Matriz GUT (Matriz de Priorização): O que é? Para que serve?

Quantas vezes nos perdemos pelas inúmeras tarefas que temos que realizar? Em uma empresa, a situação se torna ainda mais complexa porque você também precisa lidar com problemas inesperados que surgem ao longo do caminho. 

Nesse contexto, as ferramentas de gestão podem nos ajudar muito, como é o caso da Matriz GUT. Ela tem como principal função priorizar os processos de tomadas de decisões, assim você consegue ter visibilidade sobre quais atividades devem ser feitas, garantindo que você está executando as mais relevantes para o seu negócio. 

O que é a Matriz de GUT (Matriz de Priorização)?

A Matriz GUT consiste em uma ferramenta de priorização. Ela se baseia em três critérios de priorização correspondente ao acrônimo "GUT": gravidade, urgência e tendência. A partir disso, em uma lista de problemas, para cada um desses critérios atribui-se uma nota (de 1 a 5) e assim, esses valores são multiplicados resultando na pontuação de cada problema. Em seguida, coloca-se a lista em ordem decrescente de pontuação.

Elementos da Matriz GUT

A classificação de um problema de acordo com essa pontuação leva em conta três parâmetros que são:

• Gravidade: consiste no impacto do problemas para os envolvidos, ou seja, analisa-se o quão grave é o problema;
• Urgência: representa o prazo ou tempo disponível para solucionar o problema em questão. Isto é, quanto maior a urgência menor o tempo para tratar o problema;
• Tendência: consiste no potencial de crescimento do problema, em outras palavras, a possibilidade de agravamento com o passar do tempo (se nenhuma ação for tomada). Considera-se também a tendência dos problemas de reduzir ou desaparecer com o tempo também.

Por certo, a Matriz GUT pode ser utilizada em diversas ocasiões, como por exemplo: na gestão de processos, no planejamento estratégico, na gestão de projetos, na gestão de pessoas, enfim. Em resumo, qualquer situação onde se tenha que determinar o que fazer primeiro a Matriz GUT poder ser utilizada.

A Matriz foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe em 1981 (também conhecida como Matriz Kepner Tregoe), e hoje é um dos métodos mais usados para priorização de atividades e melhoria de qualidade. Salvo que, a matriz de priorização é integrada a outros métodos de gerenciamento de qualidade, como o ciclo PDCA, na fase de planejamento.

Recomenda-se fazer o uso do método em conjunto com toda a equipe, para que vários pontos de vista sejam analisados e possam ser integrados para alcançar o sucesso. Existem várias variações da matriz de priorização de processos, mas a mais usada é a matriz GUT.

Para que a Matriz GUT é utilizada?

Em resumo, a Matriz GUT pode ser utilizada em quaisquer ocasiões que envolvem a tomada de decisões com uma análise mais cuidadosa de cenário.

Como seu resultado consiste em uma lista de itens priorizados, essa ferramenta viabiliza o que deve ser feito primeiro, informação crucial para a resolução de problemas com eficiência e eficácia. Ainda assim, ela indica onde você deve alocar recursos para prevenir maiores danos à organização. Portanto, a Matriz GUT se aplica às seguintes situações:

• Problemas: orienta a solução de problemas que trarão o maior impacto para a organização;
• Processos: o maior desafio concentra-se em mantê-los atualizados, ainda mais para as organizações que possuem diversos processos é importante saber por onde começar. Contudo, decisões do tipo "começar pelo mais caótico" ou "começar pelo mais fácil" podem trazer prejuízos, ignorando melhorias que trariam melhores resultados à prazos mais curtos;
• Riscos: permite a identificação ordenada de quais riscos são mais graves e, portanto, precisam ser trabalhados primeiro;
• Não-conformidades: define critérios para tratar as não-conformidades mais urgentes, ou seja, no caso de uma empresa onde o volume de não conformidades é muito grande;
• Uso geral: em síntese, pode ser usada para orientar as prioridades dos afazeres da sua semana.

