Quer saber como tornar seus projetos mais eficazes e alinhados com os objetivos da empresa? O alinhamento estratégico é essencial para garantir que cada projeto contribua diretamente para os resultados desejados, evitando desperdícios e conflitos entre áreas. Um planejamento bem estruturado assegura que todos os envolvidos estejam focados nos mesmos objetivos, maximizando o impacto positivo dos projetos para a organização.
Neste artigo, vamos abordar a importância de planejar projetos de forma integrada e como essa abordagem pode levar sua empresa a alcançar o “ótimo global” — o melhor resultado para o sistema como um todo. Vamos explorar como tornar o gerenciamento de projetos mais estratégico e garantir que cada iniciativa impulsione o sucesso organizacional.
O que é alinhamento estratégico?
Toda empresa, pelo menos no discurso, deseja melhorar seus processos e assim, melhorar seus resultados. Este pensamento é muito positivo, pois estimula que todos na companhia busquem o melhor, como diminuir desperdícios e melhorar os produtos ou serviços que eles entregam aos seus clientes.
Porém, um estudo da Economist Intelligence Unit, patrocinado pelo PMI, mostra que apenas 56% das iniciativas estratégicas em projetos são bem-sucedidas. Ainda assim, 9 em cada 10 executivos acreditam que essas iniciativas são essenciais para o potencial competitivo nos próximos anos.
Há uma série de razões potenciais para a lacuna de sucesso delineada no estudo, mas uma coisa é clara: os executivos têm que agir sobre a estratégia por meio da criação de projetos que fornecem pedaços dele, e os gerentes e equipes têm de se certificar de que seus projetos estão funcionando e alinhados com os objetivos estratégicos atuais da empresa.
Como dizia Deming, a empresa é um sistema. Uma mudança que melhore o resultado de um processo em 10% pode piorar outro em 20%. Planejar a empresa como um sistema integrado é um dos maiores desafios para alcançar a excelência.
Como orientar projetos?
Em grandes organizações, é comum que muitos projetos sejam lançados anualmente. Cada área apresenta seus desafios à diretoria e propõe projetos para solucioná-los. No entanto, o alinhamento entre esses projetos e as iniciativas das demais áreas muitas vezes é deixado de lado quando na verdade deveriam ser bem definidas. Dessa forma, cada grupo se concentra exclusivamente em resolver seus próprios problemas, disputando recursos e direcionando esforços para seus objetivos específicos.
Quando cada grupo só foca no seu problema, muitas vezes esquecem a importância do alinhamento estratégico, essencial para garantir que todas as áreas estejam integradas e contribuam para o sucesso do sistema como um todo.
A falta de integração entre áreas cria um problema: o planejamento de uma área pode não estar em sintonia com o de outra, aumentando o risco de conflitos e comprometendo o sucesso dos projetos. Para evitar esses conflitos, o gerenciamento de projetos é fundamental, e algumas práticas são essenciais:
- Alinhamento entre setores: Garantir que os projetos de uma área estejam em harmonia com os de outras áreas, evitando retrabalho e desperdício de recursos.
- Definição de Prioridades Comuns: Estabelecer objetivos compartilhados entre áreas de conhecimento, para que cada projeto contribua para a meta organizacional como um todo.
- Reuniões Regulares de Coordenação: Promover encontros entre as áreas para discutir o progresso dos projetos e alinhar ações necessárias.
- Comunicação Transparente: Manter todas as partes envolvidas bem-informadas sobre os planos e desafios das outras áreas.
Essas práticas ajudam a evitar conflitos e garantem que os projetos caminhem de forma integrada, promovendo os resultados para toda a organização.
Compromisso com Projetos Estratégicos?
Na maioria das empresas, centenas de projetos estão em andamento a qualquer momento. Esses projetos incluem transformação, melhoria contínua, expansão de plantas, manutenção, capacitação de trabalhadores, terceirização e qualidade de vida.
Os gerentes, que antes supervisionavam pessoas ou atuavam como intermediários de informação entre níveis corporativos, agora têm funções mais estratégicas. Muitos se tornaram gerentes de projetos ou coordenadores de equipes de projetos.
Com essa mudança na natureza do trabalho dos gerentes, é essencial que a empresa se comprometa com a gestão de projetos, tanto na prática quanto na estratégia. As políticas corporativas precisam acompanhar essa evolução.
