Você sabe o que é o Processo Simplex?
Imagine que você e sua equipe estão encarregados de eliminar os gargalos no processo de cobrança da sua organização. Os fornecedores estão bravos, os gerentes estão frustrados e o problema está custando dinheiro à empresa. Simplex existe para isso.
Mas, tente o que quiser, você simplesmente não pode identificar o que está errado, e as soluções que você tentou até agora não funcionaram.
Aqui é onde o Simplex poderia ajudar. Esta poderosa ferramenta permite identificar e lidar com os problemas de forma criativa e eficaz. Isso leva você a um processo de oito etapas, desde a identificação do problema até a implementação de uma solução.
Neste artigo, explicaremos o processo Simplex e descrevemos como usar cada etapa.
O que é o processo Simplex?
O Simplex Process foi criado pelo especialista em gestão e criatividade Min Basadur, e foi popularizado em seu livro de 1995, "The Power of Innovation". O processo é composto de oito etapas, agrupadas em três etapas: Formulação de Problemas, Formulação de Solução e Implementação de Solução. É uma ferramenta versátil que pode ser usada em organizações de todos os tamanhos e para quase qualquer tipo de problema.
Como usar o processo Simplex?
Vejamos as oito etapas com mais detalhes, abaixo.
Pesquisa de Problemas
Muitas vezes, a parte mais difícil de qualquer exercício de resolução de problemas é encontrar o problema certo a enfrentar. Então, este é o primeiro passo a realizar. Os problemas podem estar óbvios, mas, se não estiverem, você pode identificá-los usando "perguntas de gatilho", tais como:
- O que nossos clientes querem que nós melhoremos? Do que eles estão reclamando?
- O que eles poderiam fazer melhor se nós o ajudássemos?
- Quais os pequenos problemas que temos que podem crescer?
- O que retarda o nosso trabalho ou o torna mais difícil? Como podemos melhorar a qualidade?
- O que nossos concorrentes fazem que podemos fazer?
- O que é frustrante e irritante para a nossa equipe?
- Você também pode considerar os problemas que podem surgir no futuro.
Por exemplo, pense em como você espera que os mercados e os clientes mudem nos próximos anos. Pode haver problemas à medida que sua organização se expande. Alterações sociais, políticas ou legais também podem afetar isso. Veja nosso artigo, Análise PEST para mais informações sobre isso.
Também vale a pena explorar possíveis problemas a partir da perspectiva de diferentes "atores" na situação. É aqui que técnicas como a lista de verificação são úteis.
Você pode não ter informações suficientes para definir seu problema precisamente, mesmo depois de fazer muitas perguntas. Mas não se preocupe com isso até chegar ao Passo 3!
Identificação de fatos
A próxima etapa é pesquisar o problema o mais fundo possível.
Comece por analisar os dados que você deve verificar se o problema realmente existe. Então, determine se os benefícios da solução do problema valerão o esforço e os recursos que você precisará gastar.
Seja claro em quais os processos, componentes, serviços ou tecnologias você deseja usar, e explore as soluções que outros já tentaram.
Em seguida, descubra como pessoas diferentes percebem a situação, exploram as necessidades dos seus clientes com mais detalhes e investigam as melhores ideias de seus concorrentes.
Definição do problema
Identifique o problema no nível certo. Por exemplo, se você fizer perguntas sobre isso em termos muito amplos, você nunca terá recursos suficientes para responder de forma eficaz. Se, no entanto, suas perguntas são muito estreitas, você pode acabar corrigindo os sintomas de um problema, e não o problema em si.
Sugerimos perguntar "Por quê?" para ampliar sua definição do problema e "O que o concorrente está deixando?" para restringi-lo.
Digamos que seu sistema tenha dificuldade em manter níveis de estoque em seu armazém. Comece por perguntar: "Por que o sistema não está fazendo seu trabalho corretamente?" A resposta pode levá-lo a fazer uma pergunta mais ampla, como "Por que pedimos ao sistema que faça algo em que não é bom?"
