O que é um modelo de plano de projeto? Como funciona?
Implementar qualquer projeto ou iniciativa é difícil. E isso é um eufemismo. Quanto maior o empreendimento, mais difícil tudo será. É por isso que um modelo de plano de projeto é importante - ele serve como o principal alicerce e fundamento sobre o qual o plano do projeto será montado e configurado. Se o plano do projeto é essencial para a implementação do projeto, o modelo do plano do projeto permite que planejadores e tomadores de decisão criem um conjunto de padrões e etapas a serem seguidas para que cada projeto e plano do projeto estejam alinhados com o que a empresa ou a organização representa.
É importante lembrar que o modelo do plano do projeto e o plano do projeto estão de mãos dadas. É praticamente inútil ter um sem o outro.
A descrição detalhada do modelo do plano do projeto e do plano do projeto
A Techopedia define um plano de projeto como um "documento formal projetado para orientar o controle e a execução de um projeto". A intenção de um plano de projeto é mostrar o escopo pretendido de uma iniciativa, simplificar e organizar a comunicação entre as partes interessadas do projeto, rastrear os vários objetivos, intenções, decisões e mudanças associadas ao projeto, e mesmo por extensão, acompanhar o progresso do desenvolvimento e implementação de um projeto.
Por outro lado, o objetivo do modelo de plano de projeto é padronizar as coisas, permitir que os gerentes, líderes e tomadores de decisão tenham uma oportunidade sempre que as circunstâncias e os requisitos mudarem, o que será frequentemente. Ter um modelo de plano de projeto ajudará você a acompanhar e evitar recomeçar sempre que algo precisar ser alterado ou algo der errado no estágio de planejamento ou implementação.
O modelo de plano do projeto pode variar do intimamente complexo ao direto e simples. Uma característica frequentemente utilizada e definidora do plano do projeto é o gráfico de Gantt. É uma visualização da linha do tempo e do cronograma do projeto, ilustrada por meio de um gráfico de barras dinâmico e horizontal. O gráfico também mostra o progresso do projeto (geralmente em comparação com o prazo alocado para a conclusão do projeto).
A natureza do modelo de plano do projeto deve ser a base estática e estável sobre a qual o plano de projeto mais dinâmico e em constante mudança deve ser construído.
Por que os planos de projeto são importantes?
Os planos de projeto são parte integrante de qualquer iniciativa. Um bom gerenciamento de projetos significa ajudar as organizações a entregar tarefas e projetos no prazo, cumprir os orçamentos associados e criar uma relação de trabalho mais coesa entre equipes internas e entre a empresa e os clientes. Os planos de projeto mantêm todos em sincronia e informados; todos estão na mesma página. Projetos adequadamente gerenciados são a chave para o progresso e desenvolvimento contínuos de uma organização, além da conclusão da tarefa ou projeto em questão. Portanto, vejamos alguns dos principais motivos pelos quais o gerenciamento de projetos vale o tempo, o esforço e os recursos de uma organização.
Fornece um senso de propósito e direção
Em um artigo para o empreendedor, o CEO e co-fundador da Signet Education, Jay Bacrania, escreve: “Mais do que nunca, no entanto, os empreendedores - especialmente aqueles que estão começando - não priorizam seus projetos o suficiente. Em vez disso, eles tentam fazer tudo de uma vez. Esta é uma má ideia".
Os planos de projeto organizam tudo, permitindo uma melhor priorização dos projetos, geralmente por meio de software de gerenciamento de tarefas. A abordagem reativa às coisas - que basicamente responde simplesmente às coisas como elas acontecem - não é apenas estressante, mas também pode ser potencialmente desnecessariamente cara e dispendiosa, além de causar danos a longo prazo. O planejamento do projeto permite que gerentes e líderes analisem o cenário geral e considerem os efeitos a longo prazo de qualquer decisão que eles tomarem. Nem todas as decisões de curto prazo fazem sentido a longo prazo; e qualquer empresa que se preze perceberá que a chave para a longevidade e a relevância contínua em um mercado em constante mudança é sempre considerar as coisas a longo prazo. Os planos de projeto garantem que as metas e iniciativas de curto prazo se ajustem à direção que a empresa deseja seguir no futuro, além de ajudar a atender às metas de longo prazo da organização.
