O que é o pensamento sistêmico?
O pensamento sistêmico começa no sistema, o qual, por sua vez, trata-se de um grupo interdependente de itens, pessoas ou processos trabalhando juntos em direção a um propósito comum.
Assim, uma “visão sistêmica” é uma maneira importante de se pensar melhorias. Isso significa ver a organização mudando com o tempo para melhor satisfazer às necessidades do cliente. O sistema é composto de pessoas, departamentos, equipamentos, instalações, processos e produtos interdependentes, todos trabalhando em direção a um propósito comum.
Por outro lado, ainda que possa soar como uma novidade, todos nós já fazemos parte de muitos sistemas – nossa família, nossa comunidade, nosso estado e o lugar onde nós trabalhamos, por exemplo. O conceito de sistema é uma estrutura útil para pensarmos sobre melhorias.
Como o Pensamento Sistêmico engloba os processos?
Embora um sistema inclua itens como equipamentos e materiais, assim como pessoas, o enfoque nos processos é, em muitas circunstâncias, uma boa estratégia para melhorias. Dirigir para o trabalho, cortar a grama, pagar as contas, fazer a compra de supermercado: todos são processos que executamos diariamente em nossas vidas.
Dessa forma, um processo se define como:
Um processo é um conjunto de causas e condições que repetidamente vêm juntas numa série de etapas para transformar as entradas (inputs) em resultados.
Em qualquer organização, todo trabalho pode ser visto como um processo ou um subsistema (um grupo de processos). Alguns exemplos são comprar, programar, processar pedidos e despachar. Aliás, a qualidade do trabalho realizado numa organização é resultado não somente do funcionamento dos processos individuais, mas também de quão bem esses processos se conectam como o resto do sistema. Comprar, programar, processar pedidos e despachar devem, portanto, trabalhar juntos para atenderem a um pedido de produto do cliente. Se o trabalho estiver atrasado em qualquer destes processos, os pedidos serão entregues com atraso.
Quais são os aspectos do pensamento sistêmico?
O conceito de uma teoria sistêmica geral teve como precursor von Bertalanfy nos anos 30 (Bertalanfy, 1968). Forrester (1986), Ackoff (1981), Senge (1990) e Drucker (1990) deram sua contribuição ao introduzir a ideia de pensamento sistêmico na corrente principal do pensamento sobre negócios, enquanto Deming (1993) integra a “apreciação de um sistema” dentro do seu conceito de conhecimento profundo. Nesse sentindo, quando se aplica o conceito de sistemas a uma organização, o foco pode ser a organização inteira ou partes da organização que formam sistemas distintos.
O estudo dos sistemas requer um novo vocabulário e uma série de processos de pensamento. Muitos métodos da teoria sistêmica são exatamente o oposto das nossas tentativas analíticas de entender as coisas. Ackoff (1981) descreve os seguintes princípios sistêmicos como uma diferença fundamental:
“Se cada parte de um sistema, considerada separadamente, é feita para operar do modo mais eficiente possível, então o sistema como um todo não operará com a maior eficiência possível.”
E o desempenho?
O desempenho de um sistema depende mais de como as suas partes interagem do que como elas atuam independentemente umas das outras. Por isso, só começamos a compreender o comportamento de um sistema quando o vemos como um todo.
A otimização de um sistema é o processo de orquestração dos esforços de todos os componentes do sistema em direção ao alcance de um propósito declarado. Assim, sua administração deve concentrar-se nas mudanças fora do sistema (o ambiente dentro do qual o sistema opera) e encorajar a cooperação entre suas partes. Qualquer competição dentro de um sistema pode ser destrutiva. As pessoas que trabalham num sistema devem ser encorajadas a operar sua parte na direção comum de todo o sistema.
