Por que implementar ferramentas de gerenciamento de projetos?

As ferramentas de gerenciamento de projetos são um aspecto importante da administração de uma empresa de sucesso. Frequentemente, sem as habilidades e o plano estabelecidos para realmente impactar o mundo dos negócios e conquistar os clientes e o lucro necessários para se destacar em um mercado específico, um gerente e uma equipe executiva podem falhar em seu empreendimento comercial ou em seu projeto específico.

Para operar uma empresa sem problemas, é vital investir em ferramentas de gerenciamento de projetos que possam ajudá-lo a atribuir projetos de maneira rápida e fácil aos trabalhadores certos. Com a ajuda dessas ferramentas, você saberá qual funcionário possui as habilidades certas para o trabalho, poderá acompanhar com facilidade a quantidade de horas que uma tarefa leva e ver as métricas por trás de um grande projeto.

Na verdade, você terá dados sobre a quantidade de revisões que um arquivo passou e se a equipe que você gerencia precisa de ajuda extra. Sabendo que as ferramentas de gerenciamento de projetos são essenciais para o sucesso de uma empresa, você precisará entender quando e como implementar a tecnologia certa para o seu local de negócios.

Quando e como adotar ferramentas de gerenciamento de projetos?

É essencial não criar armadilhas ao escolher e implementar ferramentas de gerenciamento de projetos em sua empresa. Segundo o Project Management Institute, ao considerar os diferentes produtos no mercado, é vital pensar no seguinte:

A simplicidade da configuração
As ofertas de tecnologia
O custo geral das ferramentas de gerenciamento de projetos
A escala de uso que os controles oferecem

Além disso, você saberá que é hora de adotar uma solução de gerenciamento de projetos quando o software atual continuar com falhas e as atribuições ficarem atrasadas. Quando os funcionários parecerem inseguros sobre o que é esperado deles e que tarefa será devida, você saberá que é o momento perfeito para começar a adoção da ferramenta certa de gerenciamento de projetos.

Há perguntas específicas que você deseja responder. Essas perguntas incluem:

Como uma equipe obteria o maior benefício do sistema?
Que tipo de plano levaria à implementação e uso mais bem-sucedidos da nova tecnologia?
Quem usará a ferramenta de gerenciamento de projetos?
Como os processos gerais de trabalho mudam com a adoção das ferramentas de gerenciamento de projetos?
A equipe está pronta para adotar um novo tipo de plataforma tecnológica?

Quando se trata de escolher a plataforma certa para o seu escritório, você precisará seguir um conjunto de diretrizes. Existem fatores específicos que sua nova plataforma de gerenciamento de projetos precisará atender, incluindo o seguinte:

Suporte de uma integração perfeita com seu local de negócios e equipe
Oferecer informações vitais para diferentes partes interessadas em todo o departamento
Suporte a ambientes em mudança e projetos diferentes
Suporte a processos de trabalho
Fornecer análises sobre o progresso de uma equipe
Reduzir os encargos administrativos
Padrões de suporte, marca da empresa e consistência geral entre os projetos
Oferecendo painéis de alto nível para ajudar os membros da equipe a personalizar suas atribuições

Depois de determinar alguns desses aspectos ao escolher sua ferramenta de gerenciamento de projetos, é importante para sua empresa avaliar alguns outros fatores mais tangíveis, como painéis e a interface.

Fatores vitais para avaliar ao comprar uma plataforma de gerenciamento de projetos

Uma das coisas mais importantes a considerar quando se trata de ferramentas de gerenciamento de projetos é a interface da plataforma. É melhor encontrar a interface mais simples para a sua tecnologia de gerenciamento de projetos.

A interface precisa ser amigável e facilitar a comunicação entre os membros da equipe e criar listas de tarefas fáceis de seguir. Além disso, você, como gerente, precisa ter uma interface simples em que possa delegar rapidamente tarefas entre os membros da equipe e acessar relatórios de progresso mostrando métricas e resultados referentes a projetos individuais, de acordo com um artigo da publicação Techradar Pro. Um local simples onde você pode acessar dados sobre a quantidade de revisões em que um documento passou é muito útil para o sucesso da empresa.

Além disso, sua solução de gerenciamento de projetos precisará ter um local para dados e informações visuais relevantes. Precisará ter um painel em que todos os tipos de métricas precisem ser aparentes.

As informações visuais serão muito úteis para você, como gerente, para ver onde os funcionários podem estar lutando e onde os funcionários estão obtendo sucesso. Portanto, você pode oferecer mais apoio àqueles que estão lutando e oferecer recompensas ou bônus àqueles que excederam as expectativas.

Com a tecnologia certa, você garantirá que todos os usuários e membros da equipe tenham acesso a um painel personalizável, onde possam rastrear métricas pessoais ou de toda a empresa. Os usuários podem ver quanto tempo é gasto em projetos específicos e quantas revisões a empresa está gastando.

Além disso, beneficiaria sua equipe e sua empresa se as ferramentas de gerenciamento de projetos fossem capazes de integração. Isso significa que sua nova ferramenta poderá integrar-se rápida e facilmente aos aplicativos e outros softwares que sua empresa já está usando. Seria muito benéfico para sua empresa se o novo produto de software incluir serviços de integração.

O próximo fator que precisa ser considerado é a capacidade do novo software de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a organizar e priorizar tarefas. Com o tipo certo de plataforma, todos os seus projetos e tarefas devem estar claramente aparentes na sua fila. Ter uma lista clara de tarefas a fazer pode ser muito útil na tela frontal do produto de software. Isso ajuda os usuários a trabalhar em uma tarefa por vez e a descer a lista.

Através dessa fila, suas tarefas devem ser facilmente priorizadas e priorizadas novamente, dependendo das necessidades da empresa. Além disso, um sistema de software que pode alterar automaticamente as datas de entrega estimadas após a priorização é extremamente benéfico para seus funcionários. Isso garante que o gerente possa criar e delegar tarefas com facilidade, além de redefinir a prioridade das tarefas com rapidez e facilidade. Todos na equipe são notificados sobre alterações e os gerentes podem deixar comentários sobre a tarefa para explicar quaisquer alterações.

A comunicação entre sua equipe é incrivelmente importante. É por isso que é vital que suas ferramentas de gerenciamento de projetos incluam uma maneira simples de deixar comentários para os membros da sua equipe e verifique se todos estão na mesma página em relação a uma tarefa.

Ter um registro de seus comentários também é importante para que você possa voltar e verificar um segmento de comunicação. Uma lista de comentários deixados pelos colaboradores em um projeto pode fornecer um histórico gravado de uma tarefa. Essa é uma maneira mais simples de se comunicar em uma equipe, em vez de enviar emails para diferentes destinatários. Isso garantiria que um usuário precisasse apenas de uma janela aberta em vez de seus emails e outros aplicativos.

Além disso, outro fator vital a ser avaliado na escolha de uma solução de gerenciamento de projetos é a consolidação de relatórios e outras informações. A tecnologia certa terá a capacidade de consolidar relatórios e progredir dados de maneira simples e fácil de acessar.

Mais importante, uma ferramenta que pode ajudá-lo a rastrear e contar o tempo que leva para os membros da sua equipe concluírem um projeto ou tarefa é extremamente benéfica. Dessa forma, você estará mais confiante nos prazos estabelecidos ao atribuir e delegar tarefas entre os membros da sua equipe. As ferramentas automáticas de rastreamento de tempo são muito úteis para qualquer gerente.