Imagine que a pessoa que administra os relatórios contábeis da sua empresa está doente. O problema é que ninguém mais sabe fazer os relatórios sem cometer erros. E se não forem executados, a recapitulação do final do mês será um caos.
Sua organização provavelmente já se deparou com situações como esta. Muitas vezes as equipes são formadas por pessoas com habilidades ou conhecimentos especializados, e a ausência de uma pessoa pode afetar negativamente a produtividade de todo o grupo. Isto é especialmente verdadeiro em equipes menores.
Este é apenas um dos motivos pelos quais pode ser útil treinar pessoas de sua equipe. No exemplo acima, se outro membro da sua equipe tivesse sido treinado para executar os relatórios contábeis, não haveria necessidade de se preocupar.
Neste artigo, examinaremos os muitos benefícios do treinamento cruzado e veremos como implementar um programa de treinamento cruzado bem-sucedido com sua equipe.
O que é um cross training?
Cross training é a prática de treinar seu pessoal para trabalhar em diversas funções diferentes ou treiná-lo para realizar tarefas que estão fora de suas responsabilidades normais.
Por exemplo, você pode usar o treinamento cruzado para ensinar alguém que trabalha em Cobranças como trabalhar no Departamento de Faturamento e vice-versa. Você pode então transferir pessoas de uma equipe para outra quando houver falta de pessoal ou quando um departamento estiver excepcionalmente ocupado.
Qual é a importância do cross training de funcionários?
O cross training de funcionários é uma prática fundamental nas organizações modernas, trazendo benefícios tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Aqui estão algumas das principais razões pelas quais o cross training é importante:
- Flexibilidade operacional: o cross training torna a força de trabalho mais versátil e flexível, permitindo que as empresas redistribuam recursos humanos facilmente para diferentes tarefas ou projetos conforme a demanda. Isso é particularmente útil durante picos de trabalho, licenças de funcionários ou quando surgem imprevistos.
- Continuidade do negócio: treinar funcionários em múltiplas funções garante que a empresa possa manter suas operações ininterruptas mesmo na ausência de funcionários específicos. Isso reduz a dependência de indivíduos particulares e aumenta a resiliência organizacional.
- Desenvolvimento de habilidades: o cross training oferece aos funcionários a oportunidade de desenvolver novas habilidades e competências, o que não apenas aumenta sua empregabilidade e satisfação no trabalho, mas também contribui para seu crescimento profissional e pessoal.
- Melhoria do trabalho em equipe: quando os funcionários entendem e experienciam o trabalho de seus colegas em outras áreas, eles tendem a colaborar melhor e mais eficientemente. Isso promove um ambiente de trabalho mais integrado e uma maior apreciação pelas responsabilidades dos outros.
- Identificação de talentos: o cross training permite que a gestão identifique talentos ocultos entre seus funcionários, revelando habilidades que podem não ser visíveis em suas funções atuais. Isso pode ser útil para o planejamento de sucessões e para preencher posições internamente.
- Motivação e retenção de funcionários: a mudança e a variedade nas tarefas podem reduzir a monotonia e aumentar a motivação dos funcionários. O investimento em treinamento mostra aos funcionários que a empresa valoriza seu desenvolvimento, o que pode melhorar a retenção de talentos.
- Eficiência e produtividade: com um entendimento mais amplo das diferentes funções dentro da empresa, os funcionários podem trabalhar de maneira mais eficaz, contribuindo para uma melhor produtividade geral. A compreensão cruzada pode também levar a inovações em processos e a melhorias na qualidade do trabalho.
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Benefícios do cross training de funcionários
Há muitos benefícios em treinar pessoas em sua equipe. Por exemplo, o treinamento cruzado pode:
- Economize dinheiro: se um dos membros da sua equipe estiver doente ou sair de férias, não há necessidade de contratar trabalhador temporário; os membros existentes da equipe podem preencher a lacuna até retornarem.
