O Diagrama de Causa e Efeito, também conhecido como Diagrama de Ishikawa ou Espinha de Peixe, é uma ferramenta de análise de processos e uma das 7 Ferramentas da Qualidade.
Tem como objetivo principal representar a relação entre um “efeito” e suas possíveis “causas”.
Portanto, o Diagrama de Causa e Efeito é uma ferramenta conhecida por sua objetividade e utilizada para descobrir, organizar e resumir o conhecimento de um grupo a respeito das possíveis causas que contribuem para um determinado efeito.
O que é e para que serve o Diagrama de Ishikawa ou Causa e Efeito?
Criado em 1943 pelo Dr. Kaoru Ishikawa, um engenheiro químico da Tokyo University, o Diagrama de Ishikawa ajuda no levantamento das causas-raízes de um problema, analisando todos os fatores que fazem parte da execução do processo.
Um dos méritos desta ferramenta é sua capacidade de trabalhar com o pensamento sistêmico, pois o diagrama considera todos os dados e aspectos que podem ter levado à ocorrência do problema.
Dessa forma, utilizando o Diagrama de Causa e Efeito, as chances de que algum fator de impacto seja esquecido ou desconsiderado diminuem consideravelmente.
O Diagrama é uma ferramenta presente no Analyse do Curso de Certificação Green Belt. Além disso, temos um curso completo sobre o Diagrama de Ishikawa e todas as outras ferramentas da qualidade, inclusive algumas gratuitas.
O que é análise de Causa e Efeito?
A análise de causa e efeito é uma técnica utilizada para identificar e visualizar as possíveis causas de um problema ou efeito indesejado em um processo ou sistema. Foi desenvolvida pelo engenheiro japonês Kaoru Ishikawa.
Através da análise de causa e efeito, os analistas podem identificar de forma sistemática e visual as potenciais causas que podem estar contribuindo para o problema em questão. Isso ajuda a direcionar a investigação e o processo de solução de problemas, permitindo uma abordagem mais estruturada e eficaz.
Ao final do processo, o diagrama de causa e efeito ajuda a visualizar de forma clara e concisa as diversas causas potenciais que podem estar contribuindo para o problema. Isso permite que a equipe concentre seus esforços na investigação das causas mais prováveis e no desenvolvimento de soluções efetivas.
O que é possível verificar com o Diagrama de Causa e Efeito? Para que é utilizado?
Use o Diagrama de Causa e Efeito em diferentes cenários e da maneira que melhor se adequar a realidade da organização.
Contudo, é possível destacar algumas formas de uso, como:
- Impactar na melhoria dos processos;
- Para realizar o levantamento de recursos disponíveis na empresa;
- Para identificar novas soluções em processos;
- Visualizar as causas principais e secundárias de um problema observado;
- Para ampliar a visão de possíveis causas de um problema através do pensamento sistêmico;
Quando usar o Diagrama de Ishikawa?
Um novo projeto de melhoria que, por exemplo, está em fase de planejamento, ou um processo já vigente necessita de um monitoramento para que entre em conformidade, esses são momentos em que a ferramenta melhor opera.
Seu foco sempre será definir o problema, para então aprimorar o desempenho de projetos e processos, a fim de atingir e garantir a excelência operacional.
Case Exemplo FM2S: O projeto tinha por objetivo aumentar o volume de vendas pelo telefone de uma empresa do ramo de equipamentos de proteção elétrica.
Por meio do diagrama foi possível consolidar todas as possíveis causas para o fechamento ou não das propostas.
Isso possibilitou à nossa equipe entender quais fatores os vendedores julgavam importantes para o fechamento do pedido.
Alguns dos fatores que apareceram foram tempo de follow-up, mudança de vendedor, preço, prazo de entrega e prazo de pagamento.
Assim sendo, levantadas todas as possíveis causas para o fechamento do pedido por meio do diagrama, foi possível elaborar um plano de testes e verificar quais delas eram factíveis.
Para a surpresa de todos, muitas das “verdades” acabaram indo por terra, mas, por outro lado, o fator que mais espanto causou foi o impacto que o tempo para envio da proposta e o tempo até o primeiro follow-up têm na probabilidade de fechamento.
Em suma, deixar a proposta para o dia seguinte reduzia em 50% as chances de ela ser fechada.
Assim, ficou claro que a empresa deveria desburocratizar esse processo, pois sua velocidade interna era muito menor do que a velocidade que o mercado demandava.
Sem o Diagrama Espinha de Peixe seria impossível descobrir tais problemas.
Como fazer um Diagrama de Ishikawa?
