O que é a Curva S de custos do projeto ?
Dentre as diversas ferramentas para gestão de projetos, abordadas em nossa formação completa em Gestão de Projetos, no curso de Scrum - gestão rápida de projetos, e em nosso novo curso preparatório para a certificação de Gerente de Projetos PMP, as ferramentas de gestão de custos e de cronograma de projeto sempre recebem grande interesse, pois, em última instância, determinam o que pode ser realizado e como isto pode ser realizado.
Uma destas ferramentas é a Curva S de Custos, que mostra o orçamento acumulado em função do tempo de desenvolvimento do projeto - ou seja, o total de recursos financeiros consumidos pelo projeto, ao longo do seu período de existência e desenvolvimento.
Além disso, a curva S é uma ferramenta de planejamento, monitoramento e controle: na etapa do planejamento financeiro do projeto, ao se construir o cronograma esperado, são feitas diversas estimativas de custo, de acordo com a etapa do projeto. Estas estimativas são utilizadas para construir uma curva S planejada, que fornece aos gestores a programação de quando o projeto deverá receber maior aporte de recursos.
Neste artigo, utilizaremos imagens da nossa Planilha FM2S - Curva S e Cronograma, para exemplificar e tornar mais fácil o entendimento.
Para que serve o processo de gerenciamento de custos de um projeto, conforme descrito no Guia PMBOK?
O processo de gerenciamento de custos trata dos efeitos que estes podem exercer sobre o projeto, ao longo de todo o seu ciclo de vida. Assim, é um processo que tem a função de fornecer suporte à análise de desempenho futuro do produto do projeto (que pode ser um bem ou serviço) - é o processo que permite calcular o retorno do investimento, tanto real quanto estimado ("return on investment" - ROI).
Para projetos com mesmos escopo, tempo, custo e qualidade, o planejamento consiste em como será dividida a utilização do capital fixo (CAPEX) e do capital operacional (OPEX).
Como se dá o processo de gerenciamento de custos?
O processo de gerenciamento de custos só pode começar quando a gerência do projeto for capaz de fornecer os seguintes documentos ou informações, que são as entradas do processo de gerenciamento de custos:
- Plano de gerenciamento do projeto;
- Termo de abertura do projeto (clique aqui para ver como este termo pode ser redigido);
- Fatores ambientais da empresa;
- Ativos de processos organizacionais.
O processo, então, utiliza de opiniões especializadas, técnicas analíticas - com destaque para a curva S - e reuniões, para gerar, como saída, o plano de gerenciamento dos custos.
O que é e qual a importância do plano de gerenciamento dos custos?
O plano de gerenciamento dos custos é o documento gerado pela gerência do projeto com a descrição detalhada de como os custos serão planejados, estruturados e controlados. Este plano deve estabelecer:
- Unidades de medida dos recursos disponíveis;
- Nível de precisão das estimativas de custos utilizadas no projeto;
- Nível de exatidão (faixa de variação e tolerância);
- Associação com os procedimentos organizacionais (por exemplo, a EAP do projeto - clique aqui para aprender como elaborar a EAP);
- Limites de controle (tolerância de desempenho);
- Regras de validação de desempenho (pontos onde haverá controle, técnicas de valor agregado, metodologias e equações para previsões e a validação das estimativas ao término do projeto).
Para o correto gerenciamento de custos, é essencial a definição de um cronograma de projeto. Abaixo, é mostrado o cronograma do projeto fictício que serve de template para nossa planilha, para cada etapa:
Alguns detalhes merecem ser destacados, na tabela de cronograma acima: em primeiro lugar, cada uma das atividades do projeto, destacadas na coluna "Nome da Atividade", recebe um código, de modo a facilitar a referência a esta atividade. Além disso, algumas atividades só podem ser iniciadas após a conclusão de outras, e esta ordem deve ser obedecida no cronograma. Na coluna "Predecessora", são mostradas quais atividades devem estar concluídas antes que esta possa ser iniciada. São mostrados, também, o número de dias estimados para a conclusão de cada atividade. Assim, basta, no cronograma, preencher as atividades que podem ser iniciadas primeiro, marcando com um X os espaços correspondentes aos dias de duração desta atividade. Uma vez concluído o período para realização desta atividade, aquelas que dependem apenas da sua conclusão serão iniciadas, e o processo é o mesmo para todas as atividades (observação: caso não seja necessária a realização de uma atividade, mas sim o recebimento de uma informação, coloque o recebimento desta informação no cronograma. Este tipo de assunto, bem como o modelo de priorização de atividades, é bastante abordado em nosso curso de Gestão do Tempo, que fornece ótimas ferramentas para a gestão eficiente tanto de projetos quanto de atividades de rotina).
