Por que delegar tarefas te ajuda a se tornar um líder melhor?
Como líder e empregador, um papel importante a ser desempenhado inclui a delegação de tarefas para garantir que todos os projetos sejam concluídos no prazo e atendam aos mais altos padrões de qualidade. Ao delegar tarefas, você terá mais tempo para atingir alguns dos maiores objetivos da sua empresa. Para entender melhor por que a delegação é vital, vamos nos aprofundar nos benefícios desse aspecto do gerenciamento de uma equipe.
Qual a importância de se delegar tarefas?
Os maiores benefícios da delegação envolvem aumentar a produtividade em sua equipe e utilizar os conjuntos de habilidades específicos de cada um de seus funcionários, cita um artigo da LifeHack. Além disso, os membros da sua equipe crescerão e aprenderão no trabalho quando você delegar tarefas entre eles.
O benefício de fazer isso criará uma equipe mais flexível, com um amplo conjunto de habilidades que será capaz de concluir várias partes de projetos complexos. Além disso, quando você delegar, seus funcionários ganharão mais confiança em suas próprias habilidades. É provável que os trabalhadores confiem mais em seus gerentes quando os líderes delegam tarefas continuamente.
Mostrar que você confia em seus funcionários para realizar tarefas mais difíceis, dará a eles mais auto-estima e fará com que você seja mais respeitado entre sua equipe. A delegação envolve buscar o melhor da sua força de trabalho, incluindo os maiores pontos fortes e, assim, otimizar a produtividade e a eficiência da sua empresa. Isso ajudará sua empresa a obter mais lucro a longo prazo.
Quando delegar partes de um projeto?
Como gerente, é vital saber quando delegar e quando manter certas tarefas para si mesmo. Você basicamente precisa entender quanto controle deseja ter sobre um projeto específico. Por exemplo, você deve decidir se um primeiro rascunho de uma campanha de marketing deve ser revisado e editado por você ou se outro funcionário pode executar essa etapa.
Ao tentar delegar tarefas, você deve decidir se seus funcionários podem concluir com êxito essa parte de um projeto ou se você deve ser responsável por uma tarefa. Pergunte a si mesmo se uma tarefa exige sua atenção para ser concluída com um alto padrão de qualidade. Além disso, verifique se uma tarefa específica ajudará seus funcionários a desenvolver seu conjunto de habilidades.
Se algo claramente precisar ser delegado, determine se você tem tempo para ensinar outra pessoa a realizar o trabalho e encontre tempo no seu dia para ensinar e educar seus funcionários em novas tarefas. Além disso, tente determinar se tarefas semelhantes serão necessárias em sua empresa no futuro. Nesse caso, você pode se beneficiar ensinando e delegando essas partes de um trabalho.
De acordo com um post do Inc.com escrito por Jayson DeMers, fundador e CEO da AudienceBloom, um dos principais problemas enfrentados por gerentes e chefes é a incapacidade de deixar seu trabalho e o desejo de ter controle total sobre um projeto. Alguns líderes desejam concluir todas as partes de seus projetos e não procuram ajuda de mais ninguém.
Outras vezes, os chefes podem acreditar que seu conjunto de habilidades é mais adequado para a maioria do trabalho que precisa ser realizado. Isso causa problemas significativos, porque os gerentes raramente têm tempo suficiente no dia para concluir tudo sozinhos no prazo. Além disso, seu trabalho geralmente sofre porque eles correm para cumprir esses prazos apertados.
Como tal, é vital deixar de lado e começar a delegar tarefas. Os gerentes devem começar delegando pequenas tarefas e continuar a atribuir tarefas maiores ao longo do tempo. A melhor maneira de determinar quando delegar uma tarefa é conhecer os membros da equipe e obter maior confiança entre eles. Você pode começar pouco a pouco, mas precisará liberar algumas tarefas diárias para que seu negócio seja realmente bem-sucedido.
Por que você deve evitar o gerenciamento centralizado?
