O que é análise de impacto? Por que é importante?
A análise de impacto é uma ferramenta para ajudar a planejar a inevitabilidade das consequências e seu custo. É utilizada para combater os possíveis riscos. O risco está sempre no horizonte e as empresas mais bem equipadas devem discernir e se preparar para ele, o mais provável é que elas possam continuar fazendo negócios no futuro.
Se a terceira lei da física de Newton estiver correta e cada ação tiver uma reação igual e oposta, as empresas precisam tomar nota. Isso porque qualquer empresa de sucesso depende de ações inteligentes e oportunas. Essas ações definem um rumo para o lucro e o domínio de mercado, mas, independentemente de atingirem esses objetivos ou não, estão causando impacto em pessoas, lugares e coisas, que reagirão da mesma maneira. Se uma empresa não estiver preparada para essas respostas, estará assumindo um grande risco.
O que é análise de impacto?
Primeiro, o que é análise de impacto nos negócios (BIA)? É uma forma de prever as consequências de interrupções para uma empresa e seus processos e sistemas, coletando dados relevantes que podem ser usados para desenvolver estratégias para a empresa utilizar em casos de emergência.
Cenários que poderiam causar perdas ao negócio são identificados. Estes podem incluir fornecedores que não entregam, atrasos no serviço, etc. A lista de possibilidades é longa, mas é fundamental explorá-las completamente para avaliar melhor o risco. É identificando e avaliando esses possíveis cenários de risco que uma empresa pode apresentar um plano de investimento para estratégias de recuperação e mitigação, juntamente com uma prevenção direta.
O que o BIA aborda especificamente?
O que a análise de impacto analisa são os impactos operacionais e financeiros de uma interrupção de funções e processos de negócios. Isso inclui tudo, desde vendas e rendimentos perdidos, vendas ou receitas atrasadas, aumento de despesas, multas regulatórias, multas contratuais, perda de clientes ou insatisfação e atraso de novos planos de negócios.
Outro fator a ter em conta é o timing. O momento de um evento perturbador pode ter um grande impacto na perda sofrida por uma empresa. Se a sua loja for danificada por um desastre natural antes de uma grande venda ou grandes férias sazonais, o impacto é obviamente maior do que durante um período mais lento.
A análise de impacto nos negócios opera sob duas hipóteses:
- Cada parte do negócio depende das operações contínuas das outras partes do negócio.
- Algumas partes do negócio são mais importantes do que outras, exigindo mais alocações quando ocorrem interrupções.
Por que a análise de impacto é importante?
A razão pela qual toda empresa deve incluir uma análise de impacto nos negócios é que ela faz parte de qualquer plano completo para minimizar os riscos. Todas as empresas podem ser interrompidas por acidentes e emergências. Estes podem incluir uma falha de fornecedores, disputas trabalhistas, falhas de utilidades, ataques cibernéticos, para não mencionar desastres naturais ou provocados pelo homem.
Planeje com antecedência
Não é ideal produzir uma resposta quando se está no meio de uma crise; uma empresa inteligente já se preparou para esses riscos. Uma resposta criada em situações difíceis provavelmente será arbitrária ou aleatória e quase certamente será menos eficaz.
Com a devida diligência de uma análise de impacto, uma empresa tem um plano de ação bem pensado para se recuperar da adversidade. Isso dá à administração mais confiança em suas decisões e julgamentos ao responder a esses eventos.
Priorize de acordo
A análise de impacto, com instruções de alocação, priorizará quais operações precisam de recuperação imediata e quais podem esperar. Ela também fornecerá um conjunto de critérios para testar os planos de recuperação. Além disso, deve identificar a perda de receita resultante da interrupção, os custos mais elevados que a empresa provavelmente acumulará se houver despesas com multas e penalidades e a erosão da reputação e da base de clientes do negócio.
Todas essas informações são essenciais para o sucesso de uma empresa. Os problemas fazem parte do cenário de negócios e ignorar a possibilidade de alguma interrupção no processo ameaça a solvência e a sobrevivência a longo prazo.
Como conduzir uma análise de impacto?
Embora não haja uma maneira definida de conduzir uma análise de impacto, em geral, o processo segue o caminho descrito abaixo.
Obtenha aprovação
O primeiro passo é iniciar o processo obtendo a aprovação da gerência sênior para o projeto. Para começar, defina os objetivos, metas e escopo da análise de impacto. Deve ficar claro o que a empresa está buscando alcançar.
Em seguida, é importante formar uma equipe de projeto para executar a análise de impacto. Isso pode ser uma equipe existente, desde que eles saibam como conduzir uma análise de impacto. Mas essa equipe pode ser terceirizada para uma equipe especializada nesse processo se a empresa não tiver pessoas para essa tarefa.
Colete informações
O próximo passo é obter as informações coletadas necessárias para fazer a análise. Esses dados podem ser coletados de várias maneiras, desde entrevistas até um questionário de análise de impacto nos negócios, que é a ferramenta mais comum.
O questionário é uma pesquisa detalhada que foi desenvolvida pela equipe de análise de impacto nos negócios e tem como alvo perguntas que foram projetadas para obter respostas que avaliarão o efeito potencial de uma interrupção nos negócios.
As pessoas que devem ser entrevistadas ou receber o questionário incluem gerentes, membros da equipe, supervisores e outros conhecedores dos processos do negócio. Também pode incluir parceiros de negócios e aqueles que trabalham fora da organização, mas próximos o suficiente para ter uma visão possível. Em outras palavras, considere quem são seus stakeholders.
As informações coletadas para o seu relatório de BIA devem incluir o seguinte:
- O nome do processo
- Uma descrição detalhada de onde o processo é realizado
- Todas as entradas e saídas no processo
- Recursos e ferramentas que são usados no processo
- Os usuários do processo
- A temporização
- Os impactos financeiros e operacionais
- Quaisquer impactos regulatórios, legais ou de conformidade
- Data histórica
Revise as informações
Todos esses dados coletados devem ser documentados e revisados. Depois vem a análise da informação. Isso pode ser automatizado por computador ou feito manualmente, dependendo do que é mais fácil para o negócio e mais confiável e prático em termos de formular uma conclusão.
Essa revisão realizará vários objetivos: criará uma lista priorizada de funções ou processos de negócios; identificará os recursos humanos e tecnológicos necessários para manter um nível ótimo de operações; ele estabelecerá um período de recuperação no qual recuperar o processo ou função e retorná-lo ao normal.
Crie o relatório de análise de impacto
Depois disso, você deve documentar as descobertas. É quando o relatório de análise de impacto nos negócios é preparado. Embora o formato não seja regulamentado, ele geralmente segue a seguinte estrutura:
- Sumário
- Objetivos e escopo
- Metodologias utilizadas para reunir dados e avaliação
- Resumo das conclusões
- Uma descoberta detalhada em cada departamento do negócio (incluindo seus processos mais cruciais, impacto de interrupção, duração aceitável de interrupção, nível tolerável de perdas, custo de recuperação, etc.)
- Documentos de apoio
- Recomendações para recuperação.
Este documento será então apresentado à gerência. A decisão sobre como proceder está nas mãos da gerência sênior, então são eles que receberão o relatório. Observe que a análise de impacto nos negócios não é definida e pode variar de empresa para empresa. Tecnologia, ferramentas e processos mudam, e a análise de impacto nos negócios deve evoluir com eles.
