Kanban é um vocábulo japonês cujo significado é "cartão". Ele consiste em um método ágil e de gestão visual, bastante utilizado para controlar o fluxo de trabalho, equilibrar processos e limitar a quantidade de trabalho.
Foi criado e nomeado na década de 60, tornando-se parte dos objetivos do Sistema Toyota de Produção. Inicialmente, a missão era controlar o estoque de materiais de forma a evitar excedentes e faltas de produtos e matérias-primas de acordo com a demanda, equilibrando os sistemas e as linhas de produção.
Atualmente, o Kanban transcendeu as fronteiras da indústria, sendo utilizado nos mais diversos ambientes como a principal ferramenta de gestão de tarefas. Entre os principais tipos de kanban estão o kanban de produção, de movimentação e o e-kanban.
Imagine que por um longo período uma empresa armazenou diversos produtos/matérias-primas em estoque, ou seja, há um excedente de produtos que deveriam estar em circulação no mercado.
Por outro lado, se os produtos estão em falta, indica que ela não está conseguindo dar conta de sua demanda, levando seus clientes a buscarem produtos nos concorrentes.
Mas como equilibrar a produção para que isso não aconteça? Pois é exatamente isso que o Kanban faz.
Confira neste artigo tudo o que você precisa saber sobre Kanban seus principais tipos e vantagens.
O que é Kanban?
O vocábulo japonês é traduzido como um sistema ágil e visual bastante utilizado no Scrum e no Just in Time cuja as funções são estabelecer o equilíbrio entre o estoque e a demanda e instituir a gestão de tarefas.
Ágil: permite gerenciar com rapidez as tarefas de acordo com o ritmo de trabalho;
Visual: possui uma interpretação facilitada por sua organização em colunas e cartões aos quais podem ser atribuídas cores de acordo com cada projeto/equipe/responsável.
O Sistema Kanban funciona de maneira orquestrada e ordenada, onde cada pedido realizado na ponta da cadeia gera uma ação em todos os setores da empresa. Por exemplo, se há um acúmulo de produtos em estoque, significa que há uma superprodução com relação a demanda.
Por outro lado, se há falta de produtos, significa que a fábrica não está conseguindo suprir a demanda do mercado e assim, perde-se para a concorrência.
A função do sistema Kanban é controlar os estoques de materiais, insumos e produtos com o objetivo de não haver nem faltas, nem excesso de produtos, estabelecendo um equilíbrio entre estoque e produção.
O Kanban é um sistema que faz parte das ferramentas do Lean. Deseja se aprofundar mais nos conhecimentos sobre essa metodologia?
Baixe nossa Apostila gratuita de Introdução ao Lean e entenda os conceitos e pontos de aplicação, além de estudos de caso para entender a filosofia e resolver problemas reais.
Como funciona o sistema Kanban?
O sistema Kanban é composto por 3 principais componentes: o quadro, as colunas e os cartões. O quadro divide-se em colunas e cartões coloridos. As colunas representam os produtos ou o status de fabricação.
Por outro lado, as cores representam o nível de urgência para a produção de cada produto. O funcionamento de cada um desses componentes está descrito abaixo.
Cartões
Os cartões descrevem tarefas ou ações que precisam ser tomadas atingir os resultados finais. Por exemplo, na construção de um prédio, um cartão poderia ser “realizar a fundação”. Nos cartões também encontram-se o responsável por cada tarefa, o nível de prioridade, tipo, entre outros indicadores;
Colunas
As colunas são os status dos cartões que, em geral, são divididos em três principais: “A fazer”, “Em execução” e “Concluído”. No entanto, essas colunas podem mudar de acordo com o projeto. Dessa forma, os cartões são trocados de colunas conforme seus status for mudando, fornecendo um “status geral” do seu projeto.
Quadro
O quadro Kanban (kanban board) é semelhante a uma lousa que organiza os cartões em colunas. Cada quadro representa um kanban sendo que uma única equipe pode trabalhar com diversos quadros ao mesmo tempo.
Qual a função do Kanban?
São três as principais funções do Kanban:
Gerenciamento do fluxo de trabalho, ou seja, dá a noção do ritmo de produção (também conhecido como tambor);
Equilibra os processos, isto é, colabora no sequenciamento das atividades (o que vem antes e o que vem depois). Dessa maneira evita interrupções pela falta de atividades que deveriam ter sido entregues;
Limita a quantidade de trabalho, adequando a demanda à capacidade de produção.
Além disso, outras funções do Kanban são:
- Fornecer informações sobre retirada e transporte;
- Fornecer informações sobre a produção;
- Evitar superprodução e transporte excessivo;
- Serve como uma ordem de fabricação e deve ser anexada ao produto;
- Prevenir produtos defeituosos;
- Revelar problemas e controle de inventário.
Quais são os tipos de Kanban?
A principal diferença entre os sistemas Kanban são os tipos de cartões Kanban que cada sistema está usando. Assim como o processo possui estágios diferentes, temos diferentes tipos de cartões Kanban que se assemelham a cada estágio.
