Trello é uma ferramenta online e gratuita bastante conhecida, utilizada no gerenciamento de projetos, baseada no Kanban, com checklists extremamente versáteis e totalmente personalizável às necessidades do usuário.
O Trello App tem versões disponíveis para desktop e também para Android e iPhone (iOS). A plataforma é bastante versátil, usada tanto no acompanhamento de tarefas pessoais, como planos de estudo e viagens, quanto na organização de projetos que envolvem grandes equipes empresariais, permitindo o compartilhamento de atividades entre os membros desse time. Confira nesse artigo como essa ferramenta pode ajudá-lo a obter atualizações, redefinir prioridades de tarefas e se comunicar com sua equipe em tempo real.
Você trabalha com gestão de projetos? Se esforça para manter suas tarefas, os membros da equipe e seus objetivos organizados? Pois bem, manter-se a par dessas coisas pode ser bem frustrante, mas com a ferramenta certa, todo o processo pode ser mais simples, eficiente e fácil. E, felizmente existe o Trello, uma ferramenta extremamente simples e de grande utilidade.
O que é o Trello?
O Trello é uma ferramenta colaborativa bastante conhecida por fornecer um sistema simples que organiza e monitora projetos em quadros (boards), como este a seguir:
Em cada quadro são integradas listas de verificação altamente personalizáveis e versáteis que podem ser seguidas individualmente ou em equipe. Cada lista armazena cartões (cards) com detalhes, prazos e objetivos. Normalmente, seguindo o método Kanban, elas se organizam nas colunas:
- Backlog;
- A fazer;
- Em andamento;
- Feito.
No backlog são inseridas as ideias iniciais e a medida em que elas amadurecem, migram de coluna até serem concluídas. Essas colunas servem para delimitar em qual fase cada demanda se encontra e a partir delas é possível visualizar um fluxo de trabalho. Esse tipo de método fornece a possibilidade de gerir o trabalho em progresso com mais facilidade e de enxergar gargalos nos processos. Essa base organizacional também pode ser adaptada para contextos mais específicos, como este a seguir, usado para encontrar a melhor opção de apartamento para alugar:
Ao clicar em um card no Trello, os usuários podem adicionar uma variedade de funcionalidades adicionais para enriquecer as informações contidas nele. Essa é a aparência de um card:
Esses recursos podem ser resumidos em determinadas funcionalidades, a depender de qual objetivo se quer atingir com o uso da ferramenta. Os recursos disponibilizados pelo Trello são:
Membros
Os membros são as pessoas associadas a um quadro ou a cartões específicos. Adicionando membros a um cartão, você pode atribuir responsabilidades e acompanhar quem está trabalhando em quê.
Cada quadro pode ser compartilhado com qualquer um cadastrado no Trello e, assim, pode-se vincular diversos usuários a cada um dos cartões. A marcação de um usuário em um cartão determina que aquele usuário será o responsável por aquela tarefa e, ao mesmo tempo, faz com que todas as pessoas do quadro saibam as tarefas pelas quais cada um é responsável.
Etiquetas
As etiquetas são marcadores coloridos que você pode atribuir aos cartões para categorizá-los, priorizá-los ou indicar seu status. Por exemplo, você pode usar etiquetas para identificar o tipo de tarefa (design, desenvolvimento, marketing, etc.) ou para indicar sua importância (alta prioridade, baixa prioridade, etc.)
Esse sistema facilita a filtragem dos cartões na realização de buscas na plataforma. Itens de maior urgência classificam-se utilizando a cor vermelha. Já as tarefas em andamento, são marcadas em amarelo, por exemplo, e assim por diante.
Checklists
Checklists são listas de tarefas que podem ser adicionadas a cartões. Elas são úteis para dividir tarefas em etapas menores e acompanhar o progresso de cada uma. Conforme as tarefas são concluídas, você pode marcá-las como feitas.