Como interpretar os resultados obtidos com a Matriz Gut?

Para interpretar os resultados obtidos com a Matriz Gut, é necessário considerar a pontuação obtida por cada alternativa avaliada. A alternativa que obtiver a pontuação mais alta é considerada a mais adequada para solucionar o problema empresarial em questão.

No entanto, a interpretação dos resultados deve ser feita com cuidado, já que a pontuação obtida pode ser influenciada por vários fatores, como a seleção dos critérios, a definição dos pesos e a atribuição de notas. Por isso, é importante considerar outras informações e análises relevantes antes de tomar uma decisão final.

Além disso, é importante avaliar as alternativas que obtiveram pontuações mais baixas, pois elas podem apresentar informações valiosas que podem ser incorporadas à solução final.

Por fim, é importante lembrar que a Matriz Gut é apenas uma ferramenta de análise e não deve ser utilizada de forma isolada para a tomada de decisões empresariais importantes. É necessário considerar outras informações e fatores relevantes antes de tomar uma decisão final. A interpretação dos resultados da Matriz Gut, ou seja, o cálculo G x U x T, deve ser feita em conjunto com outras análises e informações relevantes para a tomada de decisão.

Existe alguma variação da Matriz Gut para diferentes tipos de empresas ou setores?

Embora a estrutura básica da matriz seja a mesma, as alternativas de solução e os critérios de avaliação podem variar de acordo com as características específicas de cada empresa ou setor. Por exemplo, para uma empresa de tecnologia, os critérios de avaliação podem incluir inovação, escalabilidade e segurança de dados, enquanto que para uma empresa de varejo, os critérios podem incluir atendimento ao cliente, variedade de produtos e eficiência de estoque.

Além disso, a matriz pode ser adaptada para diferentes tipos de problemas empresariais, como decisões de investimento, seleção de fornecedores, escolha de parceiros de negócios, entre outros.

Matriz GUT para o administrador

Ao aplicar a matriz GUT, o administrador poderá direcionar a equipe de maneira mais eficiente, demonstrando as tarefas mais importantes e de maior urgência. Com isso, a comunicação entre setores pode aumentar, fazendo com que mesmo que o negócio seja muito complexo, o planejamento será preciso.

Quais são as principais etapas para a aplicação da Matriz Gut?

Identificação do problema

É importante identificar o problema empresarial que precisa ser analisado e definir claramente seu escopo. Por exemplo, se o problema é uma queda nas vendas, é necessário definir qual é o período de tempo em que isso está acontecendo e quais são os produtos ou serviços afetados.

Seleção dos critérios

É importante selecionar critérios relevantes e mensuráveis que ajudem a avaliar as alternativas possíveis para a solução do problema. Por exemplo, se o problema é uma queda nas vendas, os critérios podem incluir preço, qualidade, marketing, atendimento ao cliente, entre outros.

Definição das alternativas

É importante identificar todas as alternativas viáveis para solucionar o problema. É importante listar todas as alternativas possíveis, mesmo aquelas que parecem pouco prováveis. Por exemplo, se o problema é uma queda nas vendas, as alternativas podem incluir redução de preços, aumento de investimento em marketing, desenvolvimento de novos produtos, entre outras.

Atribuição de notas

Para cada alternativa, é necessário atribuir uma nota para cada critério selecionado. As notas devem refletir a importância relativa de cada critério para cada alternativa. As notas podem variar de 1 a 5, por exemplo, sendo que 1 indica baixa importância e 5 indica alta importância.

Multiplicação das notas

Nesta etapa, as notas de cada critério são multiplicadas pelo peso atribuído a cada critério. O peso é definido com base na importância relativa de cada critério para o problema em questão. Por exemplo, se o critério "preço" tem um peso de 0,3 e a alternativa "redução de preços" recebeu uma nota de 4 nesse critério, a pontuação para esse critério será 1,2 (4 x 0,3).

