seis Sigma ensina técnicas eficazes de gestão de projetos, incluindo a definição de milestones claros e a revisão regular do progresso em relação a esses marcos. Isso permite ajustes em tempo real e a aplicação de correções necessárias para manter o projeto no caminho certo. Os Green Belts representam um nível de formação nessa área e ajudam a equipe a se concentrar em metas específicas, facilitando o alcance dos milestones estabelecidos e garantindo que todos os esforços estejam alinhados com os objetivos da organização.
Como criar um relatório de marco do Projeto?
A primeira parte de um relatório de marco ("Milestones Completed" ) descreve o que aconteceu até agora. Ele fornece um resumo rápido do que foi realizado e quando.
Descrição do Marco: aqui você fornece detalhes sobre o que foi realizado para concluir a especificação do marco.
Data de vencimento: registre quando o marco foi devido de acordo com o plano do projeto atual.
Data de Conclusão Real: registra quando o marco foi efetivamente atingido.
Comentários: esta seção é para fornecer detalhes sobre modificações do plano original, em outras palavras: por que a data de vencimento foi perdida ou por que as entregas foram alteradas.
- Dica 3: Insista que as entregas só sejam exibidas como concluídas quando estiverem 100% concluídas; 99% ainda deixa espaço de contorção e não é bom o suficiente!
- Dica 4: Certifique-se de inspecionar uma seleção das entregas concluídas para certificar-se de que elas estejam realmente concluídas e com uma qualidade aceitável.
A próxima seção é usada para relatar o status dos milestones futuros. Aqui você deseja anotar o status dos milestones e entender as alterações no plano original, caso sejam necessários. Lembre-se, os milestones são eventos críticos, portanto, ao informar sobre seu status, você se dá um método formal para modificar o plano mestre do projeto antes que muitas tarefas e responsabilidades saiam do curso.
Descrição do Marco: o que deve ser realizado para que o marco seja considerado completo?
Data de vencimento: qual é a data de vencimento do marco com base no plano original (ou no plano modificado anteriormente)?
Status: aqui você registra se o marco está no alvo, corre o risco de sair do alvo ou já está fora do curso. Nosso relatório de amostra usa um sistema Verde, Âmbar, Vermelho, mas que pode ser modificado para se adequar à situação específica.
Data de vencimento modificada: modificar a data de vencimento do marco é a última opção. Se isso for necessário, registre a data de vencimento modificada. Lembre-se de que as alterações nos milestones geralmente significam alterações em outras datas no plano do projeto.
Ações necessárias: é aqui que você nota o que precisa ser feito para trazer de volta um marco e/ou as repercussões de ter que modificar uma data de vencimento e o que foi feito para resolver esses problemas.
- Dica 5: Certifique-se de que o tempo gasto na conclusão do Relatório Milestone forneça benefícios para o projeto. Isso significa que você deve avaliar continuamente se vale a pena para o seu projeto e, se você decidir que é, incluir apenas os elementos que ajudarão a manter seu projeto no destino.
Quais os pontos chave sobre o Marco ou Milestone?
Os relatórios de milestones ajudam a monitorar o progresso e os resultados dos projetos que você está vigiando, para que você possa tomar ações corretivas quando necessário. Eles também são um ponto de controle valioso que ajuda o gerente de projeto a manter todas as peças de um projeto funcionando sem problemas e em cooperação entre si.
O formato de um relatório de marco varia de organização para organização, mas o conteúdo permanece bastante semelhante: descrições de marco, uma nota de seu status e comentários relevantes. Quando estiver concluído, um breve relatório mostrará o status de cada etapa e o ajudará a planejar e preparar adequadamente.
Se você deseja aplicar os relatórios de milestones na sua empresa é preciso desenvolver habilidades na gestão eficaz de projetos. Para entender melhor sobre o assunto, conheça nosso curso Fundamentos da Gestão de Projetos e aplique com mais segurança esse tipo de método.
Milestone Trend Analysis
A análise de tendência de milestones (milestone trend analysis - MTA) é uma técnica utilizada no gerenciamento de projetos para acompanhar o desempenho e a evolução dos milestones ao longo do tempo. Ela envolve a análise e o monitoramento dos milestones ao longo do projeto para identificar padrões, tendências e variações em relação ao planejado.
A análise de tendência de milestones permite avaliar se os milestones estão sendo atingidos dentro dos prazos estabelecidos, se há algum desvio significativo em relação ao cronograma planejado e se as entregas estão sendo concluídas conforme o esperado. Isso fornece uma visão mais ampla do progresso do projeto e ajuda a identificar possíveis problemas ou riscos que podem afetar o cumprimento dos objetivos.
