Um sistema é um conjunto de elementos inter-relacionados e interdependentes que trabalham juntos para alcançar um objetivo ou conjunto de objetivos. Pode ser uma coleção de componentes físicos ou lógicos, como uma máquina, um organismo, um processo, uma organização ou uma comunidade.
Neste artigo, o nosso sistema, obviamente, é voltado para a área empresarial. Entender como a organização pode funcionar como um sistema e a relevância de ser assim.
O que é um sistema?
Dentro de um sistema, o mais importante é que o objetivo seja claro para todos que fazem parte. Então, em uma organização, desde as pessoas em cargos mais altos até as de posições mais baixas precisam entender qual é o plano para o futuro, os valores, entre outros aspectos.
Os componentes não precisam estar claramente definidos e documentados: as pessoas podem simplesmente fazer o que precisa ser feito. A gestão de um sistema, portanto, requer conhecimento das inter-relações entre todos os componentes do sistema e das pessoas que trabalham nela.
Um sistema deve ser gerenciado. Não irá gerenciar-se sozinho. Deixados para si mesmos no mundo ocidental, os componentes se tornam centros de lucro egoístas, competitivos e independentes, assim, destroem o sistema. O segredo está na cooperação entre componentes para o objetivo da organização. Não podemos pagar o efeito destrutivo da concorrência.
Qual a finalidade de um sistema?
O objetivo proposto para qualquer organização é que todos ganhem - acionistas, funcionários, fornecedores, clientes, comunidade, o meio ambiente, todos, em longo prazo. Por exemplo, no que diz respeito aos empregados, o objetivo pode ser proporcionar uma boa gestão, oportunidades de treinamento e educação para o crescimento, além de outros contribuintes para a alegria no trabalho e qualidade de vida.
O ponto 1 dos 14 pontos de Deming, recorda o leitor, exige uma declaração de constância de propósito - o objetivo do sistema, a ênfase na finalidade.
Sua organização é um sistema?
Uma empresa ou organização pode ter edifícios, mesas, equipamentos, pessoas, água, telefones, eletricidade, gás, serviços municipais. Mas é um sistema? Em outras palavras, existe um objetivo?
Com algumas empresas, por causa do pensamento de curto prazo, o único objetivo é a sobrevivência do dia, sem pensar no futuro.
Desenvolvimento do objetivo
Os seres humanos precisam de mobilidade, não automóveis, trens, ônibus ou aviões. As crianças têm necessidade de habilidades na leitura, não por um determinado currículo, livros didáticos ou técnica de ensino. A escolha do objetivo é claramente uma questão de esclarecimento de valores, especialmente o nº da escolha entre as possíveis.
Um sistema deve criar algo de valor, ou seja, resultados. Os resultados pretendidos, juntamente com a consideração de destinatários e de custo, moldam o objetivo do sistema. É, portanto, tarefa da administração determinar esses objetivos e gerir toda a organização para a realização desses objetivos.
É importante que um objetivo nunca seja definido em termos de uma atividade ou método específico. Deve sempre se relacionar com uma vida melhor para todos.
O objetivo precede o sistema organizacional e aqueles que trabalham nele. Trabalhadores, por exemplo, não podem ser a fonte do objetivo.
É uma obrigação da liderança patrocinar e dinamizar a determinação do objetivo. O foco desta tarefa pode ser em uma pessoa (como um empresário), ou em um grupo (como um conselho de administração), ou até investidores. Sempre que houver um ponto de origem, deve haver, em toda a organização, um senso de acordo sobre o objetivo.
Como gerenciar o sistema?
Qualquer coisa menos do que a direção dos melhores esforços para a realização do objetivo ou objetivos de toda a organização é um veredicto direcionado para o fracasso. Todo mundo perde, mesmo as pessoas em um centro de lucro individual bem-sucedido.
O crescimento do tamanho e complexidade de um sistema e as mudanças com o tempo das forças externas (concorrência, novo produto, novos requisitos) exigem gerenciamento geral dos esforços dos componentes. Uma responsabilidade adicional da administração é estar pronta para mudar o limite do sistema para melhor servir o objetivo. As mudanças podem exigir a redefinição de componentes.
A gestão de um sistema pode exigir imaginação. Um exemplo vem do Departamento de Defesa. A gestão de um grupo gastou algum do seu escasso orçamento para melhor habitação em uma base naval, sendo a teoria que, sem uma boa habitação, não haveria pessoas lá para pilotar os aviões.
Outro exemplo é o departamento de comida da MidState que serviu intencionalmente comida na lanchonete tão boa e tão barata que os funcionários comiam seus almoços na empresa, atraídos pela qualidade e pelo preço. Os empregados gastaram assim muito menos tempo no almoço, e mais tempo no trabalho, do que se tivessem saído do prédio para o almoço.
O departamento de alimentos perdeu uma média de 2 reais por almoço, mas a empresa como um todo ganhou, não apenas porque os funcionários gastam mais tempo no trabalho, mas também pelo aumento no engajamento da boa gestão.
O sistema precisa antecipar o futuro
A administração e os líderes ainda têm outro emprego, ou seja, para governar seu próprio futuro, para não serem meramente vítimas de circunstâncias. Por exemplo, em vez de tirar a perda na produção para atender a demanda, pode ser melhor nivelar a produção ou aumentar a produção a uma taxa econômica. Outra possibilidade é tornar-se ágil e eficiente nos cumes e vales em demanda. Como outro exemplo, a administração pode mudar o curso da empresa e da indústria, antecipando as necessidades dos clientes para novos produtos ou novos serviços.
A preparação para o futuro inclui a aprendizagem ao longo da vida para os funcionários. Inclui a varredura constante do meio ambiente (técnico, social, econômico) para perceber a necessidade de inovação, novos produtos, novos serviços ou inovação de método. Uma empresa pode até certo ponto governar seu próprio futuro.
Qualquer sistema precisa de orientação de fora. Novamente, um sistema não pode entender a si mesmo. Uma organização pode exigir que alguém no cargo dê ajuda ao presidente ensine e facilite conhecimentos profundos. Aprendemos que um diagrama de fluxo é útil para entender um sistema. Ao entender um sistema, pode-se prever as consequências de uma mudança proposta.
O limite do sistema a ser descrito pode ser desenhado em torno de uma única empresa, ou em torno de uma indústria, ou como no Japão em 1950, em todo o país. Quanto maior for a cobertura, maiores serão os benefícios possíveis, porém, mais difícil de gerenciar. O objetivo deve incluir planos para o futuro.