Duas ideias importantes sobre os sistemas são o propósito e a interdependência. Sem um propósito comum não existe sistema. Um atributo importante de um sistema é que existe um propósito comum. Uma organização deve definir claramente o seu propósito, de maneira que as pessoas saibam como interagir entre si e se adaptar às mudanças de condições. Cada item, pessoa ou processo poderia ser avaliado no sentido de sua contribuição para o alcance do propósito da organização.
Cada parte da organização deveria ser arranjada para dar apoio ao propósito global. As atividades na organização que não contribuem para o seu propósito são uma fonte extra de despesas, perdas e de fraca qualidade. Uma importante fonte de melhoria é mudar ou eliminar tais atividades.
Como o pensamento sistêmico pode ser afetado?
Um sistema pode ser afetado adversamente pelas ações ou palavras que desviam a atenção das pessoas do propósito do sistema. As pessoas podem recorrer a ações locais que aparentam ser melhorias, mas resultam em perda ou distorção para todo o sistema. Os objetivos numéricos sem métodos contribuem para esta distorção. Se as pessoas são forçadas a determinar algum modo de alcançar estes objetivos sem um método seguro, as suas ações poderão entrar em conflito com o propósito do sistema.
O conceito de interdependência (ou interação) reconhece que os componentes de um sistema não trabalham com independência completa. Para sermos capazes de desenvolver uma mudança mais eficiente, precisamos compreender a natureza interdependente dos relacionamentos entre os itens, pessoas e processos dentro da organização. Em um sistema, não somente as partes mas também os relacionamentos entre as partes tornam-se oportunidades para melhorias.
Mas como avaliar o pensamento sistêmico?
Os relacionamentos ou interdependências entre as partes impedem que os resultados dos esforços de melhoria se somem uns aos outros na direção desejada. Isto pode fazer com que as mudanças sejam melhorias apenas num nível local, mas não para a organização como um todo. Ou, ainda, até mesmo tenham um impacto negativo na organização.
Será que 10 propostas de redução de custos de $ 1.000 se somam e atingem uma economia de $ 10.000 para a organização? Talvez não! Suponha que o departamento de compras vai alcançar a redução, mudando o tipo ou o material do equipamento que eles compram. O novo equipamento ou material afetará adversamente o trabalho dos outros? Será desperdiçado mais material? A economia de $ 1.000 do departamento de compras poderia realmente custar à organização mais dinheiro quando avaliada num prazo de tempo maior.
O que é importante saber sobre seus conceitos?
A fronteira de um sistema é um conceito importante. Sem um fronteira não podemos definir um sistema. A fronteira separa o sistema de interesse do ambiente externo. O conceito de fronteira para um sistema é importante porque é ela que diferencia o sistema de interesse dos demais sistemas, podendo ser físicas ou mentais. A fronteira, assim, como que separa o sistema de interesse como uma cerca ao redor de um quintal. Lembram do SIPOC?
A administração dos “portões da cerca” (as aberturas que permitem interações com o ambiente externo do sistema) é uma parte importante para a otimização do sistema. O ambiente do sistema é o conjunto de pessoas, processos, condições e outras entidades que interagem ou podem afetar os elementos dentro de um sistema.
- Entradas (inputs): informações, materiais ou outras forças importadas do ambiente para dentro do sistema;
- Rendimento: a transformação através da interação dos componentes do sistema de entradas (inputs) em outras formas que serão devolvidas ao ambiente em forma de produtos, serviços e subprodutos;
- Saídas: itens, informações, materiais e outras forças exportadas a partir do sistema para o ambiente. O sistema organizacional é projetado para criar produtos e serviços específicos (conforme definido em seu propósito), mas pode produzir também subprodutos como poluição ou resíduos;
- Feedback: as informações sobre os resultados de um sistema ou os efeitos do resultado sobre o ambiente que são devolvidos ao sistema.
Como se dá a complexidade do pensamento sistêmico?
