Quais são os benefícios e riscos da automação de processos?

Pequenas e grandes empresas em todo o mundo estão adotando os benefícios da automação para que seus funcionários se tornem mais produtivos e eliminem o trabalho ocupado simples e direto. A automação de processos provavelmente revolucionará o local de trabalho e trará vantagens significativas para as empresas.

No entanto, continua sendo um desafio garantir que a automação do processos não substitua a força de trabalho, mas, ao contrário, assista os funcionários em suas responsabilidades diárias. Cerca de 400 milhões de pessoas, ou 15% da força de trabalho global, podem perder seus empregos entre 2016 e 2030, afirma a Forbes. Essencialmente, os líderes de negócios precisarão encontrar maneiras de a automação simplificar os processos para sua força de trabalho em vez de deslocar seus trabalhadores. Mas o que é automação quando despojado em sua essência?

O que é automação de processos?

Quer se trate de carros sem motorista, robótica ou desenvolvimento de software, a automação é essencialmente uma maneira de reduzir a intervenção humana ao passar por um processo, de acordo com o blog da APQC. Isso significa que os sistemas de controle são capazes de operar várias aplicações ou veículos sozinhos. Isso pode girar em torno de documentação automatizada, tecnologia móvel, robótica ou até impressão 3D.

Isso significa que as pessoas estão conectadas às informações muito mais rapidamente do que antes, sem a necessidade de intervenção humana. A automação pode substituir muitas funções de operários ou de escritório.

Como tal, existem benefícios significativos para os funcionários em termos de economia de tempo e redução de carga de trabalho. Abaixo, descrevemos algumas das maiores vantagens que a automação de processos oferece às empresas no mundo de hoje.

Maiores vantagens da automação de processos

Você descobrirá que a automação de processos pode aumentar o fluxo de receita da sua empresa de várias maneiras. Um benefício da automação é sua capacidade de melhorar as estratégias de marketing de negócios, de acordo com um artigo da Inc. Por exemplo, os processos de monitoramento de clientes aliviam parte do trabalho dos profissionais de marketing e a análise de dados fornece mais resultados para melhorar as estratégias de marketing.

Os processos de vendas simplificados também beneficiam bastante as empresas, aprimorando o acompanhamento e garantindo que os leads sejam roteados para os funcionários certos, para que todas as vendas sejam otimizadas. Isso leva a uma maior receita para a empresa. A automação das vendas no varejo e no comércio eletrônico também fará com que os clientes voltem.

"As empresas de todas as categorias estão adotando a automação para simplificar fluxos de trabalho repetitivos, complexos e tediosos e criar eficiências para oferecer uma experiência geral consistente e mais forte ao cliente", disse Elisha Tropper, CEO da Cambridge Security Seals. “A automação não apenas melhora a entrega do produto e os tempos de resposta, como também libera tempo para os proprietários e funcionários do negócio se concentrarem naquilo que nunca pode e nunca deve ser automatizado - o relacionamento com o cliente.”

Além disso, os níveis de serviço também são aprimorados com a ajuda da automação de processos. Os representantes de atendimento ao cliente e a equipe de suporte se beneficiam da automação, pois permite um melhor monitoramento do relacionamento com o cliente, o que impede que problemas menores cresçam e garante a satisfação do cliente. Isso também ajuda os departamentos de recursos humanos a garantir que o relacionamento com os funcionários seja satisfatório e evita altas taxas de rotatividade.

Houve um foco maior na experiência do usuário entre as empresas devido à transformação digital que está ocorrendo em todo o mundo. Hoje, as gerações mais jovens têm mais acesso à informação e estão mais em sintonia com suas necessidades, razão pela qual as empresas estão tão focadas na experiência do usuário.

A automação de processos também pode ajudar indústrias altamente regulamentadas, como finanças, a garantir a conformidade de maneira rápida e fácil. A simplificação dos fluxos de trabalho e operações especiais simplifica a carga de trabalho dos funcionários em uma variedade de diferentes setores.

Como líder e gerente da sua empresa, você verá grandes benefícios da automação, especialmente em termos do que obtém dos seus funcionários. Os trabalhadores poderão trabalhar em projetos mais complexos porque a automação removerá os obstáculos de um trabalho mais tedioso e de baixo valor. Além disso, quando os gerentes podem utilizar aplicativos sem a assistência das equipes de TI, o desempenho da empresa é otimizado. Essencialmente, os recursos são usados com mais eficiência.