Soma das pontuações

Por fim, as pontuações de cada critério são somadas para obter uma pontuação geral para cada uma das alternativas. A alternativa com a maior pontuação é a que apresenta a solução mais adequada para o problema. No exemplo da queda nas vendas, a alternativa com a pontuação mais alta seria a mais indicada para solucionar o problema.

Quais são as vantagens da utilização da Matriz Gut?

• Simplicidade: A Matriz Gut é uma ferramenta simples e de fácil entendimento, que não requer conhecimento técnico especializado para sua utilização.
• Organização: A matriz ajuda a organizar as alternativas de solução e os critérios de avaliação, facilitando a comparação entre elas.
• Priorização: A Matriz Gut ajuda a priorizar as alternativas de solução com base em critérios objetivos e mensuráveis, o que pode facilitar a tomada de decisão.
• Flexibilidade: A Matriz Gut pode ser adaptada para diferentes tipos de problemas empresariais, o que a torna uma ferramenta versátil.

Como criar uma Matriz GUT no Excel?

Em relação a outras ferramentas de priorização, como por exemplo o Gráfico de Pareto, a Matriz GUT possui uma aplicação bastante simples. Em resumo, sua aplicação consiste em uma tabela que lista os desafios a serem cumpridos (problemas, processos, riscos, não-conformidades, etc.), onde deseja avaliá-los mediante os parâmetros GUT (Gravidade, Urgência e Tendência)

Você deve imputar notas com valores compreendidos de 1 a 5 para cada parâmetro GUT. Dessa maneira, multiplique essas notas de cada desafio (G x U x T) e ordene os desafios de forma decrescente. Por fim, o desafio com maior "nota" será o primeiro a ser resolvido.

Confira a seguir, de forma detalhada, como aplicar a Matriz GUT. Essa orientação inclui alguns detalhes cruciais na determinação dos resultados da ferramenta, portanto, siga-o assiduamente.

Defina os parâmetros

Em primeiro lugar, defina de maneira clara os parâmetros de Gravidade, Urgência e Tendência, assim será muito mais fácil decidir qual nota dar em cada um destes aspectos. As notas devem compreender valores de 1 a 5.

Alguns destes parâmetros são pré-definidos, mas ainda assim pode-se aprimorá-los ou, se preferir, redefinir novos métodos para cada um dos parâmetros. Em outras palavras, essa redefinição leva em conta o contexto do problema. Por exemplo, podemos ter o seguinte parâmetro pré-definido:

Gravidade

1. Sem gravidade: baixíssimos danos, que podem ser irrelevantes; 2. Gravidade baixa: baixos danos, que deixam de ser irrelevantes; 3. Gravidade média: danos regulares; 4. Gravidade alta: altos danos, porém ainda reversíveis; 5. Gravíssimo: altos danos que podem tornar o problema irreversível.

Urgência

1. Baixíssima urgência: não há necessidade nem pressa para resolver o problema; 2. Baixa urgência: o problema pode esperar um pouco até que seja solucionado; 3. Urgência média: precisam ser tradados o quanto antes; 4. Alta Urgência: é urgente, ou seja, quanto mais cedo for resolvido o problema melhor; 5. Muito Urgente: deve-se resolver o problema imediatamente.

Tendência

1. Não haverá mudanças: o problema não irá se agravar; 2. Piora a longo prazo: irá se agravar de maneira leve; 3. Piora a médio prazo: irá se agravar de maneira rápida; 4. Piora a curto prazo: irá se agravar muito em breve; 5. Piora rapidamente: é necessário agir agora, isto é, antes que seja tarde de mais.

Matriz GUT Exemplo (como montar)

Confira agora um exemplo com aplicação passo a passo da Matriz GUT.

1º Passo: Listar Problemas e construir uma tabela

Primeiramente, você deve listar os problemas (ações, riscos, não conformidades, etc.) e construir uma tabela dispondo um problema em cada linha da tabela. É importante neste momento reunir todos os envolvidos no processo de melhoria, assim mais pessoas conseguem opinar, levando a uma análise mais certeira de cada um dos pontos. A tabela 1 abaixo exemplifica como deve ser feita essa etapa.