Ajuda a unir equipes e grupos
Especialmente quando equipes diferentes de departamentos diferentes trabalham juntas, é difícil coordenar esforços (que é um eufemismo) quando não há um plano para ajudar as coisas a gelar. Todos operariam no seu próprio ritmo, sem levar em consideração o impacto de cada ação e decisão nas outras equipes. Isso pode significar um desastre para qualquer projeto, ainda mais quando se trata de iniciativas maiores. Um plano integrado ajuda as equipes a cooperar de maneira completa e produtiva com eficiência em projetos conjuntos. Isso ajuda a melhorar o gerenciamento de tempo (e o quadro de horários dos funcionários), o que significa operações mais eficientes e produtivas.
Ajuda os tomadores de decisão a se adaptarem às mudanças
Pode parecer contra-intuitivo, mas os planos (e ESPECIALMENTE um modelo de plano de projeto) ajudam os gerentes a se adaptarem melhor a quaisquer mudanças e desafios que possam encontrar ao longo do caminho. Até certo ponto, um bom planejamento de projeto ajuda a antecipar algumas dessas mudanças e desafios, permitindo o desenvolvimento ou contramedidas ou planos alternativos. O planejamento minimiza erros e garante uma manipulação mais suave de eventos inesperados. Essa é uma parte importante do que torna uma organização "ágil". Além disso, a organização ágil tem mais chances de aproveitar as novas oportunidades oferecidas pelas mudanças do mercado, mantendo a marca e a empresa atualizadas e relevantes.
As perguntas básicas que todo plano de projeto deve responder
Por quê
Por que este projeto está sendo iniciado? Divida as razões pelas quais o projeto é necessário. Isso pode envolver um problema ou problema que precisa ser resolvido, ou talvez uma iniciativa de crescimento ou desenvolvimento projetada para impulsionar a organização.
O que
Qual será exatamente o projeto? Fale sobre definições e limites; discutir escopo e limitações. Todo bom plano de projeto é detalhado e específico, e sabe o que deve fazer e pode e não pode fazer. Muitos projetos (e planos de projeto, por extensão) são vítimas de serem vagos e grandes demais, o que impede que a intenção real seja cumprida. O “o quê” do plano do projeto permite aos gerentes decidir onde traçar a linha e definir o que exatamente precisa ser realizado.
Quem
Outra característica definidora do plano do projeto é determinar quem estará envolvido. Especialmente em grandes projetos, ter muitas vozes pode ser devastadoramente contraproducente. É importante para todo plano de projeto definir as personagens que se encaixam nas várias funções necessárias para o sucesso do projeto ou iniciativa. Isso ajuda a tornar as coisas mais organizadas e contribui para uma direção mais clara no futuro.
Quando
O quando basicamente define os diferentes cronogramas para cada etapa do projeto, além de quando começa e quando termina. Ele define os pontos de realização ou os marcos de uma iniciativa.
4 dicas para ajudar a fazer um plano de projeto eficaz
1. Envolver-se com as partes interessadas
Muitos planos falham porque as partes interessadas não são consultadas com frequência. É importante que as partes interessadas de uma iniciativa saibam o que está sendo feito e desenvolvido, bem como o progresso do projeto em questão. Criar relacionamento e engajamento com as partes interessadas permitirá que elas entendam melhor - principalmente em parte através do plano do projeto - quais medidas precisam ser tomadas e por quê. Isso ajuda a menos interferência e desenvolve um senso de confiança entre todas as partes envolvidas.
2. Não tenha medo de aceitar a realidade
Uma das coisas que o bom planejamento deve fazer é ajudar todos os envolvidos a verificar a realidade. Muitas iniciativas têm boas intenções, mas acabam sendo prejudicadas por ambições ou objetivos que são muito elevados ou vagos demais para serem alcançados. Qualquer tipo de projeto precisa definir o que pode e o que não pode ser feito, bem como o tempo necessário para desenvolvê-lo e implementá-lo. O mesmo vale para o orçamento.
3. Comunicar, comunicar, comunicar
Já discutimos o envolvimento com as partes interessadas, mas essa é apenas a ponta do iceberg no que diz respeito ao planejamento do projeto. Todos devem ser mantidos informados, para que tudo corra bem. Todos devem ser avaliados regularmente sobre o progresso e as etapas do projeto, para que qualquer problema possa ser resolvido de antemão, quaisquer problemas (seja no próprio projeto ou entre equipes ou pessoas que trabalham nele) possam ser abordados e, esperamos, resolvidos. saberá quais lacunas precisam ser preenchidas, tanto no projeto quanto no fluxo de trabalho associado.