Senge (1990) descreve dois tipos básicos de complexidade em um sistema: a de detalhes e a dinâmica. Muitos métodos de análise convencional tentam lidar com a complexidade de detalhes através do estudo das muitas variáveis de um sistema e da compreensão das relações de causa e efeito. Mas muitas mudanças que fazemos em um sistema têm um efeito muito diferente a curto e longo prazos. Isto é chamado de complexidade dinâmica ou complexidade temporal. Com a complexidade dinâmica, os efeitos retardados são comuns, e a causa e o efeito não são necessariamente próximos no tempo e no espaço. O fluxograma pega um pouco essa complexidade.
Por exemplo, como podemos avaliar o efeito do treinamento?
Os resultados imediatos são, frequentemente, custos mais altos e produtividade mais baixa. Portanto, o investimento no treinamento requer uma crença no futuro da organização, pois seus benefícios só serão vistos a longo prazo. Para muitas ações da administração, os resultados imediatos podem parecer bons, mas as consequências de longo prazo para o sistema são fatais. Um exemplo comum hoje em dia é a demissão de pessoal para reduzir custos. Muitos dos problemas atuais de um sistema se relacionam às soluções adotadas no passado para as dificuldades da época. Muitas oportunidades reais para a melhoria de uma organização se baseiam na compreensão das complexidades dinâmicas, não apenas dos detalhes do sistema.
Como as pessoas interagem com o Pensamento Sistêmico?
Como um sistema é um grupo interdependente de itens, pessoas ou processos, trabalhando juntos em a direção a um propósito comum, as pessoas são parte relevante da maioria dos sistemas. Assim, a compreensão das interações de pessoas e sistemas é crítica para administrar e melhorar um sistema. O comportamento humano é parte do “sistema naturalístico”, que deve ser compreendido e avaliado se os líderes pretendem efetuar melhorias àquele sistema.
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Existem muitos obstáculos a enfrentar na compreensão do comportamento das pessoas com respeito a um sistema. Alguns desses, inclusive, estão enraizados em nossas tradições culturais, nossa própria experiência e em como observamos e aprendemos com as situações. Afinal, muitas de nossas tradições culturais e religiosas trazem a ideia do indivíduo como um agente autônomo, além de que nossa própria experiência também contribui para esta percepção. Pensamos em nós mesmos como livres para escolher nossas ações e nos sentimos como se fôssemos a causa dos resultados.
O campo da psicologia fornece certa teoria sobre o porquê procuramos culpar as pessoas quando observamos as pessoas nos sistemas. Essa teoria é conhecida como a “teoria da atribuição” e vem do campo da psicologia social.
O que Deming dizia a respeito?
Deming (1986, p. 314) descreveu a tendência de cometer o erro de atribuição a partir da teoria das causas de variação comuns e especiais:
“Uma falha na interpretação das observações, vista em toda parte, está na suposição de que todo acontecimento (defeito, engano, acidente) é atribuível a alguém (geralmente aquele que está mais próximo), ou está relacionado a algum acontecimento especial. O fato é que a maioria dos problemas no trabalho e na produção está no sistema.”
Deming (1986, p. 315) calculou que 94% dos problemas e oportunidades de melhoria pertencem ao sistema. Uma vez que as pessoas são parte do sistema, devemos ver as pessoas simultaneamente como parte de um sistema independente e independente daquele sistema. Assim, quando começamos a atribuir culpas, devemos lembrar de nossa tendência de cometer o erro de atribuição e considerar o papel do sistema em nossas observações.
O domínio desse desejo de concentrar no indivíduo ao invés de no sistema, é impulsionado pelas nossas tradições culturais, experiências pessoais e pela psicologia dos grupos e indivíduos. São necessários, portanto, métodos para ajudar a todos nós a ter uma visão mais objetiva dos sistemas nos quais trabalhamos.
É por isso que tocamos muito nesse assunto em nossa Certificação Green Belt e Black Belt. Para, assim, preparar o especialista Lean Seis Sigma para a complexidade do pensamento sistêmico.
