Independente do tipo de empresa ou organização de que você faça parte, a necessidade de se reinventar e atualizar vai aparecer em algum momento, com mais ou menos frequência dependendo da área profissional em questão. Realizar mudanças e, especialmente, realizar mudanças que resultem em melhorias não tarefa simples.
Neste post, vamos apresentar como desenvolver processos de melhorias certeiros.
Como implementar a melhoria?
Uma das ideias mais difundidas nas empresas é que mudar é melhorar. Gestores sempre cobram mudanças de seus colaboradores. A falta de ação ou excesso de planejamento não é visto com bons olhos pelos acionistas. Mas quantas mudanças realmente foram para melhor? Quantas mudanças podem ser consideradas melhorias de fato? Quando se analisa por este prisma, muitos gestores não conseguem responder em termos técnicos tal pergunta.
Embora nem todas as mudanças conduzam a melhorias, todas as melhorias requerem mudanças. A capacidade de desenvolver, testar e implementar mudanças é essencial para qualquer indivíduo, grupo ou organização que deseje melhorar continuamente.
Selecionar, testar e implementar mudanças é um elemento central do Modelo de Melhoria, uma ferramenta simples, porém poderosa, para acelerar a melhoria de numerosos processos e resultados em centenas de organizações de cuidados de saúde.
Depois de gerar ideias para as mudanças que sua equipe pode tentar, use ciclos rápidos do Plano-Do-Study-Act (PDSA) para testar uma alteração ou grupo de mudanças em uma pequena escala para ver se eles resultam em melhorias. Se o fizerem, expanda os testes e incorpore gradualmente amostras maiores e maiores até ter certeza de que as mudanças devem ser adotadas de forma mais ampla.
Claro, a medição é um componente chave do teste e implementação de mudanças. Estabelecer medidas-chave ajudará sua equipe a determinar se as mudanças que você está implementando estão levando a uma melhoria.
Quais os cuidados ao realizar mudanças?
As pessoas partem para a realização de mudanças sem antes avaliar seu objetivo ao mudar e quais indicadores utilizar para a análise da efetividade da mudança. Nestas organizações, muitos projetos acabam por gastar recursos preciosos e não trazer contribuição para que a empresa alcance seus objetivos estratégicos. Além de não ter objetivos e indicadores, estas empresas costumam não aprender com os erros, pois dificilmente utilizam o ciclo PDSA (Plan-Do-Study-Act) para amparar a mudança.
Então, pergunta-se, o que estas empresas devem fazer para que consigam realizar mudanças que de fato, conduzam a melhorias? Há várias respostas, porém, a utilização de um modelo para melhoria, pela experiência de nossa empresa, é a melhor das respostas possíveis.
Modelo de Melhoria: por que usar?
Um processo ou um produto que não tem qualidade representa uma oportunidade para melhoria. A constância na busca da Melhoria traz gradualmente mudanças positivas nos processos. Estas pequenas, porém constantes inovações são responsáveis por manter os negócios atualizados com as necessidades do mercado, com a visão do cliente e com a necessidade de lucro.
Na verdade, é provável que existam várias causas. Se você tentar melhorar a situação sem primeiro analisá-la cuidadosamente, poderá criar mais problemas. Precisamos de um modelo para seguir em busca de melhorias. Um modelo fornece um meio de avançar e de examinar todos os aspectos de um problema, identificando mudanças permitindo compreender o estado atual de cada caso.
Um modelo ajuda a não esquecer detalhes importantes, tendências e possíveis causas. O modelo ainda auxilia a desenvolver mudanças realistas para obter melhoria, mudanças que irão realmente corrigir as causas do problema. O modelo ajuda a usar a melhoria da qualidade como parte de um processo contínuo, capaz de produzir resultados. Somente então você poderá fazer mudanças que melhoram, de maneira consistente, a satisfação do cliente.
Como usar um Modelo de Melhoria
Um modelo de melhoria pode ter passos diferentes, adaptável ao tipo de área e situação em que é usado, mas no geral segue os seguintes passos:
- Identificação de problemas ou áreas com necessidade de melhoria;
- Definição de metas e objetivos;
- Planejamento e implementação das mudanças;
- Avaliação dos resultados;
- Recomeço – o processo de melhoria deve ser algo contínuo, funcionando num ciclo intermitente.
Tipos de Modelo de Melhoria
Existem alguns modelos de melhoria já bem estabelecidos. Você pode conhecer mais sobre cada um deles clicando nos links abaixo:
E o que é transformação?
A transformação é uma afirmação de que nossas ações hoje criam nosso futuro amanhã. O futuro pode ser descrito e realizado quando você se livra de restrições do passado. Em transformação, você planeja seu futuro e inventa maneiras de realizá-lo. A transformação não descreve o futuro fazendo referência ao passado (melhor, mais rápido ou mais barato).
Nasce um futuro totalmente novo. Como a mudança, a transformação também começa com a equipe agarrando firmemente o estado atual dos assuntos - o “As Is” (traduzido, literalmente, como “como é” ou "como as coisas estão).
Sem uma compreensão íntima do nosso “As Is”, estamos longe de chegar no futuro desde o início. Quando você escolhe o caminho da transformação, torna-se mais fácil deixar o passado para trás depois de considerar o “As Is”. Vocês se permitem visualizar o futuro livremente. Você faz promessas específicas, com total integridade, sobre como as coisas devem ser. Você toma medidas para garantir que vivamos suas declarações sobre o futuro.
Como criar a cultura da mudança?
Ao evoluir uma cultura de melhoria de processo contínuo usando metodologias associadas, como Seis Sigma ou Lean, o objetivo final é melhorar o desempenho do negócio. Um fator importante é mudar a cultura subjacente de uma organização. É importante definir a cultura em termos de organização e compreender suas ramificações para a organização.
A cultura é como uma organização classifica, comunica e atua em uma determinada situação. Portanto, a mudança cultural efetiva é o resultado de mudanças de normas e crenças de indivíduos reforçados por ações que suportam a mudança desejada. Vincular a melhoria contínua do processo ao desempenho do negócio é um dos maiores desafios enfrentados pela organização. Sem essa ligação, a melhoria contínua fica dispersa ou, na pior das hipóteses, aleatória.
Fazer uma conexão entre a melhoria contínua dos processos e os resultados comerciais pode ser problemático. Há muitas razões, incluindo a defesa do status quo, a resistência à inovação ou o medo de represálias, mas uma razão significativa é que a linguagem de melhoria contínua do processo não é normalmente a linguagem dos resultados comerciais.
Por exemplo, termos como "dia do fluxo" ou “taxa de defeitos” muitas vezes não são familiares. Ainda mais frequentemente, pode-se ouvir os debates sobre se uma melhoria resulta em economia de custos ou redução de custos. Alinhar a melhoria contínua do processo com a linguagem e a direção dos resultados comerciais de uma organização é crucial para moldar uma cultura de melhoria efetiva.
Ao seguir o modelo, você garante um processo de testes e revisões que lhe permite comparar os resultados de um novo processo com o processo original. Também será mais fácil comunicar aos outros a forma como o sucesso foi alcançado. Finalmente, um modelo nivela o discurso e os termos em toda a organização, possibilitando uma maior e melhor troca de informações. Abordados isso no White Belt, Green Belt e Black Belt, além do Lean.