Datas
Datas de vencimento podem ser adicionadas a cartões para indicar prazos ou datas importantes associadas a uma tarefa. Você pode configurar lembretes para ser notificado quando uma data estiver se aproximando ou passou.
Anexos
Os anexos permitem que você vincule arquivos a cartões no Trello, como documentos, imagens, planilhas, entre outros. Isso é útil para manter todos os recursos relacionados a uma tarefa em um só lugar.
Power-Ups
Os Power-Ups são recursos adicionais que você pode integrar ao seu quadro Trello para estender suas funcionalidades. Eles oferecem uma variedade de recursos, como integração com outras ferramentas, automação, estatísticas e muito mais.
Ações (mover, copiar, criar templates)
As ações são operações que você pode realizar em cartões, listas ou quadros. Você pode mover cartões entre listas, copiá-los para outros quadros, criar modelos de cartões ou listas para reutilização e muito mais. Essas ações ajudam a organizar e gerenciar eficientemente o seu fluxo de trabalho no Trello.
Tem Trello gratuito?
O Trello oferece um plano gratuito muito completo e eficaz, além de mais 3 planos pagos.
O fato de ser uma ferramenta com muitas funcionalidades no plano gratuito, simples e intuitiva, a torna um destaque entre as demais ferramentas de gerenciamento. Afinal, para uma gestão de projetos eficaz, você precisa de visibilidade total sobre todas as tarefas relevantes, além de flexibilidade para organizá-las à medida que suas prioridades mudam.
Para os que desejam investir na plataforma, a assinatura do Trello tem planos como o Standard, de 6 dólares cobrado ao mês por funcionário ou mesmo o Premium, em que é cobrado 12,50 dólares ao mês por funcionário. Para empresas de grande porte existe ainda o plano Enterprise.
Os planos pagos do Trello oferecem várias funcionalidades adicionais em comparação com o plano gratuito. Essas funcionalidades variam de acordo com o plano escolhido, mas geralmente incluem a capacidade de fazer upload de arquivos maiores, acesso a integrações avançadas com outras ferramentas, controles de permissão mais granulares, recursos de segurança adicionais, suporte prioritário da equipe de suporte do Trello, recursos de administração de equipe como painéis de controle e relatórios de atividades, e capacidades de automação avançadas. É importante observar que as funcionalidades específicas disponíveis em cada plano pago podem variar e estão sujeitas a alterações pela equipe do Trello. Recomenda-se verificar as informações mais atualizadas no site do Trello ou entrar em contato com o suporte para obter detalhes sobre os recursos oferecidos em cada plano pago.
Qual a vantagem de usar o Trello?
O Trello oferece vantagens significativas que o tornam uma escolha popular para equipes de todos os tamanhos e tipos de projetos. Algumas dessas vantagens são:
- Flexibilidade para organizar as tarefas de acordo com as necessidades do projeto;
- Interface visual simples e intuitiva, facilitando a compreensão e acompanhamento do progresso do projeto;
- Possibilidade de colaboração em equipe, permitindo que vários usuários trabalhem juntos em um projeto;
- Integração com outras ferramentas, como Google Drive, Slack, entre outros;
- Acesso via web e aplicativo mobile, possibilitando o gerenciamento do projeto em qualquer lugar e a qualquer momento.
Essas vantagens combinadas tornam o Trello uma ferramenta poderosa para o gerenciamento de projetos em muitos ambientes de trabalho. No entanto, para que a decisão de usar o Trello seja mais consciente, é fundamental entender mais a fundo a gestão operacional da sua empresa, bem como conhecer outras opções de plataformas semelhantes. Essa análise comparativa vai trazer maior segurança na hora de implantar uma plataforma de organização, garantindo que ela seja a mais adequada à situação da sua empresa.
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Quais alternativas ao Trello?
