5 porquês: o que é, como aplicar e exemplos práticos
A metodologia dos 5 porquês ajuda empresas a identificar as causas raiz de problemas, evitando a mera atribuição de culpa. Inspirada em análises de segurança, como em acidentes de aviação, ela propõe a repetição da pergunta “por quê?” para revelar falhas ocultas. Neste artigo, veremos sua importância e como pode aprimorar a solução de problemas organizacionais.
O que são os 5 porquês?
A metodologia dos 5 porquês é uma técnica simples e poderosa de análise de causa raiz, desenvolvida por Sakichi Toyoda na década de 1930 para identificar e resolver problemas nas operações das Indústrias Toyota. O processo envolve questionar repetidamente o motivo de um problema até chegar à sua causa fundamental, geralmente fazendo a pergunta "por quê?" cinco vezes.
Este método ajuda a revelar a raiz do problema, garantindo que as soluções sejam aplicadas não apenas aos sintomas, mas à origem do desafio. Isso evita que o problema se repita e garante uma resolução eficaz e duradoura. A flexibilidade do número de vezes que se pergunta "por quê?" permite adaptar a técnica a diferentes situações, tornando-a uma ferramenta essencial para melhorar a eficiência e eficácia nas organizações.
A origem dos 5 porquês
A metodologia dos 5 porquês foi criada por Sakichi Toyoda na década de 1930 e popularizada pela Toyota nos anos 1970. Baseada na filosofia "ir e ver", ela exige uma compreensão prática do problema no chão de fábrica. O método consiste em perguntar "por quê?" cinco vezes para identificar a causa raiz e implementar contramedidas eficazes, evitando que o problema se repita, em vez de apenas tratar os sintomas.
Como Taiichi Ohno observou a técnica?
Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota, realizou visitas por Detroit de modo a conhecer a forma com que se dava a produção em massa nas grandes montadoras americanas. De volta ao território japonês, fez uma série de experimentos que serviram para embasar o modelo de produção enxuta:
- Agrupar os trabalhadores em equipes, com um líder de equipe no lugar do supervisor. Cada equipe era responsável por um conjunto de etapas de montagem e uma parte da linha, e se pedia para que trabalhassem em grupo, executando o melhor possível as operações necessárias.
- Atribuir à equipe as tarefas de limpeza, pequenos reparos de ferramentas e controle de qualidade.
- Ao atingir um nível de funcionamento satisfatório para as equipes, Ohno experimentou reservar periodicamente um horário para a equipe sugerir melhorias para o processo.
- Ohno concluiu que a prática de não consertar os erros no momento em que eles eram detectados, para não interromper a linha de montagem, fazia com que os defeitos se multiplicassem ao final da produção. Colocou, então, uma corda sobre cada estação de trabalho, instruindo os trabalhadores a imediatamente pararem a linha de montagem caso surgisse um problema que não conseguissem solucionar. Toda a equipe de produção iria, então, trabalhar naquele problema.
- Ohno instituiu um sistema de solução de problemas denominado “5 porquês”. Os trabalhadores foram instruídos a remontar sistematicamente cada erro até sua derradeira causa, perguntando “por quê?” a cada nível do problema descoberto. Deveriam, então, encontrar uma solução para que o problema não ocorresse mais.
Qual o objetivo principal dos 5 porquês?
O objetivo principal da ferramenta dos 5 porquês é identificar a causa raiz de um problema. A técnica envolve fazer a pergunta "por quê?" repetidas vezes a partir de um problema inicial, aprofundando-se cada vez mais até chegar à origem fundamental do problema. Isso permite que as organizações resolvam não apenas os sintomas superficiais, mas também os fatores subjacentes que causam o problema, prevenindo sua recorrência e promovendo soluções mais eficazes e duradouras.
Qual a importância dos 5 porquês?
A metodologia dos 5 porquês é crucial em diversos contextos por suas capacidades de aprofundar a compreensão e solução de problemas.
- Descoberta da causa raiz: utilizando a ferramenta dos 5 porquês, é possível ultrapassar os sintomas superficiais e chegar à origem dos problemas. Isso impede que falhas recorrentes afetem a eficiência operacional, pois o foco está em erradicar a raiz do problema, não apenas os sintomas.
- Melhoria continuada: ao resolver problemas pela raiz, a metodologia garante soluções mais permanentes e menos paliativas, contribuindo para um fluxo de trabalho mais suave e menos interrupções.
- Acessibilidade e facilidade de uso: a simplicidade do método dos 5 porquês torna fácil a sua implementação em qualquer ambiente organizacional, não requerendo ferramentas complexas ou especialização técnica avançada.