- Permite que você reaja rapidamente às mudanças nas metas e nas condições de negócios: como sua equipe é treinada e flexível, ela pode lidar facilmente com flutuações no fluxo de trabalho. O treinamento cruzado também pode ajudá-lo a lidar com gargalos no fluxo de trabalho.
- Fortalecer os relacionamentos da equipe:quando os membros da equipe conseguem ver e compreender o que os outros fazem, eles ficam muito mais dispostos a ajudar quando alguém fica para trás. Eles também conseguem ajudar mais porque aprenderam o que os outros membros da equipe fazem.
- Melhorar a satisfação: muitas pessoas gostam de ser desafiadas e de aprender novas habilidades. Portanto, reservar um tempo para treinamento cruzado pode ajudar a manter sua equipe interessada e engajada. As pessoas que trabalham em novas funções também podem descobrir talentos, pontos fortes e habilidades que não sabiam que tinham. Isso pode levar a um entusiasmo renovado e à autodescoberta, resultando na redução da rotatividade de funcionários.
- Melhore os processos e o design do fluxo de trabalho: você pode obter ótimas ideias para melhoria organizacional, de equipe ou de processos de pessoas com treinamento cruzado, porque elas estão olhando para uma função ou tarefa com uma nova perspectiva.
- Proteja seus ativos de conhecimento: como parte de um programa mais amplo de gestão de conhecimento .
O treinamento cruzado também pode ajudar no planejamento de sucessão .Por exemplo, você pode permitir que gerentes juniores treinem por uma semana na função de gerente distrital. Isso permite avaliar quais funcionários têm melhor desempenho nessa função para que, quando o gerente distrital se aposentar, você tenha uma boa ideia de quem será o melhor para substituí-los.
No geral, o treinamento cruzado pode aumentar a produtividade, o desempenho e a comunicação da equipe.
Como fazer o cross training de funcionários
1. Identifique funções e responsabilidades
Faça uma lista de todos em sua equipe, juntamente com as descrições de suas funções . Passe algum tempo pensando nos conhecimentos e habilidades necessários para cada posição, bem como nos pontos fortes únicos que cada pessoa traz para a equipe.
2. Habilidades de referência cruzada
Em seguida, combine cada posição com o potencial cross-trainee certo. Tente combinar posições que exijam habilidades e pontos fortes semelhantes.
Por exemplo, imagine que seu gerente regional de vendas seja um multitarefa natural. Eles são muito detalhistas e trabalham com eficácia em situações de alto estresse.
Devido aos seus pontos fortes, conhecimentos e habilidades únicos, eles poderiam facilmente receber treinamento cruzado na função de gerente regional de suporte ao cliente, uma vez que essa posição também é estressante e requer alguém que possa lidar com muitas demandas ao mesmo tempo. Eles também conhecem e entendem as necessidades de seus clientes.
Observação:
Embora muitas vezes seja mais fácil treinar membros da equipe que trabalham em funções semelhantes, lembre-se de que também pode ser útil para as pessoas aprenderem sobre posições que são radicalmente diferentes das suas.
3. Identifique o método
Depois de identificar os membros da equipe que devem receber treinamento cruzado para cada função, você precisa pensar em como eles devem ser treinados. As abordagens incluem:
- Treinamento no local de trabalho: ocorre quando um membro da equipe segue ou “acompanha” outro membro da equipe por um período de tempo para aprender novas habilidades. Ao configurar isso, tenha em mente que nem todos são naturalmente treinadores eficazes – talvez seja necessário ensiná-los a treinar seus colegas. (Nosso Skillbook, Training for Non-Trainers , pode ajudá-lo a fazer isso.) O treinamento no local de trabalho pode ser a técnica de treinamento cruzado mais eficaz, já que o aprendizado ocorre em condições normais de trabalho.