Para cada uma das atividades descritas, é realizada uma estimativa de custos, mostrados na tabela abaixo, também retirada de nossa planilha:
Nesta tabela, os custos são estimados e mostrados de acordo com 3 categorias, para cada etapa do projeto: custos com os recursos humanos internos da empresa (pagamento de horas de trabalho, bonificações, etc), custos de materiais que a empresa terá de adquirir para realizar o projeto, custos com empresas ou prestadores de serviços terceirizados e custos relativos ao uso ou empréstimo de equipamentos. A soma de todos os custos fornece o orçamento total do projeto.
Podemos, agora, distribuir os custos no cronograma. Para isso, onde estava gravado cada X, substituímos o X pelo custo estimado, dividido igualmente pelo número de semanas para realização de cada atividade. Note que, na primeira linha, foi distribuído igualmente o orçamento da atividade "Rodar as PGP's" entre cada semana de realização do projeto, uma vez que esta atividade deve ser realizada ao longo de todo o projeto.
Nesta tabela, existem duas linhas novas, "Valor por Mês" e "Valor Previsto".
- Valor por mês: cada célula desta linha fornece a soma total dos custos da respectiva coluna. Assim, esta linha permite à gestão verificar quais semanas necessitarão de maior comprometimento financeiro por parte da empresa, uma vez que mostra o custo total do projeto a cada semana de seu cronograma.
- Valor previsto: cada célula mostra o custo total acumulado até a semana à qual a célula se refere. Ou seja, mostra a soma dos valores por mês até aquela semana (incluindo aquela semana). Uma forma de calcular isso é tomar o Valor previsto da semana anterior e somar ao valor por mês indicado para aquela semana. É esta linha que corresponde à curva S.
Agora, basta plotar os gráficos do valor previsto em função do tempo de realização do projeto (o que já é feito pela nossa planilha, para obter a curva S, mostrada abaixo:
No eixo horizontal da curva é mostrada a semana de projeto, contada a partir de seu início, enquanto que o eixo vertical mostra o valor previsto.
A curva S mostrada não possui exatamente um formato sigmoidal (formato de letra "S") porque é uma curva teórica - é a estimativa de custos realizada, não o custo total real do projeto - é uma boa prática, ao fim de cada projeto, comparar a curva estimada com a real, para melhorar os métodos de estimativas da empresa, bem como avaliar se houve alguma falha grave de planejamento e qual foi a sua causa.
Espera-se que ela tenha o formato de S porque, no início do projeto, há poucas atividades sendo realizadas - o que gera pouco custo - e há uma fase intermediária de aceleração das atividades - quando os custos aumentam rapidamente, geram a inclinação positiva da curva e a gerência deve fornecer o maior fluxo possível de recursos ao projeto. Ao fim do projeto, o fluxo de atividades tende a diminuir, e a curva tende a se tornar horizontal. Uma curva real muito inclinada durante a etapa final do projeto indica uma falha grave de planejamento, que fez com que a organização necessitasse aportar mais recursos do que o previsto, podendo superar até as reservas de contingência.
Assim, a curva S é a base para o gerenciamento do valor agregado no projeto, ou seja, da transformação do escopo e do cronograma de projeto em recursos a ser utilizados pela organização. Assim, a curva S é também uma medida da eficiência da estrutura de custos do projeto.
Um gestor, porém, deve acompanhar a evolução da curva S real ao longo do tempo durante todo o projeto, e não apenas ao seu fim: isso permitirá a ele perceber, do ponto de vista financeiro, que há um problema, e acionar o plano de gerenciamento de riscos do projeto, tópico a ser tratado em um post futuro.
Se interessou pelo tema?
A gestão de projetos e em, especial, de seus custos, são temas de extrema relevância em qualquer organização, e possuir uma certificação no assunto é um grande diferencial para qualquer projeto.
Para entender mais sobre este tema, não deixe de conferir nosso curso de Gestão de Projetos, no curso de Scrum - gestão rápida de projetos, e nosso novo curso preparatório para a certificação de Gerente de Projetos PMP! Também abordamos o assunto na Certificação Green Belt e na Black Belt e em diversos posts do Blog, bem como em ebooks que você pode baixar gratuitamente aqui no site - por exemplo, o Ebook de gerenciamento das comunicações em projetos.
por: Marco César Prado Soares – consultor associado FM2S e instrutor dos cursos EAD Lean Logistics e Excel
