Para que qualquer negócio seja bem sucedido, eles devem se esforçar para melhorar a qualidade e a eficiência, bem como construir uma solução de problemas para a melhoria contínua da cultura. O Relatório A3 é uma ferramenta lean muito útil para resolução de problemas e melhoria contínua. Foi usado pela primeira vez pela Toyota e está rapidamente ganhando popularidade na indústria hoje. As empresas devem começar a ver os problemas como oportunidades de melhoria. O formato do Relatório permite que todas as etapas de identificação, esclarecimento, análise e resolução do problema sejam documentadas em uma única folha de papel.
O que é uma folha A3?
A folha A3 é um método usado para documentar o processo de resolução de problemas ou projeto usando o método A3. A folha é dividida em seções que correspondem às etapas do processo A3, que geralmente incluem:
- Definição do problema ou oportunidade de melhoria
- Análise da situação atual
- Análise da causa raiz do problema
- Desenvolvimento de soluções
- Seleção de solução e planejamento de implementação
- Implementação da solução
- Monitoramento e acompanhamento dos resultados
As seções da folha A3 podem ser personalizadas para atender às necessidades específicas do projeto ou problema em questão. O uso da folha A3 ajuda a manter o foco no problema e a garantir que todas as etapas do processo sejam abordadas de maneira sistemática e clara. Além disso, a folha A3 é uma forma eficaz de comunicar o processo de resolução de problemas para outras pessoas envolvidas no projeto ou organização.
Como completar um A3
O Relatório geralmente consiste em várias etapas seguindo uma estrutura PDCA de Planejar, Executar, Verificar, Agir. O número de etapas pode variar devido aos diferentes formatos usados para o Relatório. O número exato de etapas usadas não é tão importante quanto o resultado final. O Relatório pode utilizar várias formas, dependendo das necessidades e preferências da organização.
Os parágrafos a seguir fornecem informações sobre as etapas básicas e algumas ferramentas usadas para completar o A3. Uma coisa que todas as formas parecem ter em comum é que elas seguem o processo de solução de problemas do PDCA. As etapas básicas e onde elas se enquadram na estrutura do PDCA estão listadas abaixo:
Plano
Defina o problema:
O primeiro passo é definir o problema ou identificar a necessidade de melhoria:
- Defina o estado ideal, o padrão operacional ou a condição desejada
- Descrever a situação atual ou status
- Identifique o intervalo ou problema
- Como o status atual é diferente do estado desejado ou do padrão operacional?
- Indique seus objetivos e explique como o desempenho do A3 e o fechamento da lacuna beneficiariam a organização
- Qual valor será alcançado com a conclusão do exercício A3?
Contenção:
Em alguns formatos A3, uma seção é incluída para contramedidas imediatas ou ações de contenção. O objetivo da contenção é evitar que novos problemas ocorram ou impedir que o problema atual cause efeitos negativos a outros processos, produtos ou departamentos.
Analise o problema:
Em seguida, a equipe deve detalhar ou definir ainda mais o problema. Pergunte a quaisquer questões relevantes sobre 5W (o quê, quando, onde, quem, porquê) e 2H (como, quantas / com que frequência). Também pode haver mais de um problema contribuindo para o problema ou mais detalhes necessários para resolver adequadamente o problema. Priorize os problemas e identifique o ponto de ocorrência ou o ponto de fuga.
Definir metas:
A equipe A3 deve estabelecer metas em relação à melhoria desejada como resultado do exercício. Isso pode incluir uma porcentagem de melhoria na taxa de transferência do processo, redução no número de defeitos por unidade ou tempo de processamento. Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, realistas, alcançáveis e oportunos. Muitas empresas estão adotando a abordagem da meta SMART.
Análise de causa raiz:
A equipe deve executar uma análise de causa raiz (RCA) do problema usando várias ferramentas de qualidade. As ferramentas podem incluir, mas não estão limitadas a análise de dados ou completar um diagrama de causa e efeito ou Ishikawa seguido por um exercício de 5 porquê. Seja qual for o método selecionado, é importante superar os sintomas do problema e ir até a causa raiz.
Contramedidas:
Contramedidas permanentes ou ações corretivas devem ser determinadas para resolver a causa raiz. As contramedidas devem ser claramente definidas, alcançáveis pela pessoa responsável e ter uma data de vencimento. Ações corretivas que não têm um dono ou data de vencimento raramente são alcançadas.
Fazer
Implementação:
Um plano para a implementação das ações corretivas deve ser desenvolvido. O plano deve incluir os membros da equipe, recursos e tempo necessários para concluir cada tarefa. Em alguns casos, o suporte de recursos externos ou instalações de teste é necessário. Algumas contramedidas podem exigir reparo ou substituição de ferramentas ou outras despesas de capital. Portanto, níveis adequados de gerenciamento devem ser mantidos informados durante todo o processo para assegurar que recursos adequados estejam disponíveis para a implementação de quaisquer ações corretivas.