- Fomento ao pensamento analítico: encoraja os membros da equipe a pensar criticamente e questionar profundamente as operações e desafios diários, desenvolvendo uma mentalidade analítica que beneficia todos os aspectos do trabalho.
- Coesão e trabalho em equipe: ao usar esta técnica durante sessões de brainstorming ou reuniões de equipe, promove-se uma cultura de colaboração. Os membros da equipe aprendem a construir soluções juntos, o que pode melhorar a comunicação e fortalecer os laços entre eles.
- Eficiência organizacional: com problemas sendo resolvidos de forma eficaz, há uma melhora geral na produtividade. Eliminar as causas de problemas frequentes significa menos tempo e recursos gastos em correções temporárias.
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Como se aplica os 5 porquês?
Aplicar a metodologia dos 5 porquês na sua empresa pode ser uma forma eficaz de identificar e resolver problemas de raiz. Para implementar essa técnica veja este passo a passo:
Identificação do problema:
Inicie com uma descrição clara e concisa do problema que está causando transtornos. É essencial que todos na equipe compreendam exatamente o que precisa ser resolvido. Por exemplo, se o problema é um alto índice de defeitos em uma linha de produção, define especificamente o tipo de defeito.
Montagem da equipe:
Forme uma equipe interdisciplinar, incluindo membros de diferentes departamentos que possam contribuir com perspectivas variadas sobre o problema. Isso pode incluir pessoal de operações, qualidade, técnico e até mesmo finanças, dependendo do problema.
Primeira pergunta - Porquê?:
Faça a primeira pergunta crucial: "Por que este problema está ocorrendo?" A resposta deve basear-se em fatos observáveis, não em suposições. Por exemplo, se a máquina está quebrando frequentemente, a primeira resposta pode ser "porque uma peça específica está falhando."
Perguntas subsequentes:
Com base na resposta inicial, continue perguntando "por quê?" para cada resposta dada. Este processo deve ser repetido até cinco vezes ou até que não seja possível fornecer uma resposta factual sem mais investigação. Este método ajuda a aprofundar na análise e a descobrir a raiz do problema.
Registro das discussões:
Mantenha um registro detalhado de todas as perguntas e respostas. Isso não só ajuda na transparência e no entendimento entre os membros da equipe, mas também serve como documentação para referência futura e treinamento.
Determinação da causa raiz:
A última resposta, idealmente na quinta pergunta, deve revelar a causa fundamental do problema. Esta causa raiz é o que precisa ser resolvido para evitar que o problema inicial continue ocorrendo.
Elaboração de um plano de ação:
Desenvolva um plano de ação com base na causa raiz identificada. Especifique quais medidas corretivas serão implementadas, quem será responsável, e estabeleça um cronograma para a execução.
Execução e monitoramento:
Implemente o plano de ação e monitore continuamente os resultados para verificar se o problema foi efetivamente resolvido. Ajustes podem ser necessários se o problema persistir ou se novas informações forem descobertas.
Avaliação e ajustes contínuos:
Após a implementação, é crucial revisar periodicamente o processo para garantir que a solução permaneça eficaz. Este ciclo de feedback contínuo é vital para o aprendizado e a melhoria contínua.
Exemplo de aplicação da ferramenta dos 5 porquês:
Seguindo o passo a passo anterior vamos exemplificar o uso dos 5 porquês em uma fábrica de eletrônicos. Esse exemplo ilustra como a ferramenta dos 5 porquês pode ser aplicada de forma prática e efetiva em um contexto industrial, levando a melhorias significativas na qualidade e na eficiência do processo de produção.
1. Identificação do problema:
Em uma fábrica de eletrônicos, observou-se um aumento significativo de defeitos em placas de circuito durante a inspeção final. O tipo de defeito mais comum era a solda fria, que impedia o funcionamento correto dos circuitos.
2. Montagem da equipe:
Uma equipe interdisciplinar foi formada, incluindo o supervisor da linha de produção, um técnico de qualidade, um engenheiro de processos e um representante do departamento de manutenção.
3. Primeira pergunta - Porquê?:
"Por que estamos observando um aumento nos casos de solda fria nas placas de circuito?" A resposta inicial foi que as soldas não estavam atingindo a temperatura adequada durante o processo.
4. Perguntas subsequentes:
Por que as soldas não estão atingindo a temperatura adequada? "Porque o equipamento de soldagem não está mantendo a temperatura configurada."
- Por que o equipamento de soldagem não está mantendo a temperatura? "Porque o termostato do equipamento está descalibrado."
- Por que o termostato está descalibrado? "Porque não foi incluído no programa de manutenção preventiva."
- Por que não foi incluído no programa de manutenção preventiva? "Porque houve um erro na definição dos itens que necessitam de manutenção regular."
