Fluxogramas são ferramentas visuais cruciais para entender e otimizar processos em diversos campos, desde negócios até engenharia. No entanto, nem todos os fluxogramas são iguais. Neste blog, exploraremos os diferentes tipos de fluxograma, destacando suas características, aplicabilidade e como escolher o mais adequado para cada cenário.
O que é um fluxograma?
Antes de falarmos sobre os tipos de fluxograma, vamos entender o que é um fluxograma. Um fluxograma é um diagrama ou uma representação esquemática de um processo ou de uma sequência de ações executáveis que visam obter uma solução para uma questão determinada. É uma representação gráfica formalizada que ilustra um fluxo de trabalho ou processo ou uma solução para um determinado problema e é considerado uma das 7 ferramentas da qualidade. Existem vários tipos de fluxograma e cada um deles é divido de diferentes formas. Cada etapa de um fluxograma é definida por uma caixa com um formato ou símbolo determinado. Esses símbolos são responsáveis por indicar o tipo de processo que será executado em cada estágio.
Utilidades do fluxograma
Os fluxogramas podem ser usados para representar uma sequência lógica de atividades, um processo de fabricação ou um organograma, que é um fluxograma empresarial, divido hierarquicamente. Também são uteis na padronização dessas soluções, determinando-as etapa por etapa. Um modelo de fluxograma pode ajudar analistas e organizações comerciais a converter vários processos de maneira diagramática. Os diferentes tipos de fluxograma são utilizados como documentos para análise de processos comerciais e/ou industriais. Os dados desses fluxogramas podem ser utilizados para conferir qualidade e eficiência em um serviço.
Se pensarmos na manufatura como exemplo, ele ajuda a reduzir custos dos processos, indica pontos de desperdícios, gargalos e também quais são as tarefas que mais agregam valor ao produto/serviço. Para fins de treinamento em linhas de produção, os fluxogramas são grandes orientadores pois em uma simples imagem demonstram, passo a passo cada uma das etapas do processo.
Da mesma forma que para treinamentos e indústrias, na educação também é bastante utilizado. Ajudam educadores e escolas a criarem planos de aulas, projetos e também grades de cursos acadêmicos. Exemplos da aplicação de fluxogramas nas escolas estão nas áreas da biologia com o ciclo da água, cadeias alimentares e sistemas do corpo humano; na física com estudo de fenômenos ou realizando experimentos; e muitas outras aplicações.
Agora vamos nos aprofundar em conhecer os diferentes tipos de fluxograma e suas aplicações.
Tipos de fluxogramas
Finalmente, vamos falar dos tipos de fluxograma que existem. Os fluxogramas são classificados de formas diferentes a depender do seu uso e dos setores onde o mesmo é aplicado. Entre os mais comuns, estão: fluxograma de processo (PFD), diagrama de blocos, fluxograma de documentos ou fluxograma de trabalho, mapeamento de fluxo de valor (VSM), modelagem e notação de processos de negócios (BPMN) e fluxograma de dados (DFDs). Vamos ver agora, mais especificamente cada um deles e para que são utilizados.
1. Diagrama de blocos
Como o nome indica, um diagrama de blocos é uma ilustração de desenho de um sistema cujas partes ou componentes principais são representados por blocos. É um fluxograma extremamente genérico, podendo ser aplicado a qualquer tarefa e é bastante usado na engenharia. É usado para projetar novos sistemas ou para descrever e melhorar os existentes. Sua estrutura fornece uma visão geral dos principais componentes de um sistema e normalmente não acompanha prazos ou divisões por áreas.
Vamos a um exemplo. Pense em um gerador de energia eólica (que utiliza o vento para gerar energia), que é conhecido como aerogerador.
Em um aerogerador existem diversas etapas para transformar a força dos ventos em energia e um diagrama de blocos é perfeito para explicar como funciona, confira o exemplo:
2. Fluxograma de Processo (PFD)
O fluxograma de processo (PFD – Process Flowchart Diagram) é um diagrama que ilustra e analisa o fluxo geral de atividades na produção de um produto ou serviço, que é sempre usado na engenharia de processos e na indústria química, onde é necessária a representação do relacionamento entre os principais componentes.
Um fluxograma de processo é provavelmente o mais versátil dos tipos de fluxograma mais usados, porque pode ser aplicado a praticamente qualquer coisa.
Vamos a mais um exemplo? Como no fluxograma de processo há decisões, entre outras variáveis, ele tende a ser um pouco mais detalhado e extenso, representando nele todos os estágios do processo, confira nesse exemplo de uma lanchonete:
3. Diagrama de fluxo de documentos/trabalho
Um outro tipo de fluxograma muito comum é o de documentos também conhecido como diagrama de fluxo de trabalho e consistem em exibir o fluxo de documentos em papel e eletrônicos (por exemplo via e-mail) entre áreas de uma empresa. Ajudam os analistas a entender, documentar e melhorar vários processos de trabalho dentro de uma organização.