Ao realizar a análise de tendência de milestones, é possível visualizar o padrão de cumprimento dos milestones ao longo do tempo, identificar atrasos recorrentes, antecipar problemas e tomar medidas corretivas. Isso permite que a equipe do projeto faça ajustes no cronograma, realoque recursos ou tome outras medidas para manter o projeto no caminho certo.
Exemplos de milestones
Embora a entrega ou produto final seja de fato um marco significativo, existem vários outros milestones que o ajudarão a avançar suavemente em direção ao objetivo final. Um exemplo de marco no gerenciamento de projetos poderia ser qualquer um dos seguintes:
- As datas de início e término das fases do projeto
- Obter aprovação de uma parte interessada que lhe permita passar para a próxima fase
- Principais resultados, reuniões ou eventos
Milestones dividem os projetos em fases
Um bom exemplo de marco no gerenciamento de projetos é o lançamento de um produto. Diferentes fases podem ser divididas por eventos críticos, como a obtenção da aprovação do projeto final do produto ou a chegada do produto ao armazém para envio. Os milestones do gerenciamento de projetos devem marcar as quatro fases do ciclo de vida do projeto: início, planejamento, implementação e encerramento.
Um marco do projeto pode ser tão simples quanto fazer o pedido do produto final ou assinar a arte da capa do lançamento de uma revista.
Como visualizar os milestones
Você deve estar se perguntando como visualizar os milestones do projeto, o que pode ser complicado se não forem necessariamente orientados por prazos. Uma das maneiras mais fáceis de visualizar os milestones do projeto é com um gráfico de Gantt, que mostra os milestones pendentes e as tarefas que podem estar atrasando-os.
O que é um diagrama de milestones?
Um gráfico de milestones é uma ferramenta simples e eficaz que mostra uma visão geral do status e do progresso de um projeto. Também é conhecido como cronograma de marco.
Um diagrama de milestones é usado para acompanhar o desenvolvimento de um projeto. Ele pode comunicar os principais milestones do projeto às partes interessadas. É exibido como uma representação visual dos eventos significativos em um projeto.
Esta representação visual exibe uma linha do tempo junto com eventos específicos destacados. Os milestones podem ser diferenciados por meio de código de cores. Eles também podem conter um rótulo ou uma breve descrição do marco.
Frequentemente, um diagrama de milestones consiste em uma linha do tempo horizontal com os milestones do projeto mostrados como barras verticais ou símbolos. Inclui informações adicionais, como datas específicas, equipes envolvidas e porcentagem de conclusão.
Dependendo da natureza do projeto, o cronograma do diagrama de milestones pode ser dividido em meses, semanas ou até dias. Quando as dependências das tarefas são destacadas e vinculadas aos milestones, os gerentes de projeto podem ver rapidamente o que verificar e o que precisa de mais atenção.
Um diagrama de milestones pode ser criado usando uma planilha ou software gratuito de gerenciamento de projetos. Analisaremos de perto os prós, os contras e os benefícios de tais ferramentas.
Benefícios de usar um diagrama de milestones
Como você já deve ter percebido, há muitos benefícios em usar um diagrama de milestones no gerenciamento de projetos .
Vamos resumir as principais vantagens.
Visão geral clara do projeto: um diagrama de milestones fornece uma visão geral de alto nível do projeto. Ele destaca as principais datas e milestones de uma forma fácil de entender.
Ajuda a acompanhar o progresso: um diagrama de milestones ajuda a equipe a monitorar o progresso e identificar possíveis atrasos ou problemas que possam afetar o cronograma. As etapas podem então ser tomadas com antecedência.
Gerencia expectativas: um diagrama de milestones define e gerencia expectativas entre as partes interessadas e os membros da equipe. Todos terão uma ideia clara do que deve ser realizado e do quanto resta a ser feito.
Facilita a comunicação e a colaboração: por ser claro e conciso, um diagrama de milestones pode comunicar claramente o progresso do projeto às partes interessadas, clientes e membros da equipe. Ele também permite um ambiente colaborativo, fornecendo uma compreensão compartilhada de metas, cronogramas e expectativas.
Melhora a tomada de decisões: um diagrama de milestones pode ajudar os gerentes de projeto a tomar decisões sobre alocação de recursos, prioridades do projeto e riscos.
Promove a responsabilidade: quando os milestones estão vinculados aos membros relevantes da equipe no gráfico, cria-se um senso de responsabilidade. Todos os membros têm uma visão clara das responsabilidades e prazos.
