Qual é a melhor maneira de organizar sua rotina de trabalho?
Esta é uma das auto perguntas mais feitas pelos colaboradores de empresas. Quase que invariavelmente, todos desejam aumentar sua capacidade de execução, seja para produzir mais como funcionário ou ser um melhor pai e marido (mãe ou esposa).
Uma discussão bastante interessante sobre como abordar este tema desafiador pode ser encontrada no livro de David Allen chamado “Getting things done”. Neste livro, Allen sugere cinco etapas para tratar qualquer coisa a ser feita em sua vida: coletar-processar-organizar-revisar-fazer.
Por meio destes 5 passos Allen ensina como pegar coisas que ficam flutuando e atormentando nossa cabeça e a organizarmos em listas de coisas a se fazer, sejam elas ações de projetos relevantes que trabalhamos ou a simples realização de compras no supermercado, tudo isto é claro, respeitando o grau de relevância da atividade e a data de entrega.
Então, o que é o Getting things done (GTD)?
Um método de produtividade. Ele tem sido ao longo do tempo, uma febre entre entusiastas da produtividade em todos os lugares, incluindo aqui na FM2S. Ainda assim, nunca fizemos um mergulho profundo sobre o que é e como pode funcionar para você. E, uma vez que recentemente mergulhamos em alguns dos fundamentos da vida em alta produtividade, nós pensamos que vale a pena revisitar.
Simplificando, o GTD é um método para organizar suas tarefas, prioridades e sua programação de uma maneira que as torne todas gerenciáveis. Um dos maiores benefícios do GTD é que torna mais fácil ver o que você tem na sua frente e escolher o que vai trabalhar. Ele também tem uma forte ênfase limpar as preocupações da sua cabeça, colocando-as em algum lugar específico. Isso limpa a mente de qualquer distração mental que irá permitir que seu trabalho seja eficiente.
O método Getting Things Done (GTD) é amplamente considerado uma ferramenta poderosa para organização e produtividade. No entanto, ele também tem a reputação de ser complicado. Isso não precisa ser assim, mas uma das razões para essa percepção é que não há regras rígidas ou uma "maneira correta" de aplicá-lo.
No GTD, é fundamental alinhar nosso trabalho com algumas diretrizes, mas sem um "passo a passo" fixo ou categorias predefinidas. Não existe um livro de regras dizendo “faça isso, depois aquilo” ou um aplicativo específico que você precise para fazer o método funcionar. Essa flexibilidade é necessária, pois permite personalizar o GTD para suas necessidades individuais. Por outro lado, essa liberdade pode tornar o início um pouco mais desafiador.
Neste post, vamos guiá-lo pelos princípios básicos do GTD a partir de uma perspectiva de iniciante e oferecer dicas para aplicar uma versão simplificada. Isso irá ajuda-lo a adaptar o GTD à sua rotina agitada e à sua lista de tarefas, tornando-o mais acessível e prático.
Qual o conceito de rotina de trabalho?
Tudo começa com o autor citando um conceito muito importante e famoso na área esportiva, a chamada zona de flow (fluxo). Quando está nesta zona, o atleta alcança o relaxamento concentrado e assim, seu melhor nível de desempenho. O gênio do tênis Pete Sampras revelou em várias entrevistas o que era estar numa zona de flow.
Dizia ele que a percepção de velocidade no jogo de tênis diminuía e assim, conseguia enxergar o local exato de colocar a bola. Gary Gasparov, lenda do xadrez, também relata vários episódios semelhantes. Depois do conceito, Allen explica que um dos pré-requisitos para se entrar na zona de flow é ter a mente limpa, ou seja, não ter problemas mal resolvidos dentro de sua cabeça.
Portanto, para garantir que todos possam acessar a zona de flow quando estiverem a executar suas atividades, Allen sugere que comecemos coletando todos os problemas em aberto que estão em nossa mente. Depois, o autor pede que façamos o processamento das coisas em aberto, classificando-as e dando-lhes o endereçamento correto, que é determinar o que é cada item, quando cada tarefa deverá ser feita e por quem.