Tabela 1 - Exemplificação do 1º passo na montagem da Matriz GUT

2º Passo: Atribuição de notas

Antes de tudo, verifique cada um dos itens listados e atribua as notas em valores de 1 a 5 para os parâmetros de Gravidade, Urgência e Tendência. Leve em consideração a definição de cada um dos parâmetros citada no item anterior acima. Caso você tenha convocado sua equipe para fazer a Matriz GUT, existem duas boas formas de realizar essa priorização:

• Individualmente: cada membro da equipe faz sua própria matriz e, ao final dos resultados (G x U x T) tire a média de cada um dos problemas para que só depois você determine a classificação geral;
• Coletivamente: além disso, todos os membros da equipe se reúnem, definem os parâmetros GUT (passo importante) e em conjunto, preenchem apenas uma tabela, sugerindo as notas de forma conjunta.

3º Passo: Classificação/Construção de um Ranking

Por fim, com a tabela preenchida, multiplique as notas dos parâmetros para cada um dos problemas listados e determine a classificação dos problemas. Lembre-se que, quanto maior for o resultado G x U x T, maior prioridade terá o problema. Os passos 2 e 3 estão exemplificados na tabela 2 abaixo.

Tabela 2 - Exemplificação dos passos 2 e 3 da montagem da Matriz GUT

4º Passo: Elabore os Planos de Ação

De nada adianta realizar toda essa análise se não traçarmos objetivos/planos de ação para mitigar cada um desses problemas, não é mesmo? Pois bem, para elaborar os planos de ação que vão resolver os problemas, uma boa forma de traçá-los é utilizar a ferramenta 5W2H. 

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Principais razões para usar a matriz GUT

O sistema GUT facilita toda a organização comercial, mas existem outros bons motivos para colocar a matriz em prática.

Suporte ao planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta que o aproximará de seus objetivos futuros. Não é por acaso que o documento é de grande importância para os negócios. Ao usar a matriz GUT, fica mais fácil entender os pontos fortes e fracos da gestão da sua empresa e o que precisa aprimorar e resolver para que a empresa não seja afetada.

O uso da matriz servirá de base para que você possa alinhar seu planejamento às suas necessidades da melhor maneira possível. Com isso, você gerenciará seu empreendimento com mais eficiência, independentemente da complexidade dos negócios.

Além disso, a matriz será uma fonte de informações para que você possa executar ações contra falhas constantes, a fim de mitigá-las.

Assistência na priorização de problemas

Você pode ter passado por isso antes: resolve um problema e imediatamente depois ocorre um problema muito maior. Isso é bastante comum quando há uma falta de organização dos afazeres e a definição do melhor momento para essa tarefa. É aqui que a matriz GUT entra.

Onde é responsável por ajudar na priorização de problemas. Logo, por meio de sua classificação, é possível ter clareza sobre o que fazer primeiro e o que pode ser feito posteriormente, impedindo a acumulação de problemas.

Esforços direcionados

Afinal, Você percebeu que quando direcionamos nossos esforços para a solução de um problema, ele geralmente se resolve mais rapidamente? Isso também ocorre quando falamos de uma empresa. Certos problemas podem ter um efeito negativo nos negócios, enquanto outros não resultam em sérias consequências.

Quando usamos a matriz GUT, fica mais fácil direcionar esses esforços, que podem ser estratégicos ou econômicos. Por exemplo: Uma situação pode exigir o investimento de fundos e atenção, enquanto outra pode permanecer na lista de espera.

Implementação simplificada

Por fim, um dos recursos exclusivos - também considerado um benefício - é que a matriz GUT é uma ferramenta de fácil implementação. Portanto, o tamanho ou segmento da empresa não importa, o sistema ainda pode ajudá-lo.

Além disso, a matriz GUT pode ser associada a outras ferramentas, como análise SWOT e ciclo PDCA. Através da matriz, você é capaz de analisar o potencial de cada ação, a urgência de aplicá-la e também as consequências de não fazer nada.

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