5. Registro das discussões:
Todas as discussões e respostas foram documentadas detalhadamente para futura referência e para garantir que todos os membros da equipe estivessem alinhados com as descobertas.
6. Determinação da causa raiz:
A causa raiz identificada foi a falta de inclusão do termostato no programa de manutenção preventiva, o que levou à sua falha em manter a temperatura adequada.
7. Elaboração de um plano de ação:
Foi desenvolvido um plano de ação para recalibrar todos os termostatos imediatamente e incluí-los no programa de manutenção preventiva. Além disso, decidiu-se revisar e atualizar todo o programa de manutenção para incluir outros componentes críticos.
8. Execução e monitoramento:
O plano de ação foi implementado, e a eficácia das correções foi monitorada ao longo das semanas seguintes. Observou-se uma redução significativa nos defeitos de solda fria.
9. Avaliação e ajustes contínuos:
A equipe continuou a monitorar o processo e ajustou o plano conforme necessário. Além disso, sessões regulares de revisão foram agendadas para garantir que o sistema de manutenção preventiva permanecesse atualizado e eficaz.
Outro exemplo para a aplicação desta ferramenta é no uso de um restaurante:
1. Identificação do problema:
No restaurante, notou-se um aumento significativo nas reclamações dos clientes sobre a demora no serviço durante o jantar. O problema identificado foi o tempo excessivo de espera entre o pedido e a entrega dos pratos.
2. Montagem da equipe:
A equipe formada incluiu o gerente do restaurante, o chef, um garçom líder e o responsável pela cozinha.
3. Primeira pergunta - Porquê?:
"Por que os clientes estão esperando muito tempo pelos seus pedidos?" A primeira resposta indicou que os pratos estavam demorando para serem preparados na cozinha.
4. Perguntas subsequentes:
- Por que os pratos estão demorando para ser preparados? "Porque há muitos pedidos sendo feitos ao mesmo tempo."
- Por que há muitos pedidos simultâneos? "Porque o restaurante está aceitando reservas além da capacidade de assentos."
- Por que o restaurante está aceitando mais reservas do que a capacidade? "Porque não havia um sistema eficaz para monitorar e limitar as reservas."
- Por que não havia um sistema para limitar as reservas? "Porque não foi percebida a necessidade de um sistema de gerenciamento de reservas antes."
5. Registro das discussões:
As discussões foram cuidadosamente documentadas para garantir que todos os envolvidos entendessem as descobertas e para referência futura.
6. Determinação da causa raiz:
A causa raiz foi a falta de um sistema adequado de gerenciamento de reservas, levando a um volume de clientes inesperadamente alto.
7. Elaboração de um plano de ação:
Foi desenvolvido um plano para implementar um sistema de gerenciamento de reservas que controle efetivamente o número de reservas aceitas, alinhado à capacidade do restaurante.
8. Execução e monitoramento:
O sistema foi implementado, e a equipe começou a monitorar os resultados, observando uma melhora significativa no tempo de espera dos clientes.
9. Avaliação e ajustes contínuos:
O processo continuou sendo monitorado, e ajustes foram feitos conforme necessário para garantir que o tempo de espera permanecesse otimizado e os clientes ficassem satisfeitos. Reuniões regulares foram estabelecidas para revisar o desempenho e fazer ajustes no sistema de reservas.
Dicas essenciais para aplicação dos 5 porquês
- Baseie-se em fatos: cada resposta aos "porquês" deve ser fundamentada em evidências concretas, não em suposições ou especulações. Isso ajuda a manter o processo objetivo e direcionado à verdadeira causa raiz.
- Documente o processo: mantenha um registro detalhado de todas as perguntas e respostas. Isso não só facilita a revisão e o aprendizado posterior, mas também ajuda a comunicar o processo e as descobertas à equipe mais ampla.
- Evite fazer a análise individualmente: uma única pessoa pode não ter uma visão completa dos processos e problemas envolvidos. A análise deve ser feita por uma equipe interdisciplinar para garantir uma perspectiva mais abrangente.
- Saiba quando parar: o número de perguntas "porquê" pode variar. É importante saber quando parar, geralmente quando não se consegue mais derivar causas adicionais do problema.
- Documente tudo: manter um registro detalhado de todo o processo e das ações corretivas propostas é crucial para a transparência e para futuras referências.
- Integre com ferramentas de gestão: utilize softwares de gestão de não conformidades para centralizar e automatizar o registro das informações, facilitando a comunicação e a execução de ações corretivas.
Além da identificação de causas raiz e solução de problemas, a ferramenta dos 5 porquês contribui para fortalecer a cultura de análise crítica, colaboração e melhoria contínua dentro das organizações. Seja na indústria, nos serviços ou em processos internos, os 5 porquês ajudam a transformar desafios em oportunidades de otimização.
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