Estratégias-chave para gerenciar riscos de automação de processos

Para garantir que a implantação do bot não enfrente problemas herdados, metodologias padrão do setor que se concentram na reutilização precisam ser usadas ao projetar os scripts que programam bots, de acordo com a MITSloan Management Review. Os aplicativos automatizados precisam ser registrados corretamente para que os processos de controle de qualidade possam ser usados com eficiência. As implementações de bot precisam ser cuidadosamente utilizadas entre equipes de tecnologia e proprietários de negócios. Além disso, empresas de terceiros podem precisar ser contratadas para escrever os scripts. Essencialmente, o teste é essencial ao tentar reduzir os riscos de automação de processos.

Além disso, quaisquer atualizações ou patches nos aplicativos ou navegadores baseados no Windows precisarão considerar como isso afetará os processos de automação já incorporados. Os scripts de bot não funcionam bem, mesmo com pequenos desvios na interface do usuário.

Alguns dos riscos associados a isso podem ser aliviados com uma programação eficaz, bem como com métodos formais de desenvolvimento de software. Essencialmente, quaisquer alterações relacionadas à interface do usuário precisarão ser tratadas com cuidado, caso contrário, corre o risco de retardar os processos de inovação. Você, como gerente de negócios, precisará considerar todos os aspectos dos processos da sua empresa e o ambiente tecnológico para gerenciar melhor os riscos da automação.

Para evitar os riscos da automação comercial, você deseja medir o potencial de valor de cada decisão de automação. De fato, quase 70% dos processos de TI da empresa podem ser vinculados à automação comercial. Você também se beneficiará da definição de certas maneiras de entender os casos de uso para adotar a automação comercial. Por fim, você deseja executar uma prova de conceito e criar recursos de automação para escalar.

Envolvendo grupos de partes interessadas e desenvolvendo a governança correta

É imperativo que os líderes de negócios trabalhem entre departamentos e envolvam todos os grupos de partes interessadas ao adotar novas tecnologias e processos de automação. Essencialmente, a cooperação entre grupos é um imperativo na Era Digital.

“Precisamos de líderes emocionalmente inteligentes e capazes de modelar e defender o trabalho cooperativo. Eles treinam, em vez de comandar; eles serão movidos pela empatia, não pelo ego. A revolução digital precisa de um tipo de liderança diferente e mais humano ”, disse o economista Klaus Schwab, fundador do Fórum Econômico Mundial (WEF).

Primeiro, você precisará identificar as partes interessadas e criar uma estratégia de comunicação para usar em várias equipes. Você também precisará analisar os riscos e avaliar uma análise de impacto das mudanças, além de elaborar um plano para resolver problemas ou conflitos entre os membros da equipe. Por fim, você deseja coletar feedback e analisar os resultados e sucessos de sua estratégia de comunicação.

É útil incorporar análise de dados para avaliar continuamente suas métricas de negócios. Isso ajudará na eficiência operacional, bem como na melhoria constante da sua empresa. Algumas das métricas que você deseja acompanhar incluem receita de vendas, produtividade operacional e retenção de clientes.

Também há várias etapas diferentes que você precisará seguir para desenvolver a governança correta para automação comercial. Essas etapas incluem:

Escolher o processo correto

Escolher as melhores ferramentas

Definir suas metas para automação comercial

Estabelecer claramente funções em projetos de implementação de automação

Envolver todas as partes interessadas como parte do processo

Treinar funcionários e usuários sobre os novos aplicativos

Testar e avaliar seus processos continuamente, a fim de melhorar os sistemas

Criar um plano de backup em caso de falha

Depois de configurar o sistema de governança certo para sua automação de processos, você desejará garantir que seus negócios gerem mudanças continuamente e que sua empresa se mova rapidamente para acompanhar os avanços em seu setor.

Embora os líderes empresariais e economistas possam estar preocupados com o fato de a automação substituir muitos empregos no mundo de hoje, a história mostrou que novas tecnologias e avanços criaram novos empregos e novos setores inteiros que podem substituir parcial ou completamente as profissões perdidas.