Quando se fala em trabalho padronizado a primeira ideia que vem à mente pode ser a de pessoas executando suas atividades de modo semelhante. No entanto, essa dinâmica é algo que vai além: se um grupo basea-se em um padrão, existem procedimentos que, feitos corretamente, aumentam a produtividade e a qualidade dos produtos e serviços. Por sua vez, dentro da filosofia do Lean Manufacturing, pensar no trabalho padronizado é olhar para a função de cada colaborador nas etapas de produção. Isso significa entender qual é o tempo cíclico, o tempo periódico, a taxa em que os produtos devem estar prontos, quais as sequências de tarefas exercidas, quais peças são essenciais na produção e mais. Muito utilizado em empresas e garantindo bons resultados, esse também é um método que pode ser levado para vida, buscando a melhoria contínua em situações cotidianas que precise de mais organização, atenção, etc.
Quais os princípios do trabalho padronizado?
Os procedimentos estão baseados em três princípios básicos, que são o tempo Takt, a sequência de trabalho para realizar procedimentos e o estoque padrão. Você sabe o que eles significam?
Tempo Takt
Do inglês Takt-time, o conceito determina o tempo de produção de cada peça produzida ou serviço executado, levando em consideração a demanda da empresa. Ou seja, dentro do limite temporal estipulado pelo cliente, em quanto tempo tudo deve ser feito para atingir o objetivo final sem atrasos e de maneira satisfatória?
Sequência de trabalho
Trata-se da sequência exata para realizar um conjunto de atividades, com etapas claras, diretas, otimizadas, sem que haja perda de tempo. Assim, entre uma tarefa e outra, nada fica para trás, a qualidade é mantida e o procedimento todo serve como importante instrumento de gestão do conhecimento para os envolvidos.
Estoque padrão
Quais são as ferramentas necessárias para que o processo ocorra sem problemas? Isso envolve desde os materiais físicos, até programas, por exemplo. Dessa forma, é feito um estoque das principais peças utilizadas nessa produção, pois, se algo for interrompido, essa quebra não resultará em um longo tempo de máquina parada, impedindo prejuízos, tempo de produção desperdiçado e mais.
Cultura da melhoria contínua
Se não há padronização ao realizar as atividades, fica difícil saber a real capacidade produtiva de um sistema. Mas não só isso, se não se sabe como algo é feito, como calcular a eficiência e identificar as perdas? Não existe uma meta clara de quanto se deveria produzir, então, se a produção é menor ou maior, os motivos ficam desconhecidos também. Por isso, acredita-se que o trabalho padronizado é uma ferramenta de melhoria contínua! Com uma análise detalhada dos processos internos, encontram-se mais facilmente as ineficiências, gargalos, atrasos e desperdícios, permitindo agir diretamente naquilo que está dando errado e evitar que os prejuízos sigam aumentando. No entanto, ambos – melhoria contínua (Kaizen) e trabalho padronizado – precisam ser parte de uma cultura empresarial e mover os colaboradores visando um objetivo comum. Kaizen, como a própria definição diz, significa mudança para melhor. É uma palavra curta, mas que diz muito, principalmente associada aos outros princípios da filosofia Lean. 
Como implementar o trabalho padronizado na empresa?
Anote aí! É essencial conhecer de perto quais são os processos, máquinas, produtos, pessoas, e tudo que envolve o trabalho, de maneira geral, para implementá-lo na sua empresa. Feito isso, seguem-se as seguintes etapas, na montagem dos princípios do trabalho padronizado: 1 Encontrar o tempo Takt que se encaixa na atual demanda 2 Definido o tempo, monta-se a sequência padrão de trabalho, respeitando o Takt-time estabelecido. O objetivo é minimizar os erros a fim de que o resultado seja um produto de qualidade feito com menos gastos 3 Agora, define-se o estoque padrão. Lembre-se de que essa é uma etapa necessária para que a empresa não fica parada caso algo dê errado e comprometa a entrega de produtos. Porém, nenhuma dessas três ações é importante se todos os princípios do trabalho padronizado deixarem de ser explicados a cada operador envolvido nos processos. Se as mudanças vão ocorrer, eles precisam estar cientes dos padrões a serem seguidos e por que tais atividades serão adotadas. Isso é papel de um líder dedicado e envolvido com os times de sua organização, que preza pela comunicação e alinhamento de ideias.
O ciclo PDCA como chave de sucesso
Partir do ciclo de Deming ou Ciclo PDCA para iniciar uma implementação de trabalho padronizado na empresa parece ser a atitude mais apropriada diante das demandas apresentadas no tópico anterior. Mas você sabe o que significa essa sigla? Planejar, executar, verificar e atuar! Entenda: com o planejamento, busca-se estudar e identificar os problemas instituição com o objetivo de encontrar soluções de maneira analítica e quantitativa. Depois, se executa e verifica planejamento, enquanto a última etapa, o atuar, repete os procedimentos que deram certo e altera os pontos falhos, tornando o ciclo contínuo e com cada vez menos erros. O conceito Kaizen, de melhoria contínua, também aparece relacionado ao Ciclo PDCA, já que tem como pilares o apoio da gerência e o envolvimento de toda a equipe. Por fim, é importante elencar que normalmente utilizam alguns documentos na aplicação do trabalho padronizado, principalmente para que todos visualizem melhor o que está sendo feito:
1. Quadro de capacidade do processo:
Formulário no qual aparece o tempo gasto com setups, manutenção, espera de trabalhos manuais, etc.
2. Diagrama de trabalho padronizado
Combina Takt-time, movimentação dos colaboradores e localização de peças e matéria-prima, com o objetivo de mostrar essa dinâmica em uma espécie de layout.
3. Carta de trabalho padronizado
Esse é um documento que pretende descrever o padrão de trabalho de cada grupo da empresa, contendo, além do layout, tempo de ciclo, movimentação dos colaboradores, uso de EPI’s e mais.
4. Tabela de combinação de trabalho padronizado
Envolve o trabalho manual, o tempo de caminhada e o tempo de processamento das máquinas. A função é olhar para o Takt-time considerando a interação entre os colaboradores e o maquinário. Portanto, deu para ver que o trabalho padronizado exige organização, atenção e disciplina de todos os envolvidos. Mas a redução dos custos, dos problemas e o aumento da produtividade com uma execução enxuta das atividades mostra que a mudança vale a pena.