- Treinamento conduzido por instrutor: geralmente é mais eficiente onde os instrutores são caros – porque um instrutor pode ensinar muitas pessoas ao mesmo tempo. Contudo, para que a formação seja eficaz, as pessoas devem ter a oportunidade de pôr em prática as competências que aprenderam num ambiente de trabalho.
- E-Learning/Treinamento Online: isso pode ser benéfico, porque os membros da equipe podem aprender em suas mesas, no horário que lhes for mais conveniente. No entanto, tal como acontece com a formação ministrada por instrutor, as pessoas devem ter a oportunidade de praticar competências ao vivo no local de trabalho.
4. Explique os benefícios
Antes de implementar um programa de treinamento cruzado com sua equipe, é importante explicar por que você está fazendo isso, para que as pessoas entendam por que você deseja que elas sejam treinadas em diversas funções.
Isso ajudará as pessoas a verem que o treinamento cruzado é um exercício positivo, e não negativo.
5. Obtenha treinamento!
Depois de planejar seu programa de treinamento cruzado e as pessoas entenderem por que deveriam treinar umas às outras, é hora de começar!
Lançar o programa, certificar-se de que a formação está a decorrer, dar às pessoas o apoio de que necessitam para terem sucesso, proporcionar oportunidades para aplicarem competências e fazer acompanhamento para garantir que a formação foi bem sucedida.
6. Alternar tarefas
As pessoas perdem conhecimento se não o utilizarem regularmente. Depois que sua equipe passar por um processo de treinamento cruzado, considere implementar um plano de rotação para que, a cada poucos meses, os membros de sua equipe passem meio dia ou um dia inteiro trabalhando na função para a qual receberam treinamento cruzado.
Isto não só ajudará a manter a sua formação atualizada, mas também acrescentará desafio e interesse ao seu trabalho.
7. Obtenha feedback
Incentive sua equipe a dar feedback e sugestões sobre o desenvolvimento do programa de treinamento cruzado.
Esse feedback o ajudará a melhorar a forma como você treina seu pessoal no futuro.
Principais objetivos do cross training
O cross training no ambiente corporativo é fundamentado em vários objetivos estratégicos que beneficiam tanto os funcionários quanto a organização como um todo. Aqui estão os principais objetivos, detalhados em tópicos com pequenos parágrafos completos:
- Expandir o conjunto de habilidades: o objetivo primordial do cross training é enriquecer o repertório de habilidades dos funcionários, permitindo-lhes dominar competências além de suas funções rotineiras. Isso não só melhora sua adaptabilidade e preparo para diferentes desafios, mas também contribui para sua satisfação e crescimento profissional.
- Promover flexibilidade organizacional: através do cross training, as empresas podem alcançar uma maior flexibilidade operacional. Com funcionários aptos a desempenhar diversas funções, a organização se torna capaz de responder de forma mais ágil e eficiente às flutuações de demanda ou a ausências inesperadas, mantendo a continuidade dos negócios sem comprometimentos.
- Promover conhecimento abrangente das operações: este objetivo visa aprofundar o entendimento dos funcionários sobre as diversas áreas e processos da empresa. Ao compreender como diferentes segmentos da organização interagem e contribuem para os objetivos globais, os funcionários podem realizar suas tarefas de maneira mais informada e alinhada às estratégias empresariais.
- Identificação de funções críticas e preparação de backup: o cross training é crucial para identificar funções essenciais dentro da empresa e preparar múltiplos funcionários para assumi-las quando necessário. Isso assegura que a empresa tenha sempre disponibilidade de pessoal qualificado para manter operações críticas, aumentando a resiliência organizacional.
- Versatilidade em diversos setores e cargos: a versatilidade do cross training permite sua aplicação em uma ampla gama de setores e cargos. Ele capacita os funcionários a assumirem obrigações adicionais e a entenderem melhor as funções de seus colegas, o que fomenta um ambiente de trabalho mais colaborativo e um espírito de equipe fortalecido.
