Geralmente em empresas há uma constante manipulação e priorização de diversas tarefas que ocorrem ao longo do dia para que a rotina seja mantida. No entanto, um dos problemas que se enfrenta é um checklist interminável. Há muito caos para filtrar, organizar e priorizar cada uma destas tarefa, por isso neste artigo vamos ensinar como fazer um checklist online, além de algumas ferramentas que poderão te auxiliar com isso.
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Você já viajou para algum lugar quando se deu conta percebeu que esqueceu algum item crucial para aquela viagem? Ou até mesmo já passou por algum momento em que você chega no trabalho e é sugado para responder e-mails acumulados e acabou se esquecendo de um relatório importante que deveria ser entregue naquela tarde? Deseja evitar essas situações? Use um checklist!
Se você tem uma série de tarefas para concluir, um novo processo para se comunicar ou informações importantes para compartilhar, experimente o uso de checklists. Eles ajudarão você a lembrar de integrar seu novo funcionário, criar eventos diferentes para suas equipes remotas e lembrar de criar as novas políticas que precisam ser gravadas.
Mas o que é um checklist?
Checklist, Listas de Controle ou Listas de Verificação são documentos projetados para realizar atividades repetitivas, para verificar uma lista de requisitos ou para coletar dados de maneira ordenada e sistemática. Eles são usados para fazer verificações sistemáticas de atividades ou produtos, garantindo que o trabalhador ou inspetor não se esqueça de nada importante.
Pode ser definido como uma lista de tarefas que devem ser concluídas em uma determinada ordem, para garantir que nada seja esquecido. Eles podem ser usados para qualquer tarefa, em qualquer setor.
As listas de verificação são usadas extensivamente no setor de saúde, indústria e no comércio e existem muitas evidências de que elas não apenas melhoram o trabalho em equipe e a comunicação, mas também a velocidade com que uma atividade é realizada. Portanto saber como realizar um checklist online é uma importante chave para manter a produtividade.
Como fazer um checklist online (Passo a Passo)?
Siga estas etapas simples para criar sua própria lista de verificação gratuitamente em alguns minutos:
- Selecione uma ferramenta online para fazer seu checklist. Abaixo deste passo a passo, elencamos algumas ferramentas que você pode utilizar;
- Selecione um modelo de lista para você, de acordo com seu estilo e gosto. Algumas ferramentas não permitem essa escolha, ou você mesmo terá que fazê-la manualmente;
- Personalize o seu checklist adicionando uma imagem de sua biblioteca. Para questões empresariais recomendamos adicionar uma marca d’água ou logotipo da empresa;
- Melhore sua lista de verificação adicionando itens ou detalhando-a;
- Altere as fontes, cores e tamanhos conforme sua escolha;
- Caso prefira, faça o download da mesma pronta para impressão.
O que mais você pode fazer no seu Checklist?
- Nomear o seu checklist;
- Colocar datas e intervalos;
- Capture informações relevantes e crie uma lista de tarefas a partir dessas informações;
- Exibir uma tarefa ou projeto em tempo real;
- Enviar lembretes de tarefas;
- Tenha uma visão geral das tarefas do dia;
- Acompanhe o progresso de tarefas e projetos.
Uma lista de verificação pode ter três formas: uma lista clássica com caixas de seleção, em formato de tabela ou uma lista de verificação com código de cores. A escolha cabe a que melhor se adaptar ao seu negócio e, principalmente aquela que irá solucionar de fato o seu problema.
Existem inúmeras soluções de aplicativos ou ferramentas de checklists disponíveis para uso, cabe a você decidir aquele que melhor se adequa ao seu negócio. Para facilitar as suas escolhas, trouxemos aqui uma seleção de ferramentas para você fazer o seu checklist.
Melhores ferramentas para fazer o seu checklist online
Google Planilhas
O Planilhas Google é uma planilha baseada em nuvem, oferecida como parte do serviço Google Drive do Google, juntamente com o Google Docs e o Google Slides. É de uso gratuito e não requer instalação – tudo o que você precisa é de uma conexão à Internet e um navegador da web.