Verificar
Monitoramento e Validação:
A equipe A3 deve confirmar a eficácia das contramedidas. Isso pode ser feito de várias maneiras, incluindo, mas não se limitando a, verificações de qualidade adicionais, dados de Controle Estatístico de Processo (SPC), auditorias de processo ou produto e feedback do cliente.
Ação
Padronize e melhore:
Durante esta fase do A3, a equipe deve tomar medidas para padronizar as mudanças ou melhorias no processo. A equipe deve atualizar todo o trabalho padrão, instruções de trabalho e planos de controle de processo, etc. Além disso, é uma boa prática executar um pequeno exercício Coisas Bem Corrigidas / Coisas Erradas (TGR / TGW) e documentar o relatório bem durante o processo e o que poderia ser melhorado. A equipe de gerenciamento também deve promover a melhoria contínua da ferramenta A3 dentro da organização.
Por que implementar o A3
Algumas ferramentas de solução de problemas envolvem várias páginas de informações, vários gráficos e gráficos e relatórios demorados. O formato do Relatório pode ser usado para comunicar de forma mais eficaz todas as informações pertinentes com maior impacto visual. Embora o Relatório seja uma ferramenta de comunicação eficaz, ele é muito mais valioso como ferramenta de solução de problemas e pensamento crítico que pode ser usada para impulsionar a melhoria contínua.
O Relatório promove uma mentalidade de solução de problemas / melhoria contínua entre os membros da equipe participante. É uma excelente ferramenta para gerentes e supervisores compartilharem técnicas de resolução de problemas com suas equipes. Com recursos limitados, a conclusão de um Relatório formal pode não ser aplicável a todos os problemas. Seu uso deve ser determinado com base no tamanho do problema e seu impacto no negócio ou organização.
O Relatório e o modo de pensar A3 são ferramentas valiosas para iniciativas Lean e para integrar uma cultura de solução de problemas em toda a organização.
Qual a diferença do A3 para o 5W2H?
O método A3 e o 5W2H são duas ferramentas diferentes de resolução de problemas, que têm algumas diferenças em sua abordagem e foco.
O método A3, como o nome sugere, envolve o uso de uma folha de tamanho A3 (297mm x 420mm) para documentar todo o processo de resolução de problemas ou melhoria contínua. A abordagem A3 é mais holística e enfatiza a análise cuidadosa do problema e a consideração de várias soluções antes de selecionar a melhor opção.
Por outro lado, o 5W2H é uma ferramenta mais focada que se concentra em definir as etapas específicas necessárias para atingir um objetivo. O nome 5W2H vem das sete perguntas que a ferramenta usa para definir essas etapas: What (o que precisa ser feito), Why (por que é importante), Who (quem é responsável), Where (onde será feito), When (quando será feito), How (como será feito) e How much (quanto custará). O 5W2H é uma abordagem mais simples e prática que ajuda a identificar as ações necessárias para alcançar um objetivo específico.
Em resumo, enquanto o método A3 é uma abordagem mais holística e documentada de resolução de problemas, o 5W2H é uma ferramenta mais focada em definir as etapas necessárias para atingir um objetivo específico. Ambas as ferramentas têm suas vantagens e desvantagens e podem ser usadas de acordo com as necessidades específicas do problema ou objetivo em questão.
Problemas comuns a evitar com o Relatório A3:
- O background não está bem desenvolvido
- A declaração do problema não está bem definida ou não é clara
- O estado ideal ou condição de destino é realmente um item de ação, não o resultado desejado
- A análise não detalha a (s) causa (s) raiz (ais)
- Contramedidas ineficazes que não impedirão que o problema volte a ocorrer
- Os métodos de validação e monitoramento não são bem documentados ou há falta de evidências de melhoria
Lembre-se sempre de que o processo e o relatório tratam de estimular o pensamento crítico. Incentive o pensamento A3 dentro de sua organização. O processo deve ser focado na melhoria através do desenvolvimento das habilidades das pessoas. O pensamento promove a resolução de problemas, a comunicação e a orientação das equipes.
O Relatório A3 é uma ferramenta visual eficaz para impulsionar a melhoria e promover uma maneira de pensar a solução de problemas. O formato pode variar e depende da empresa ou organização. O formato selecionado não é tão importante quanto os resultados do exercício. Contanto que o formulário contenha as etapas básicas para identificação de problemas, análise de causa raiz, ação corretiva e melhoria ou desempenho de monitoramento, ele será uma ferramenta muito eficaz. O Relatório tem suas raízes na indústria automotiva, mas está se ramificando em muitas aplicações e indústrias diferentes, desde a fabricação até a saúde.
Além do Relatório A3, existem diversas outras ferramentas e habilidades que você precisa desenvolver para garantir o destaque de sua carreira profissional. A FM2S oferece a certificação em Lean Seis Sigma Green Belt que te permitirá conduzir projetos de média e alta complexidade, liderar times e projetos de melhoria contínua e aplicar essas ferramentas para garantir o seu crescimento profissional e o de sua empresa.