Quais são os 5 pilares do Getting Things Done?
GTD é um sistema organizacional. Ele não coloca regras sobre como você realmente faz seu trabalho. Em vez disso, ele se concentra em como você captura o trabalho que precisa fazer, organiza e escolhe o que precisa de sua atenção. No seu núcleo, GTD está em cinco "pilares", ou passos para ficar organizado:
- Capture tudo. É necessário anotar todas as suas tarefas, ideias e compromissos recorrentes em uma ferramenta que você prefere para se organizar, seja caderno, notebook ou aplicativo. O método GTD não exige uma ferramenta específica, mas o que você escolher deve se encaixar no seu dia a dia de forma prática. Capture tudo no momento em que surge, para não precisar pensar nisso novamente até a hora de agir.
- Esclareça as coisas que você tem que fazer. Não basta anotar "Planejar férias", dividi-lo em passos para que não haja barreiras para apenas fazer a tarefa. Se a tarefa pode ser imediatamente e tiver tempo para fazer, faça. Se houver alguma coisa que você pode delegar, delegue.
- Organize os itens processáveis por categoria e prioridade. Atribua datas de vencimento e defina lembretes para acompanhar tudo a qualquer momento. Dê atenção à prioridade de cada item. Esse é o momento de organizar sua lista de tarefas, caixa de entrada e calendário para uso futuro.
- Reflita sobre sua lista de tarefas. Primeiramente, olhe sobre seus "to-dos" para ver o que sua ação seguinte deve ser. Este é o lugar onde o passo de esclarecimento vale a pena, porque você deve ser capaz de escolher algo que você tem o tempo e a energia para fazer imediatamente. Se você ver algo que é tão vago que sabe que não será capaz de apenas pegar e correr com ele, descarte. Em segundo lugar, dê a sua lista de tarefas para fazer uma revisão em profundidade periodicamente para ver onde está fazendo progresso e onde precisa ajustar suas prioridades e determinar como o sistema está funcionando para você.
- Envolva todos e comece a trabalhar. Escolha a sua próxima ação e a faça. Seu sistema é, como este ponto, configurado para funcionar de forma fácil e natural. Os seus itens por-fazer são organizados por prioridade e colocados em categorias. Você sabe o que trabalhar, e quando. Eles são quebrados em pedaços gerenciáveis, feitos sob medida que são fáceis começar. É hora de começar a trabalhar.
Rotina de Trabalho: próximos passos
Feito isto, devemos então formalizar nossa classificação, colocando cada item numa respectiva lista, que pode ser um cronograma de projeto ou uma biblioteca de incubação (para coisas que poderemos precisar um dia), passando é claro, por listas de tarefas simples. Allen também sugere que façamos, diretamente, todas aquelas atividades que tomem menos de 2 minutos. O tempo gasto para organizar estas atividades em listas, seria maior do que os míseros 2 minutos.
Depois de ter as ações organizadas nas listas, Allen pede que seja criada uma rotina de revisão, pois listas escondidas e fora da rotina, não irão surtir efeito. E por último, execução. É nesta etapa que as atividades coletadas serão executadas, e assim, seu trabalho será concluído.
Descrito o processo, o autor ainda dá várias dicas para não atrapalharmos o trabalho dos outros, sejam eles nossa equipe ou colegas. Uma das melhores dicas está em como fornecermos tarefas para outras pessoas. Allen é enfático que toda tarefa que desejamos que alguém execute, deva ser inserida na caixa de entrada da pessoa. Isto rotina de trabalho.
Definir um processo de coleta eficiente facilita o fluxo de trabalho e evita interrupções durante a execução das tarefas. A forma de inserir informações na caixa de entrada pode variar: para algumas pessoas, as entradas vêm de reuniões; para outras, de mensagens no WhatsApp ou e-mails. Padronizar esse processo de coleta com os stakeholders pode melhorar muito o fluxo de trabalho e os resultados das ações envolvidas.
Para mais informações sobre as certificações Green Belt e Black Belt, acesse o site.
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