O que é um documento de iniciação do projeto (PID)?
Você já fez parte de um projeto em que nem todo mundo tem a mesma visão de onde o projeto está indo? Essa falta de clareza pode gerar confusão: as pessoas começam a puxar em direções diferentes, acumulando expectativas irreais e abrigando preocupações e medos desnecessários. Embora seja normal como parte de um projeto colocar em prática os mecanismos detalhados de planos, controles e relatórios, como você coloca todos na mesma página para começar? Isso é feito criando um documento de iniciação do projeto (PID)
PID é o documento de planejamento de projeto. Nele, você reúne todas as informações necessárias para iniciar o projeto e comunica essas informações importantes às partes interessadas do projeto. Com um Documento de Iniciação do Projeto bem elaborado, você pode deixar todos entenderem o rumo do projeto desde o início.
Seu documento de iniciação do projeto faz o seguinte:
- Define seu projeto e seu escopo.
- Justifica seu projeto.
- Garante financiamento para o projeto, se necessário.
- Define os papéis e responsabilidades dos participantes do projeto.
- Dá às pessoas as informações de que precisam para serem produtivas e eficazes desde o início.
Ao criar um PID, você responderá às perguntas: O que? Por quê? Quem? Como? Quando?
Você também pode usar uma Carta de Projeto em vez de um Documento de Iniciação do Projeto para esses propósitos, pois são documentos muito semelhantes. No entanto, uma Carta do Projeto geralmente tem menos detalhes. Um Documento de Iniciação do Projeto é mais adequado para projetos em que você tem recursos para escrever um documento mais detalhado.
Como construir um PID?
Embora a maioria das organizações orientadas a projetos tenha seus próprios modelos para os Documentos de Iniciação de Projetos, as informações contidas nesses documentos costumam ser bastante semelhantes, apesar das variações nos termos usados.
Aqui, trabalhamos nas seções mais comuns e analisamos as informações que devem ser abordadas em cada uma delas.
Comece fazendo o download da nossa Lista de Verificação de Documentos de Iniciação do Projeto. Use esta lista de verificação para marcar cada parte do seu PID à medida que você o completa - no seu modelo corporativo ou em um PID que você constrói do zero.
Seção 1: O que?
Esta seção informa ao leitor o que o projeto está buscando alcançar. Nele, descreva o problema que o projeto está buscando resolver, bem como uma definição completa do projeto. Esta seção geralmente abordará os seguintes tópicos:
Background
Qual é o contexto do projeto e por que o trabalho é necessário? Descreva brevemente a ideia ou problema e discuta por que este projeto é relevante e oportuno. Os detalhes virão mais tarde, então use esta seção para destacar brevemente como este projeto surgiu.
Definição de projeto
Propósito: Por que você está fazendo este trabalho? Descreva o resultado final desejado deste projeto.
Objetivos: Que resultados específicos serão alcançados e como você medirá esses resultados? Lembre-se de limitar o número de objetivos para o seu projeto - quatro ou cinco objetivos são normalmente suficientes.
Escopo: Quais são os limites para este projeto (por exemplo, tipo de trabalho, tipo de cliente, tipo de problema, área geográfica coberta)? Liste todas as áreas excluídas que você acredita que as partes interessadas possam supor que estão incluídas, mas não estão. Quanto mais específico você é, menos oportunidade existe para mal-entendido em um estágio posterior do projeto.
Entregas: O que o projeto entregará como saídas? Sempre que possível, descreva as entregas como itens tangíveis, como relatórios, produtos ou serviços. Lembre-se de incluir uma data em que cada entrega é esperada. Você usará essas informações para monitorar marcos.
Restrições: Que coisas você deve levar em consideração que influenciarão suas entregas e programação? Estas são variáveis externas que você não pode controlar, mas precisa gerenciar.
Suposições: Quais suposições você está fazendo no início do projeto? Se necessário, programe o trabalho para confirmar essas suposições.
Seção 2: Por quê?
Crie um caso de negócios para mostrar por que seu projeto está indo em frente. Descreva o efeito que o projeto terá sobre o negócio e apoie-o com uma descrição detalhada dos riscos que devem ser considerados.
Caso de Negócio
Benefícios: Por que você está realizando este projeto e quais benefícios você espera que ele ofereça? Inclua informações sobre como esses benefícios serão medidos. Para mais informações sobre gerenciamento de benefícios, clique aqui.
Opções: Quais outros cursos de ação foram considerados como este projeto foi projetado e desenvolvido?
Custo e Prazo: Forneça uma análise dos custos do projeto e do financiamento relacionado.
Análise de Custo/Benefício: Como os custos do projeto são equilibrados com os retornos esperados? Para detalhes de como construir uma análise de custo/benefício, clique aqui.
Análise de risco
Identificação de riscos: identifique os riscos dentro do projeto e você precisará gerenciar ou aceitar.
Prevenção de riscos: descreva o que você vai fazer para mitigar ou gerenciar riscos.
Gerenciamento de risco: Onde você não pode evitar riscos, quais são seus planos de contingência para lidar com eles? Que ações você fará se o risco se materializar?
Monitoramento de risco: Quais processos você tem para avaliar rotineiramente os riscos associados ao seu projeto?
Seção 3: Quem?
Descreva como o projeto será organizado e gerenciado. Identifique linhas de relatório e defina papéis específicos que serão preenchidos. Você precisa ter clareza sobre as funções dos funcionários para não duplicar responsabilidades e para que todos sejam claros sobre o que se espera deles. Se este for um projeto de longo prazo, você pode até considerar o desenvolvimento de descrições de cargos para os membros da equipe.
Papéis e responsabilidades
Organograma/Estrutura do Projeto: Crie um diagrama que mostre as linhas de autoridade e relatório para cada membro da equipe do projeto.
Patrocinador do Projeto: Quem tem autoridade e controle sobre o projeto e sua implementação?
Gerente de Projeto: Quem é o Gerente de Projeto e quais são suas responsabilidades?
Equipe do projeto: Quem são os principais membros da equipe do projeto? Quais são os seus papéis e descrições de trabalho? Quais são seus números de telefone e endereços de e-mail? Qual é o seu departamento ou organização original? E a quem eles relatam diariamente?
Seção 4: Como e quando?
Forneça informações amplas sobre como o projeto será implementado. Descreva como o projeto será implantado definindo cronogramas, recursos e estágios de gerenciamento. Esta é uma visão geral de alto nível que, à medida que o projeto avança, será apoiada por documentos de planejamento de projeto mais detalhados.
Plano Inicial do Projeto
Atribuições: Quais tarefas principais (com marcos) serão concluídas durante o projeto?
Cronograma: Fornecer um relatório do tempo estimado envolvido para o projeto. Você provavelmente já preparou um gráfico de Gantt de alto nível ou um cronograma semelhante, de modo que o PID simplesmente resume o cronograma previsto.
Recursos Humanos: Quantos dias de atividade serão necessários para concluir o projeto? Quantos funcionários de suporte serão necessários? Você precisará trazer mais pessoas para a equipe do projeto?
Controle do Projeto: Como o progresso será monitorado e comunicado?
Controle de Qualidade: Como a qualidade das entregas será avaliada e monitorada?
