Projetos e produtos começam no escopo, não na execução. Por isso, antes de iniciar, é preciso mapear e definir pontos como: orçamento, prazos, distribuição, responsabilidades e recursos.
Dedicar um tempo hábil para esses planejamentos é extremamente precioso para determinar o sucesso do projeto. Neste artigo, você vai entender o que é o escopo, qual a importância e como fazer.
O que é escopo de projeto?
Todo escopo de projeto é responsável por abordar o detalhamento de um trabalho que se faz necessário para a entrega do produto final alinhado às expectativas do cliente. A principal função então de um escopo de projeto é definir o trabalho que será realizado, estabelecendo limites, gerenciando mudanças e fornecendo uma base para o planejamento do projeto.
Enquanto o escopo do produto visa compreender as características que o produto deve ter e as competências que deve cumprir, o escopo de projeto é o mapeamento dos esforços e requisitos para construir as características do produto final.
Portanto, defina o escopo do produto para então determinar os aspectos do projeto. Saiba o que deve ser entregue ao cliente para assim, definir como será feito.
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Como definir o escopo de um projeto?
Definir o escopo do projeto é o primeiro passo para estabelecer um cronograma. Essa definição passa pelas etapas de mapeamento e análises, de prazos e recursos. Essas etapas irão ajudá-lo a definir o trabalho que precisa ser feito – ou seja, definir o escopo do projeto. Uma vez definido, designe tarefas e forneça a sua equipe a direção que eles precisam para entregar o projeto no prazo e no orçamento.
A definição do escopo é fundamental para o líder e facilitador da equipe do projeto, pois fornece diretrizes para tomar decisões sobre mudanças durante a execução. É natural que partes de um grande projeto mudem ao longo do caminho, de modo que quanto melhor for o “escopo” no início, melhor será a capacidade de gerenciar.
Como fazer o escopo de um projeto?
Para montar um escopo de projeto, siga estes passos:
- Identifique e entenda o objetivo do projeto. Qual é o problema que está tentando resolver e qual o resultado esperado?
- Defina os entregáveis do projeto. Quais são os produtos finais ou resultados que serão entregues ao final do projeto? Procure listar claramente os entregáveis.
- Identifique as restrições e limitações. Quais são os recursos disponíveis e quais são os limites de tempo e orçamento? Inclua todas as restrições que possam impactar a execução do projeto.
- Crie um diagrama de Gantt para planejar as tarefas do projeto e suas respectivas dependências. Documente os requisitos funcionais, técnicos e de qualidade do projeto.
- Identifique os limites do projeto. O que está fora do escopo? O que não será tratado ou desenvolvido? Deixe claro os limites para evitar interpretações erradas.
- Identifique os riscos do projeto e desenvolva planos de contingência para lidar com eles.
- Envolva as partes interessadas. Obtenha a aprovação do escopo do projeto com o cliente ou os stakeholders.
- Documente e compartilhe o escopo: Elabore uma declaração de escopo clara e objetiva, detalhando todos os pontos acima. Certifique-se de que todos os envolvidos tenham acesso ao documento.
- Monitorar e gerenciar o escopo do projeto ao longo do ciclo de vida do projeto. Use ferramentas de gestão de projetos para acompanhar o progresso e gerenciar alterações.
O que deve ter no escopo do projeto?
Mas não basta seguir os passos, em todo escopo de projeto deve haver alguns pontos que devem estar presentes. É essencial para um escopo de projeto q tenha:
- Descrição do projeto: Uma visão geral do projeto, incluindo o contexto, a motivação e a importância do projeto.
- Resultados esperados: Os produtos, serviços ou resultados finais que serão entregues ao término do projeto.
- Requisitos e critérios de sucesso: Os requisitos específicos que devem ser atendidos para que o projeto seja considerado bem-sucedido. Isso pode incluir requisitos técnicos, prazos, orçamento, qualidade, etc.
- Limites e exclusões: O que está incluído no projeto e, igualmente importante, o que está excluído. Isso ajuda a evitar mal-entendidos sobre o trabalho a ser realizado.
- Entregas principais: As principais entregas do projeto, como relatórios, produtos, serviços, documentos, etc. Essas entregas devem ser claramente definidas e relacionadas aos objetivos do projeto.
- Cronograma: Uma visão geral das principais atividades do projeto e suas datas de início e término esperadas. Isso ajuda a estabelecer uma linha do tempo para o projeto e a identificar possíveis interdependências.
- Recursos necessários: Os recursos necessários para realizar o projeto, incluindo pessoal, equipamentos, materiais e orçamento.
- Riscos e restrições: Uma análise dos riscos envolvidos no projeto e quaisquer restrições ou limitações que possam impactar o trabalho.
- Partes interessadas (stakeholders): As partes interessadas envolvidas no projeto, incluindo os papéis e responsabilidades de cada uma delas.
Ao documentar o alcance de um projeto, portanto, as partes interessadas devem ser as mais específicas possível, a fim de evitar problemas no escopo. Ou seja, uma situação em que uma ou mais partes de um projeto acabam exigindo retrabalho, tempo ou esforço por causa do mau planejamento ou falta de comunicação.