A pergunta "O que está parando você?" aqui poderia dar-lhe a resposta, "Nós não sabemos o suficiente sobre as capacidades do sistema que estamos usando". Desta forma, você pode perceber que você não está realmente procurando consertar uma parte com defeito, mas para que o armazém use o sistema corretamente ou para introduzir um novo sistema que seja melhor.
Grandes problemas são muitas vezes constituídos por desafios muito menores. Na fase de Definição de Problemas, você pode usar uma técnica como Desdobramento para quebrar o problema até suas partes componentes. Você também pode usar a Análise dos Cinco Porquês, Causa e Efeito e Análise de Causa Raiz para ajudá-lo a chegar à raiz de um problema.
Idea Finding
Gere tantas ideias de resolução de problemas quanto possível.
Há maneiras de pedir para outras pessoas deram suas opiniões, por meio de ferramentas de criatividade programadas, como Creative Problem Solving e técnicas de pensamento lateral, como o brainstorming. Você também deve olhar para o problema de outras perspectivas.
Não avalie ou critique ideias durante esta etapa. Em vez disso, apenas se concentre em gera-las. Lembre-se, ideias impraticáveis geralmente podem desencadear os bons conceitos de mudanças!
Avaliação e seleção
Depois de gerar uma série de possíveis soluções para o seu problema, você precisa selecionar a melhor.
A melhor solução pode ser óbvia. Se não estiver, considere os critérios que você usará para selecionar a melhor ideia. Nossos artigos sobre técnicas de tomada de decisão exploram uma ampla gama de métodos para fazer isso.
Depois de selecionar uma ideia, desenvolva-a o mais longe possível. Você então precisa avaliá-lo. O senso comum é mais importante do que o ego aqui: seja objetivo e considere cada curso de ação em seus méritos.
Se sua ideia não oferece um benefício suficientemente grande, veja se você pode gerar mais ideias ou reiniciar o processo. (Você pode desperdiçar anos de sua vida desenvolvendo ideias criativas que ninguém quer!)
Planejamento de Ação
Quando você escolheu uma ideia e confia em que vale a pena, é hora de começar a planejar sua implementação.
O desenvolvimento de planos de ação é uma boa maneira de gerenciar projetos simples. Os planos de ação estabelecem quem, o que, quando, onde, por que e o modo de entregar o trabalho.
Para projetos maiores, vale a pena usar técnicas formais de gerenciamento de projetos. Estes permitem que você envie projetos de forma eficiente, exitosa e dentro de um prazo realista.
Aceitação
Até esta fase você pode ter trabalhado sozinho, ou com apenas uma pequena equipe. Agora, você precisa vender sua solução para as pessoas de quem você precisa receber. Essas pessoas podem incluir seu chefe, investidores e outras partes interessadas envolvidas no projeto.
Quando você está vendendo sua ideia, você terá que abordar não só os aspectos práticos, mas também outros fatores, como a política interna e o medo da mudança. Seu objetivo deve ser promover um sentimento de apropriação entre as partes interessadas e uma compreensão dos benefícios que derivarão do que você está fazendo.
Além disso, pense no gerenciamento de mudanças nos casos em que a implementação provavelmente afetará várias pessoas ou grupos de pessoas. Compreender isso ajudará você a garantir que seu projeto ganhe suporte.
Ação
Após a criatividade e preparação vem ação.
Este é o lugar onde o seu trabalho e planejamento cuidadoso compensa. Mais uma vez, se você estiver implementando uma mudança ou projeto em larga escala, o escoamento das suas habilidades de gerenciamento de mudanças pode ajudá-lo a implementar o processo de maneira consistente.
Quando a ação estiver em andamento, volte para a Etapa 1, Pesquisa de Problemas, para continuar desenvolvendo sua ideia. Você também pode adotar os princípios do modelo Kaizen de melhoria contínua para refinar seu projeto.