As declarações de política de projetos devem refletir essas novas demandas, abordando tanto o uso de tempo quanto a aplicação de princípios e técnicas que fortaleçam a gestão de projetos.
Existe uma política formal para preparar o Project Charter?
Como os projetos são o principal meio para executar as estratégias corporativas, é essencial que estejam alinhados com a filosofia, estratégia e intenções da empresa. O Project Charter é o documento usado para garantir esse alinhamento.
Este documento, criado com a participação e aprovação da alta gerência, deve responder a uma pergunta central: “De que forma o projeto contribuirá para os objetivos gerais da empresa?”
Além disso, o Project Charter deve incluir:
- Objetivos do projeto
- Contato com as partes interessadas
- Metodologias de gestão a serem usadas
- Filosofia de gerenciamento de projetos
- Declaração de escopo
- Principais interfaces
- Breve plano de gerenciamento de projeto
Esse conjunto de informações ajuda a orientar o projeto de acordo com os objetivos estratégicos e garante o apoio necessário da alta gestão.
Existe sinergia entre o grupo empresarial e os responsáveis pela implementação do projeto?
Para evitar a síndrome de "explodir paredes", é essencial envolver as pessoas de implementação do projeto desde o início. Embora esse princípio pareça simples, sua aplicação traz alguns desafios.
Primeiro, os profissionais de planejamento empresarial muitas vezes preferem planejar sozinhos, sem a participação de "forasteiros". Isso pode fazer com que as pessoas certas para o projeto não estejam disponíveis para participar de brainstorms ou analisar as fases iniciais de uma proposta de negócio.
Além disso, a gerência sênior e os patrocinadores precisam se esforçar para criar uma conexão eficaz entre as equipes de planejamento de negócios e o escritório de gerenciamento de projetos. Esse alinhamento desde o início ajuda a evitar conflitos, seguir as boas práticas e facilitar a execução do projeto.
Como a alta gerência pode certificar-se de que os projetos estão alinhados?
A alta gerência pode usar eventos de manutenção, programados ao longo do projeto, para assegurar que ele permaneça alinhado com os interesses da empresa. Um método eficaz para isso é a auditoria de gerenciamento de projetos de dois dias.
Essa auditoria geralmente envolve:
- Comparar o que está sendo feito no local com o plano de gerenciamento do projeto, que serve como um roteiro para sua implementação.
- Avaliar o alinhamento entre as atividades do projeto e os objetivos estratégicos da empresa.
Expandir a auditoria para abordar também as questões de patrocínio, tanto do projeto quanto da gerência sênior, pode fortalecer o alinhamento estratégico.
Além disso, essa auditoria permite identificar se ajustes estratégicos são necessários, caso algumas premissas originais tenham mudado ao longo do desenvolvimento do projeto. Dessa forma, a alta gerência mantém o projeto em sintonia com os objetivos corporativos e adapta-se a novas necessidades estratégicas.
Como evitar o risco nos projetos?
Para evitar tal risco e aproveitar todo desejo de melhorar que os membros da organização possuem, a alta gerência e a área de projetos devem quebrar o modelo mental focado e estimular a visão da organização como um sistema.
Alinhamento Estratégico: reuniões para a definição da estratégia do projeto da área A devem contar com a participação de especialistas em projetos (para que todos os aspectos sejam abordados) e também com especialistas da área B. Nestas reuniões, será possível entender as possíveis interações entre os projetos e as iniciativas das áreas e alinhar a linha de ação, fazendo com que o projeto de A atenda em parte o projeto de B e vice-versa.
Tal alinhamento evita que um projeto acabe conflitando com os resultados do outro, fazendo com que a empresa, alcance o chamado “ótimo global”, que é o melhor resultado para o sistema e não apenas para um pequeno grupo.
Outra enorme vantagem deste tipo de abordagem é o aumento de conhecimento que todos envolvidos ganham sobre como a empresa funciona, pois para contribuir na discussão, cada envolvido deverá entender o desafio da outra área, como funciona seu processo e qual a proposta de solução.
Ao trabalhar assim, a empresa garante uma integração cada vez maior entre seus colaboradores, criando um ambiente para o aparecimento de uma equipe de alto desempenho. Isto ocorre, pois todos entendem o porquê melhorar, o que melhorar e como melhorar. As rusgas entre áreas e grupos começam a sumir, pois cada um entende como cada ação poderá prejudicar a companhia.
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