Cada cartão tem seu próprio papel em um segmento específico do processo de produção e sinaliza as ações apropriadas a serem tomadas. Vamos agora conferir os diferentes tipos de Kanban que existem.
Kanban de produção
Esse tipo de Kanban é provavelmente o mais básico. Vemos esse tipo de cartão usado em qualquer lugar, desde a fabricação até o desenvolvimento de software. O Kanban de produção começa com uma lista abrangente de todos os itens que precisam ser concluídos em um horário específico.
A estação de trabalho fornece um cartão de produção para uma área da instalação solicitando os tipos de materiais (ou tarefas) necessários. O cartão Kanban de produção sinaliza o início do sistema de produção, explicando a qualidade e a quantidade das coisas que precisam ser produzidas.
Além disso, os cartões de produção contêm informações incluídas na retirada dos cartões Kanban.
Kanban de Estoque
O Kanban de estoque ou Kanban de movimentação é um tipo bastante simples e muito útil para controlar o tamanho do estoque e o nivelamento do mesmo. Geralmente utiliza-se em mercados que possuem uma alta variabilidade da demanda, como por exemplo em demandas sazonais.
Este tipo de Kanban funciona da seguinte forma: imagine que você trabalha em um grande CD (Centro de Distribuição) de livros, onde você é o responsável pela gerência de 10 mil títulos diferentes.
Fica difícil controlar o estoque destes 10 mil títulos, não é mesmo? Eis que você resolve implementar o Kanban de Estoque, onde a cada pacote de 10 livros de um determinado título, há um cartão associado e toda vez que um pacote sai para um fornecedor você retira o cartão e cola num espaço do quadro referente aquele título.
Quando a quantidade de um determinado título chega a um nível crítico você simplesmente retira os cartões do quadro e os repassa para a produção que irá repor as quantidades que foram retiradas. É importante lembrar que o Kanban de estoque, bem como outros tipos, está totalmente associado às previsões de demanda para realizar a gerência de estoques.
Kanban de Retirada/Transporte
O sistema Kanban de retirada ou transporte está relacionado ao movimento de itens e componentes. Se a empresa produz produtos físicos ou digitais, diferentes partes dela precisam de trabalho de equipes diferentes em diferentes áreas. E quando uma equipe termina, transfere-se a 'parte' para a próxima equipe e área de produção.
Para esse propósito, as equipes usam cartões de retirada ou cartões de movimento para alertar as pessoas de que um item está terminado e pronto para passar de uma seção para outra. Quando a equipe está pronta para mais trabalho, envia o cartão de retirada para a seção anterior, sinalizando que está pronta para mais trabalho.
Além disso, o cartão geralmente especifica o número de itens que se levam para o local de trabalho onde são necessários.
Kanban de Fornecimento
O cartão Kanban do fornecedor é um tipo incomum de Kanban que permite que as empresas incluam fornecedores como parte do sistema. Dessa forma, os cartões Kanban do fornecedor saem da organização e diretamente para o fornecedor, solicitando a entrega de um novo lote de um item específico.
Os cartões de fornecedores agilizam o processo, cortando os longos tempos de espera necessários para fazer uma solicitação de suprimento. Portanto, em vez de enviar uma solicitação ao departamento de compras e aguardá-las, as equipes podem se comunicar diretamente com o fornecedor e obter os itens e materiais de que precisam sem mais demoras.
Kanban de emergência
O Kanban de emergência lida com uma situação inesperada que precisa de atenção imediata. Os cartões de emergência geralmente sinalizam a necessidade de substituição de uma peça defeituosa ou defeituosa ou uma mudança repentina na quantidade de entrada (produto) necessária.
E-Kanban
O E-Kanban, nada mais é do que uma adaptação do Kanban físico para uma forma digital, também conhecido como kanban online. Ele pode ser feito em um software de planilhas como o Microsoft Excel ou Google Planilhas. Existem também, versões prontas na internet, como é o caso do Kanbanflow, Kanbantool ou mesmo o Trello.
Como se aplica o Kanban?
Da mesma forma que escolhe a maneira como você implementa o Kanban, você também pode escolher os diferentes tipos de Kanban que usará e criará o seu sistema. Esses diferentes sistemas Kanban podem ser combinados e usados juntos para obter um ambiente de produção organizado. Dessa forma, você pode escolher dois tipos ou todos.
Além disso, você pode codificar por cores diferentes tipos de cartões, colocá-los em pistas de natação separadas. Não há regras definidas. No entanto, muitas vezes, é necessário usar todos os sistemas Kanban para garantir sinalização oportuna, comunicação clara e uso ideal dos recursos. Especialmente se seu objetivo é entregar um produto para seus clientes.
Portanto, selecione os sistemas Kanban que funcionam melhor para você e faça as modificações de acordo com suas necessidades. Introduzir gradualmente alterações no seu processo ou no sistema Kanban existente e ver o que funciona melhor. Afinal, um dos principais objetivos do Kanban é melhorar o fluxo introduzindo mudanças evolutivas.
Leia Mais
Kanban: saiba o que é e seus princípios
