Objetivos de um Checklist
Checklist, Listas de Controle ou Listas de Verificação são documentos projetados para realizar atividades repetitivas, para verificar uma lista de requisitos ou para coletar dados de maneira ordenada e sistemática. Eles são usados para fazer verificações sistemáticas de atividades ou produtos, garantindo que o trabalhador ou inspetor não se esqueça de nada importante. Além disso existem outras funções pelas quais um checklist é “responsável”, desta forma discutiremos neste artigo quais são os principais objetivos de um checklist e alguns exemplos da aplicação dessa ferramenta da qualidade em casos reais.
Um checklist pode aparecer de diversas formas, por exemplo como uma lista de perguntas ou mesmo como uma lista de atividades a serem realizadas. Quanto aos modelos, podem ser utilizados com caixas de seleção que são marcadas a medida em que os itens/tarefas são concluídos, em aplicativos que mudam de cor de acordo com o toque na tela de um dispositivo, ou até mesmo uma lista simples em papel.
As pessoas aceitam os resultados de uma lista de verificação preenchida como confiável e verdadeira. Portanto, é usado como um auxiliar de memória ou uma ferramenta de trabalho para garantir que todos os problemas tenham sido considerados. Daí vem a importância do preenchimento correto pois em muitos casos é utilizado como um documento. Vamos conferir agora quais os principais objetivos de um checklist.
Principais objetivos de um checklist
1- Esquecimento
De cara o primeiro problema a a ser solucionado quando você cria um checklist de tarefas é a possibilidade de você esquecer de alguma coisa.
Em alguns casos isso pode custar uma vida, como por exemplo para a manutenção de algumas máquinas, onde o funcionário responsável deve entrar dentro da máquina para fazer a manutenção. Nestes casos, no checklist de manutenção deve constar uma medida preventiva, como a retirada de um fusível, o que já impede que a máquina seja ligada por outra pessoa durante o seu conserto.
2- Organização
Quem nunca se perdeu em tantas tarefas que tinha para realizar em um curto período de tempo? Pois bem, os checklists podem nos ajudar a manter a organização, garantindo que não pulemos nenhuma etapa do processo.
Os checklists fazem a união de algo extremamente prático com o extremamente fácil, parece perfeito não? Uma lista de tarefas a fazer permite gerenciar rápida e eficientemente suas várias tarefas. É simplesmente uma lista que mantém todas as suas tarefas e itens em um único local.
3- Priorização
O segundo entre os diversos objetivos de um checklist diz respeito à priorização. Chega de ficar em dúvida sobre qual tarefa é mais importante, qual leva mais tempo e qual você deve realizar primeiro. O checklist também lhe permite priorizar as tarefas de acordo com a sua necessidade.
Ao montar o seu checklist por si só você já está priorizando algumas tarefas, mas vai aqui uma dica importante: procure separar as demandas por categoria.
4- Produtividade
Tendo um checklist, você pode concluir tarefas repetitivas com mais rapidez e eficiência, e com menos erros (ainda mais com os checklists digitais). Isso lhe economizará mais tempo ao longo do seu dia e garante menor probabilidade de erros. Você se torna mais produtivo e realiza mais a cada dia.
5- Falta de Iniciativa
Em muitos lugares onde já trabalhei a falta de iniciativa entre os funcionários era algo que sempre incomodou e muito a alta gerência. Portanto o melhor a se fazer nestes casos é um checklist de tarefas pois, sempre que houver ócio entre os funcionários, lá estarão as tarefas que devem ser realizadas por eles.
6- Motivação
As listas de verificação ou checklists nos motivam a agir e concluir tarefas. Isso acontece principalmente porque em um checklist você encontra a maneira de se realizar uma tarefa passo a passo (sequencialmente), dando início ao passo seguinte somente depois de concluir o anterior, nos tornando mais eficientes e bem sucedidos. Como as listas de verificação podem nos tornar mais bem-sucedidos, torna-se um círculo virtuoso, onde somos motivados a realizar mais devido aos resultados positivos.
7- Salvar vidas
Além da situação de manutenção descrita no item de esquecimento, mencionado a cima, existem diversas outras situações em que um checklist pode salvar vidas. Durante a segunda guerra por exemplo, em um voo de demonstração um aviador bateu seu avião por se esquecer de procedimentos básicos durante a decolagem, o que foi solucionado após colocarem um checklist em cada um dos aeroplanos.
As listas de verificação também reduzem as mortes em hospitais. Quando foram implementadas para uso pelas equipes cirúrgicas, as mortes reduziram muito.
8- Delegação
Ao dividir tarefas em tarefas específicas, as listas de verificação nos dão mais confiança ao delegar atividades. Quando estamos mais confortáveis que as tarefas serão executadas corretamente, delegamos mais e nos tornamos significativamente mais produtivos.
9- Economia de tempo
Outro objetivo das Listas de verificação é ajudar você a economizar tempo. Ter as etapas escritas de maneira simples e em ordem facilita a execução e provavelmente resulta em menos erros, evitando assim o desperdício de tempo necessário para a correção de problemas.
10- Excelência
As listas de verificação nos permitem ser mais eficazes no atendimento aos clientes. Ao ajudar a garantir que você ofereça um atendimento superior ao cliente, podemos alcançar a excelência aos olhos do cliente. A excelência é um diferenciador que melhora o valor da marca.
11- Disciplina
Dependendo da sua vida comercial, pode depender do processo ser concluído corretamente. O uso de listas de verificação pode ajudar quando as coisas dão errado - fornecendo evidências de que uma etapa específica foi concluída.
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