Multitarefa: pode ajudar você a fazer mais ou pode atrapalhar?

Quando você está ocupado, pode ser tentador lidar com várias tarefas de uma só vez. Por exemplo, você pode estar em uma reunião da equipe do projeto, esperando que ninguém perceba que está verificando seu e-mail e atualizando sua lista de tarefas para o dia. Três trabalhos feitos no espaço de uma hora soam muito mais produtivos do que apenas ouvir a atualização do projeto. Mas é isso mesmo? Neste artigo, examinamos o "mito da multitarefa" e exploramos estratégias eficazes para quebrar esse hábito inútil.

Multitarefa e o Mito da Produtividade

A multitarefa foi colocada sob o microscópio muitas vezes. E a maioria das pesquisas, como este estudo de 2012, chega à mesma conclusão: um alto nível de multitarefa não equivale a alta produtividade!

O simples fato é que não podemos nos concentrar efetivamente em mais de uma tarefa por vez. Quando trocamos de tarefa, nosso cérebro precisa se ajustar para processar as novas informações e elas ficam sobrecarregadas à medida que saltamos entre diferentes atividades. Como resultado, a qualidade do nosso trabalho sofre. E, quanto mais multitarefa, pior fica. Se suas tarefas exigem um alto nível de precisão e concentração, isso pode ter sérias consequências.

Outro perigo de multitarefa é o estresse que isso pode causar. A curto prazo, lidar com várias coisas de uma só vez pode lhe dar um "zumbido" e fazer com que você se sinta super produtivo. Mas, com o tempo, pode deixar você se sentindo sobrecarregado e esgotado.

Estes são sintomas comuns de doença da pressa, onde você sente uma necessidade intensa de trabalhar em "super velocidade" em todos os momentos. Sem surpresa, isso não é bom para sua saúde e pode levar ao esgotamento.

Por outro lado, pense em como você se sente satisfeito quando dedica toda a sua atenção a uma tarefa. Você é capaz de se concentrar claramente, e você pode sentir orgulho em completar uma tarefa com o melhor de sua capacidade. Isso é chamado de estado de fluxo e é um estado de espírito que você pode desenvolver com a prática.

Detectando a Tendência Multitarefa

Para muitos de nós, a multitarefa está tão arraigada na maneira como vivemos e trabalhamos que pode ser difícil identificá-la quando estamos fazendo isso. Mas você pode aprender a identificar os sinais reveladores.

Para fazer isso, tente estar ciente de seus próprios hábitos e comportamentos. Se, por exemplo, você se vir verificando o telefone enquanto fala, trabalha ou assiste à TV, é uma boa indicação de que você está no modo de multitarefa.

Da mesma forma, se você tiver várias guias abertas no seu computador, é provável que você seja multitarefa. O mesmo vale para a sua mesa - ter vários arquivos ou documentos para trabalhar ao mesmo tempo sinaliza a multitarefa.

Outra pista comum é a sensação de "desconsolo", quando você não tem 100% de certeza sobre o que deveria estar trabalhando em um determinado momento. Se você está dizendo coisas como: "Agora, onde eu estava?" ou "O que eu deveria estar fazendo?" no meio de uma tarefa, você provavelmente caiu na armadilha multitarefa.

Existem também pressões sociais em torno da multitarefa. Cada vez mais, esperamos estar sempre disponíveis e responder a tudo imediatamente. Você pode combater isso e impedir que outras pessoas definam sua agenda para você, tomando medidas para gerenciar seus limites pessoais.

Uma vez que você consiga reconhecer sua tendência para multitarefa, quando ela ocorre mais para você e quais são seus principais gatilhos, você pode enfrentá-la de frente.

Como parar a multitarefa

Reduzir a multitarefa pode melhorar a qualidade e a eficiência do seu trabalho e reduzir o estresse. Aqui estão algumas estratégias para você começar:

Planeje seu dia. Defina tempos específicos para as tarefas, como retornar chamadas, responder e-mails e fazer pesquisas. Escreva essas tarefas em uma lista junto com o tempo que você atribuiu a elas, para que você saiba o que deveria estar fazendo e quando.
Gerencie interrupções. Mantenha um registro mostrando quem mais o interrompe e quão urgentes são seus pedidos. Aprenda como ser assertivo, de modo que você possa educadamente, mas com firmeza, conversar com seus colegas sobre a redução de interrupções. Além disso, desative alertas e notificações desnecessários para reduzir a tentação de verificar seus e-mails e mensagens.
Planeje-se para interrupções urgentes. Haverá momentos em que algo requer sua atenção imediata. Mas não tente fazer duas coisas ao mesmo tempo. Em vez disso, mude seu foco intencionalmente.
Pare e anote onde você deixou sua tarefa atual e registre todos os pensamentos que você teve sobre como avançar. Então, lide com o problema imediato, antes de voltar ao que você estava fazendo. Desta forma, você será capaz de lidar bem com ambas as tarefas e você ficará com alguns avisos que o ajudarão a retomar a tarefa original mais rapidamente.
Pratique a atenção plena. Isso pode ajudá-lo a se concentrar em uma tarefa por vez. Se você achar que sua mente vagueia quando deveria estar se concentrando em outra coisa, gentilmente guie seus pensamentos de volta à tarefa em mãos. Por exemplo, se você estiver em uma importante reunião de equipe, mas também planejando uma apresentação, diga a si mesmo: "Estou nesta reunião, vamos nos concentrar no que estou aprendendo aqui". Ficar "no momento" pode ajudar a mantê-lo concentrado.
Faça algo que requer foco. Às vezes, nós praticamos multitarefa por hábito e porque é fácil. Você pode quebrar esse padrão executando tarefas diárias de uma maneira que requer total atenção. Em uma reunião, por exemplo, fazer anotações manuscritas pode ajudá-lo a se concentrar no que está sendo dito. Depois de desenvolver a capacidade de se concentrar em tarefas individuais específicas, você poderá aplicar isso em todas as suas atividades.
Faça pausas. Quando você se encontrar multitarefa, pare. Reserve alguns minutos para se sentar em silêncio na sua mesa, sem fazer nada. Mesmo pausas curtas como essa podem redirecionar sua mente e melhorar sua concentração. Mas também reserve tempo para intervalos "reais" - afaste-se de sua mesa na hora do almoço, por exemplo. Isso pode ter efeitos benéficos em seus níveis de produtividade e estresse.
Monitore os resultados. Verifique com você mesmo enquanto trabalha na redução de sua multitarefa, para ver seus esforços valendo a pena. Você provavelmente verá melhorias rápidas na qualidade do seu trabalho e se sentirá mais calmo e menos sobrecarregado. Certifique-se de felicitar-se por todas as mudanças positivas que você está fazendo.