Em nosso esforço para delegar, é vital entender as diferenças entre gerenciamento centralizado e gerenciamento descentralizado. Em uma estrutura de gerenciamento centralizado, apenas um pequeno número de indivíduos toma a maioria das decisões dentro de uma empresa, de acordo com o Houston Chronicle. Geralmente, é uma forma de gerenciamento em pequenas empresas, mas pode ser usada em empresas maiores e mais competitivas.
O gerenciamento descentralizado é o oposto completo no qual os processos de tomada de decisão são gerenciados por gerentes de nível médio, gerentes de nível superior e funcionários na parte inferior da linha. Embora uma autoridade maior ainda seja mantida no topo, a maioria das decisões é realmente tomada pelos gerentes de nível inferior.
Há benefícios claros para um sistema descentralizado de gerenciamento, pois permite que os funcionários ofereçam um melhor atendimento ao cliente devido ao seu papel na tomada de decisões. Tanto os funcionários quanto os gerentes de nível inferior tendem a ter mais satisfação com seu trabalho quando recebem mais responsabilidade por meio da delegação de tarefas e tomada de decisão.
Esses gerentes têm mais controle sobre suas tarefas diárias e têm a capacidade de recompensar os funcionários que superam suas responsabilidades. A capacidade de ter maior flexibilidade no que diz respeito à tomada de decisões proporciona mais satisfação no trabalho, além de permitir que os trabalhadores percebam sua importância para uma empresa.
Também há claras desvantagens em uma estrutura de gerenciamento mais centralizada, como limitar a criatividade aos níveis mais altos de diretores e adicionar mais burocracia ou burocracia. Isso leva a menos flexibilidade em termos de adaptação de negócios às mudanças nas condições de mercado e às operações de negócios geralmente mais lentas. Além disso, isso dificulta a adaptação das empresas às novas necessidades de sua base de clientes.
Por exemplo, se os trabalhadores de uma loja de roupas encontrarem reclamações semelhantes de seus clientes, em uma estrutura de gerenciamento centralizada, precisariam fornecer essas informações em relatórios mensais à alta gerência. Isso levaria a atrasos significativos nas alterações feitas na loja, a fim de atender às demandas dos clientes.
Seis dicas para melhorar seu processo de delegação
O primeiro passo é preparar e reservar um tempo para mapear exatamente o que você está pedindo que seus funcionários realizem ao delegar tarefas. Quando as expectativas são claras e ponderadas, é mais provável que seus funcionários forneçam um resultado de alta qualidade.
O próximo passo é atribuir o projeto ou tarefa à pessoa certa para o trabalho. Verifique se os funcionários estão cientes do tempo relacionado a cada parte de um projeto, do contexto de sua tarefa e do orçamento de cada parte. Verifique se todos estão na mesma página quando se trata de comunicação e atualizações.
Você também precisará confirmar se seus funcionários entendem o que é esperado deles. Uma das melhores maneiras de fazer isso é pedir que parafrasem a tarefa com suas próprias palavras ou faça perguntas para ver se o trabalhador entende a tarefa necessária.
O quarto passo é determinar o comprometimento dos funcionários, incluindo se eles estão comprometidos em alcançar os resultados esperados. Verifique se seus funcionários estão confortáveis com os prazos, o orçamento e as ferramentas que eles precisam utilizar. Além disso, se um projeto é de grande importância, um gerente pode precisar informar ao funcionário as consequências de não conseguir o resultado desejado.
A quinta dica para delegar tarefas é evitar a "delegação reversa". Isso significa retomar uma tarefa que havia sido atribuída anteriormente a um trabalhador, o que raramente é necessário. Em vez de retomar uma tarefa que havia sido atribuída, se um trabalhador enfrentar um problema, ensine a eles como superar o desafio e concluir a tarefa.
A última dica para melhorar seu processo de delegação é garantir a responsabilidade. A responsabilidade envolve garantir que seus funcionários estejam se comunicando com você sobre cada parte do projeto e o prazo de entrega para garantir que não haja surpresas quando o prazo chegar. Ao implementar essas seis etapas, você terá muito mais êxito ao delegar trabalho e gerar maior sucesso.