Como qualquer outra planilha, o Planilhas Google simula uma planilha em papel mantendo os dados em um formato tabular como um documento eletrônico. Ele também inclui recursos que permitem catalogar seus dados de maneiras bem bacanas. Um desses recursos é uma caixa de seleção. Ao inserir uma caixa de seleção ao lado de cada um dos itens da lista de verificação, ele permite criar uma lista de verificação e é totalmente personalizável
Bit
O Bit é bem arredondado e simples o suficiente para ser usado como um aplicativo de lista de verificação por um indivíduo e poderoso o suficiente para ser usado como uma ferramenta de colaboração e documentação completa para as equipes gerenciarem todo o seu trabalho. Se você está procurando um editor novo, avançado e simples para anotar os itens e tarefas da lista de verificação, não precisa procurar mais. O editor mínimo e inteligente de Bit é perfeito para anotações e tarefas sem distrações. Não há mais fita com estilo de palavra com guias e botões confusos e perturbadores.
Não importa se você deseja criar uma lista de verificação para uso pessoal ou profissional, os incríveis recursos organizacionais da Bit ajudam a organizar suas informações facilmente.
Criar lista de verificação interativa: você pode adicionar conteúdo de mais de 100 aplicativos diferentes que residem em suas listas de verificação. Adicione planilhas, PDFs, formulários do Google, gráficos de Gantt, mapas, vídeos do YouTube do Excel – basicamente qualquer coisa na internet com um link e o Bit converterá isso automaticamente em conteúdo ao vivo dentro do seu documento!
Connecteam
O Connecteam é a única solução móvel para pequenas empresas, pois os usuários podem preencher listas de verificação, formulários e relatórios projetados especialmente para funcionários que não são de mesa, o que significa que é fácil de usar e perfeitamente compatível para dispositivos móveis.
Escolha entre várias opções de campo, como texto livre, várias seleções, upload de imagens, scanner de documentos, assinatura digital, localização GPS e muito mais. Listas de verificação integradas, formulários de reembolso de despesas, solicitações de férias, relatórios de perigos, relatórios de trabalhos e muito mais podem ser preenchidos de qualquer lugar e pousar automaticamente em sua mesa para outras ações.
Todas as entradas enviadas no Connecteam são registradas digitalmente, podem ser enviadas automaticamente para um endereço de email predefinido e podem ser exportadas no formato Excel.
O preço é de US$ 29/mês para até 200 usuários, para que você economize dinheiro ao otimizar processos. Há também um plano gratuito que você pode começar a usar agora mesmo.
Zenkit
O Zenkit é uma plataforma online que possui diversas ferramentas de facilidades. Nele você pode trabalhar em suas tarefas diárias no aplicativo de tarefas ou nos gráficos Kanban e Gantt. Você não precisa lidar com a sincronização ou importação, além de todos os aplicativos compartilharem um repositório de dados. Tudo está conectado em um único local, desde faturas a clientes, recursos, bugs, documentos e muito mais.
O Zenkit tem alguns planos de preços que você pode escolher: plano grátis, plano mais (US$9/mês/usuário), negócios (US$25/mês/usuário) e empresa.
Google Keep
Uma outra ferramenta para fazer um checklist que também é do Google é o Google Keep. Há muito que você pode fazer com o Google e isso também inclui um checklist. Com o Google Keep, você pode criar uma lista e compartilhá-la com colegas de trabalho, amigos e familiares. Adicione notas, listas, fotos e notas de voz com facilidade.
Todas as tarefas podem ser coordenadas por cores enquanto você pode criar etiquetas exclusivas específicas para o tópico. O Google Keep possui lembretes baseados em local e horário, e você também pode acessar a ferramenta no seu smartphone, tablet ou computador.
O checklist também é chamado de folha de verificação e é considerado uma das ferramentas da qualidade e é um formulário planejado para coletar dados que ajuda muito na padronização de processos. Na indústria ajudam a identificar defeitos e desperdícios, causas de defeitos, classificação de medidas e muito mais. Abaixo segue uma vídeo-aula do curso de folha de verificação.
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