Tradicionalmente, entre os diferentes tipos de fluxogramas, os fluxogramas de documentos devem ser lidos da esquerda para a direita, porque indicam o fluxo de documentos através das áreas de um negócio. Nestes casos, o fluxograma pode ser dividido em colunas, que representam os departamentos que operam dentro de uma organização.
O fluxograma de documentos facilita identificar a colocação dos controles internos dentro de uma organização. Também oferecem uma visão clara dos processos de negócios e capacitam os negócios a atingir seus objetivos.
4. Mapeamento de Fluxo de Valor (VSM)
Value Stream Mapping ou Mapeamento do Fluxo de Valor é um dos tipos de fluxograma bastante comuns em fábricas e indústrias e é uma ferramenta do Lean Manufacturing. Esta ferramenta altamente útil mapeia o fluxo de material e informações, além do tempo de execução associado (lead time), por meio de múltiplos processos.
O tempo de execução por meio de um fluxo de valor é um resultado correlacionado ao estoque, sendo que, por sua vez, o estoque é um resultado proveniente dos atributos de desempenho dos processos individuais no fluxo de valor. Portanto, se quiser reduzir o tempo de execução, você deve melhorar os processos.
Ao entender como o valor flui pela cadeia inteira pode-se propor a aplicação das ferramentas do Lean no local onde elas darão o maior impacto. Trocando-se, assim, o ótimo local pelo ótimo global, permitindo que os clientes tenham o que quiserem, quando necessitarem, sem atrasos e sem desperdícios.
5. Fluxograma de Raia
O fluxograma de raia tem como função descrever como departamentos, processos ou funcionários separados interagem. Ele é de grande utilidade nos momentos em que você precisa demonstrar diversos fluxos de informações em um mesmo diagrama.
Os fluxogramas de raia podem parecer realmente semelhantes a um diagrama de fluxo de trabalho, mas a chave aqui é que ele permite criar categorias diferentes onde as atividades ocorrem.
É de grande utilidade no que dize respeito a documentar processos que possuem interações com outras áreas de uma organização ou requer colaboração entre equipes diferentes.
6. Fluxogramas de Dados (DFD)
Os fluxogramas de dados (DFD - Data Flow Diagram), são também conhecidos como diagrama de fluxo de dados. São uma representação gráfica do fluxo informações dentro de um sistema. É uma etapa preliminar que ajuda a criar uma visão geral do sistema sem revelar qualquer quantidade de detalhes.
O fluxograma de dados típico destaca principalmente os canais pelos quais os dados são transmitidos dentro de um sistema. Duas classes distintas de notações são usadas nos diagramas modernos de fluxo de dados. Essas notações representam processos, armazenamentos de dados, fluxos de dados e entidades externas.
7. Notação e Modelo de Processo de Negócios (BPMN)
O BPMN – Business Process Model and Notation é um fluxograma que modela as várias etapas de um processo de negócios planejado de ponta a ponta.
Ela funciona, então, como uma chave para o Gerenciamento de Processos de Negócios, ele descreve visualmente uma sequência detalhada de atividades de negócios e fluxos de informações necessários para concluir um processo.
Seu objetivo, portanto, é modelar maneiras de melhorar a eficiência, explicar novas circunstâncias ou obter vantagem competitiva.
8. Fluxograma de Tomada de Decisão
O fluxograma de tomada de decisão é uma categoria específica para essa finalidade, possuindo uma acervo exclusivo de formas que não são comumente encontradas nos fluxograma tradicionais.
Ele é muito semelhante ao fluxograma de processo por ser possível visualizar nele as decisões a serem tomadas durante um processo, mas nele não é comum ter tantas variáveis, limitando-se apenas as decisões, sem ter nele a presença de fluxos de dados ou extração, por exemplo. Por isso é muito comum nesse tipo de fluxograma, ter muito mais decisões a serem tomadas do que em um fluxograma de processo.
Veja um exemplo desse tipo de fluxograma:
Eles podem ser complexos ou simples, trazendo toda gama de opções possíveis a serem tomadas com uma modelagem de processos de forma a garantir um resultado consistente e possível. Aproveite para conhecer a formação em Excelência Operacional FM2S! Lá você encontra o curso de Fluxograma, SIPOC e Mapeamento de Processos.
Os fluxogramas são ferramentas versáteis, e a escolha do tipo certo depende do contexto específico. Ao entender as nuances de cada tipo, as organizações podem aprimorar sua capacidade de analisar, comunicar e aprimorar processos. A próxima vez que você começar a mapear um processo, escolha o tipo de fluxograma que melhor atenda aos seus objetivos e assista à clareza e eficiência se desdobrarem diante de você.