Para preencher o Diagrama de Causa e Efeito ou Ishikawa seguimos o seguinte passo a passo:
- Defina o problema (efeito) a ser analisado: Pode ser, por exemplo, um defeito que acontece com bastante frequência em sua empresa;
- Liste algumas macro causas que podem afetar aquele problema: Através do desenho de uma seta na horizontal que aponte para a direita, escreva as macro causas na ponta da seta (confira a fig. 1);
- Detalhe melhor essas macro causas: Através de um brainstorming levante as possíveis causas que possam estar gerando o problema;
- Categorize: Divida as causas levantadas nas categorias de máquina, mão de obra, método e materiais, por exemplo;
- Detalhe as micro causas: As micro causas ou subcausas, são os fatores que acarretam as macro causas, portanto, serão distribuídas nas setas menores que sustentam as macro causas (conforme fig. 1);
- Vá ao gemba: Isso possibilita a equipe ver se as possíveis causas são de fato reais;
- Faça mudanças no processo: Trate as micro causas.
Quais são os 6 Ms do Diagrama de Causa e Efeito?
Os 6 Ms do Diagrama de Causa e Efeito, também conhecido como Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de Espinha de Peixe, são:
- Método: Refere-se aos processos e procedimentos envolvidos no problema que está sendo analisado. Pode incluir a falta de um processo formal, a falta de treinamento adequado ou a falta de diretrizes claras.
- Máquina: Refere-se aos equipamentos, ferramentas e tecnologia utilizados no processo ou sistema em questão. Pode incluir a falta de manutenção adequada, a obsolescência ou o mau funcionamento de um equipamento.
- Material: Refere-se às matérias-primas, insumos e suprimentos utilizados no processo ou sistema em questão. Pode incluir a falta de qualidade, a inadequação ou a falta de disponibilidade de um determinado material.
- Mão de obra: Refere-se às pessoas envolvidas no processo ou sistema em questão, incluindo as habilidades e treinamento necessários para desempenhar suas funções. Pode incluir a falta de qualificação, a falta de treinamento ou a escassez de pessoal.
- Medição: Refere-se às ferramentas e processos utilizados para medir e monitorar o processo ou sistema em questão. Pode incluir a falta de dados confiáveis, a falta de padrões ou a falta de ferramentas de medição adequadas.
- Meio ambiente: Refere-se às condições físicas e ambientais em que o processo ou sistema ocorre, incluindo o ambiente de trabalho, a temperatura, a umidade e a iluminação. Pode incluir fatores como a poluição, o barulho ou a falta de espaço adequado.
Figura 1: Segue um dos exemplos de Diagrama de Ishikawa. A linha central voltada para a direita possui as macro causas posicionadas na ponta de cada uma das setas principais.
Originalmente, os principais tipos de macro causas contribuintes para os efeitos indesejáveis na indústria são os seis M: Material, Mão de obra, Máquinas, Método de trabalho, Meio ambiente e Medição.
Não há obrigatoriedade de utilizar todos, isso vai depender da realidade de cada organização. Atente-se para que nenhum aspecto importante seja deixado de lado.
E, além destes, há inúmeras maneiras de classificação, variando de acordo com o tipo do negócio e do problema em questão.
Quais os cuidados ao preencher o diagrama?
Primeiro, as causas listadas são causas prováveis, ou seja, são hipóteses. Portanto, antes de começar a elaborar um plano de ação para corrigir as causas prováveis e problemas é necessário confirmá-las.
Não se deve investir dinheiro em um plano de ação em que não há certeza, ou pelo menos uma grande convicção, sobre as causa raiz.
O segundo cuidado a se tomar diz respeito a quem deve participar da elaboração do diagrama.
É comum se convidar todos os envolvidos no processo para participarem da reunião para elaborá-lo, mas isso só eleva o custo da reunião e piora sua dinâmica.
Para este tipo de reunião, menos é mais.
Utilização nos Relatórios de Não Conformidades
A principal razão para o uso do referido diagrama chama-se RNC, o relatório de não conformidade. O RNC é um relatório exigido pela ISO toda vez que acontece algum desvio no produto ou serviço produzido.
Até aí, não há grandes problemas. Mas este relatório geralmente requer o preenchimento do Diagrama de Causa e Efeito ou Ishikawa, assim como dos cinco porquês e de um plano de ação.
Desta forma, sua estrutura induz os responsáveis pelo preenchimento da RNC a completar todos os três campos ao mesmo tempo.
Vantagens do Diagrama de Ishikawa
Portanto, além de estimular a liderança para coordenar as equipes, o Diagrama de Ishikawa pode trazer diversos benefícios para as empresas, podendo ser utilizado em conjunto com outras ferramentas como gráfico de pareto e brainstorming.
Assim, por trás desta poderosa ferramenta temos algumas vantagens como:
- Maior assertividade na gerência das causas de um problema;
- Escalonamento de prioridades das atividades;
- Identificação e controle de possíveis problemas causados pela matéria prima;
- Facilita a visualização em etapas de cada processo;
- Aprimoramento dos processos e melhoria contínua;
- Foco no objetivo e seus desdobramentos;
- Maior controle de qualidade;
- Ótima ferramenta para gestão de projetos.
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