Asana (gratuito para até 15 usuários)
O Asana é uma plataforma de gestão de trabalho e projetos que permite às equipes colaborarem, organizarem e acompanharem suas tarefas de forma eficiente. Ele oferece uma variedade de recursos, incluindo quadros Kanban, listas de tarefas, calendários, atribuições de responsabilidades, acompanhamento de prazos e muito mais. Com o Asana, as equipes podem coordenar suas atividades, comunicar-se facilmente e manter o controle do progresso de seus projetos, tudo em um único ambiente centralizado.
O Trello é conhecido por sua simplicidade e abordagem visual, enquanto o Asana oferece uma gama mais ampla de recursos e uma estrutura mais flexível, tornando-o mais adequado para projetos complexos ou equipes maiores que exigem funcionalidades avançadas de gerenciamento de projetos.
Airtable (até 1200 filas ou 2 GB de dados)
O Airtable é uma plataforma de gestão de dados flexível e poderosa que combina as funcionalidades de um banco de dados com a facilidade de uso de uma planilha. Ele permite que os usuários criem bases de dados personalizadas para acompanhar informações, tarefas e projetos de forma intuitiva. Com o Airtable, é possível organizar dados em tabelas, aplicar filtros, ordenar registros, criar visualizações personalizadas e colaborar em tempo real com colegas de equipe. Além disso, o Airtable oferece integrações com várias outras ferramentas, permitindo uma ampla gama de casos de uso, desde o gerenciamento de projetos até o acompanhamento de inventário, gestão de eventos e muito mais. Sua flexibilidade e capacidade de personalização tornam-no uma ferramenta versátil para diversas necessidades empresariais.
Em comparação, o Airtable é mais adequado para projetos que envolvem dados complexos e fluxos de trabalho personalizados, enquanto o Trello é mais direcionado para o acompanhamento visual de tarefas e projetos em um formato de quadro Kanban.
Pipefy (gratuito para até 10 usuários)
O Pipefy foi projetado para ajudar equipes em diversas áreas, como recursos humanos, vendas, marketing, operações e desenvolvimento de produtos, a otimizarem seus processos e aumentarem a produtividade. Ele oferece uma interface intuitiva baseada em Kanban, onde os processos são representados como fluxos de trabalho visuais, compostos por etapas que podem ser personalizadas de acordo com as necessidades da equipe. Cada etapa pode conter tarefas, formulários, campos personalizados, prazos e outras informações relevantes para o processo em questão.
Além disso, o Pipefy oferece recursos avançados de automação, que permitem automatizar tarefas repetitivas, como o envio de notificações, atualizações de status e atribuições de tarefas, ajudando a acelerar o fluxo de trabalho e reduzir erros humanos.
Enquanto o Pipefy é mais focado em processos de negócios e oferece uma estrutura mais rígida e personalizável, o Trello é mais flexível e pode ser adaptado a uma variedade de casos de uso. A escolha entre os dois depende das necessidades específicas da equipe e do tipo de projeto ou processo que está sendo gerenciado.
KanbanFlow (usuários e projetos ilimitados)
KabanFlow é uma plataforma de gerenciamento de projetos que combina os princípios do método Kanban com a técnica Pomodoro. O KanbanFlow oferece uma abordagem única para equipes que desejam uma alternativa ao Trello, com recursos ilimitados e gratuitos.
Taiga (código aberto)
A Taiga é uma plataforma de gerenciamento de projetos de código aberto e colaborativa, voltada para equipes que desenvolvem software. O objetivo da Taiga é proporcionar uma experiência de gerenciamento de projetos simplificada e eficiente para equipes de desenvolvimento de software, permitindo que elas se concentrem na entrega de produtos de alta qualidade dentro do prazo e do orçamento estabelecidos. Ela suporta várias metodologias de gerenciamento de projetos, como Scrum e Kanban.
Existem muitas outras plataformas de organização pela internet que podem ser utilizadas e aplicáveis a sua empresa. É importante estudar os planos e suas funcionalidades, para evitar investimentos desnecessários ou inadequados.