Como parte da gestão do escopo, o líder da equipe deve solicitar aprovação e assinaturas das várias partes interessadas à medida que o projeto prossegue, garantindo que o projeto concluído atenda às necessidades de todos.
O que é o escopo do produto?
Escopo do produto diz respeito ao conjunto de características que orientam o projeto para seu resultado final, ou seja, o produto acabado que chega até o consumidor. Portanto, compreender as tendências do mercado e quais são as expectativas do cliente em relação ao produto fazem parte do processo.
Por exemplo, em uma empreiteira há todas as divisões abrangidas pelo escopo do produto:
Cliente: Trata-se do dono da edificação que deseja uma reforma, ou a pessoa que quer construir algo em seu terreno;
Partes interessadas: São os demais moradores, vizinhos e qualquer outra pessoa que possa ter impacto na decisão das características da edificação;
Produto: A edificação;
Escopo do Produto: O layout contendo número de cômodos, ambiente externo e interno, janelas, portas, jardinagem, espaço de garagem, etc.;
Escopo do Projeto: Compra do terreno, contrato de mão de obra especializada, licenciamento municipal, terraplenagem, fundação, aquisição de material, etc.
Portanto, é de responsabilidade do empreiteiro encarregado da obra, mapear todas as expectativas do cliente e partes interessadas, criar um layout (escopo), com descrição detalhada do que deve ser feito, e segui-lo para que o produto final esteja dentro do esperado. Cumprindo todas as necessidades.
Diferença entre escopo de projeto e de produto
O escopo do projeto depende inteiramente do produto. É preciso entender o escopo do produto para definir o do projeto. Afinal, são os conceitos mais importantes no gerenciamento de projetos. Muitos profissionais incorretamente usam esses termos como sinônimos.
A construção de uma ponte é, por exemplo, um escopo do projeto. Enquanto o escopo do produto, são suas especificações técnicas, como comprimento, largura e quantidade de carga que ele precisa suportar.
Exemplo do escopo de um projeto
Um exemplo de escopo de projeto poderia ser a construção de uma nova estrada. O escopo desse projeto poderia incluir:
- Identificação do trajeto da estrada, incluindo pontos de início e de término.
- Definição das especificações técnicas da estrada, como largura, tipo de pavimentação e sistemas de drenagem.
- Identificação de eventuais desafios ambientais, como rios ou zonas de proteção de espécies.
- Definição dos requisitos de licenciamento e autorizações necessárias para a construção.
- Definição do cronograma para a construção, incluindo as etapas e os prazos para cada uma delas.
- Definição do orçamento para o projeto, incluindo os custos de materiais, mão de obra e equipamentos.
- Identificação de possíveis riscos e planos de contingência para lidar com eles.
- Definição dos procedimentos para acompanhar e gerenciar o progresso do projeto.
- Definição das responsabilidades das partes envolvidas no projeto, incluindo o patrocinador, o gerente de projetos e as equipes de trabalho.
- Definição dos critérios de aceitação para o projeto, ou seja, os critérios que devem ser atendidos para que o projeto seja considerado um sucesso.
Benefícios na execução de projetos
Através do detalhamento do escopo do projeto, conseguimos nos aprofundar em demais detalhes da área de Gestão de Projetos, como Gerenciamento de Riscos, Custos, Recursos, Gestão de Cronograma e Qualidade.
Além disso, existem pontos focais em que um gerenciamento de escopo adequado pode trazer benefícios a todas as áreas incluídas no processo. Por exemplo:
Melhoria na comunicação: Por ser documentado, o escopo serve como guia para o trabalho. Isso melhora e unifica a comunicação entre as partes envolvidas, afinal todos seguirão os mesmos preceitos;
Impacto positivo na satisfação do cliente: Em um cenário em que não há desalinhamento entre a expectativa do cliente e o produto final, a satisfação é garantida. Essa satisfação faz o cliente desenvolver uma imagem positiva da sua marca ou empresa, o que, por sua vez, o fideliza e o torna difusor dos produtos;
Mitigação de erros: O gerente de projetos deve nortear suas atividades com o princípio de entregar o que foi determinado. Portanto, mapear quaisquer desvios, custos extras e imprevistos é parte de suas responsabilidades. Assim, evita erros e não frustra a equipe e os clientes finais;
Evita mudanças indesejadas: Caso o escopo possua uma definição pobre, ou que não compreenda todas as atividades e esforços detalhadamente, mudanças podem ocorrer. A chance de que uma mudança impacte negativamente no produto final ou na satisfação do cliente é real.
Erros mais comuns da declaração do escopo do projeto
Erros na etapa de declaração do escopo afetam negativamente todas as áreas do gerenciamento de projetos. Assim, sua gestão de custos fica comprometida, seu cronograma tem de ser revisto e os aspectos de qualidade certamente não cumprirão o determinado.
Então, planeje e execute seus projetos com foco em qualidade na entrega, e desvie de erros como:
Ambiguidade
Ambiguidade o leva a um trabalho e confusão desnecessários. Evite isso, definindo de forma clara todos os pontos de atenção do projeto;
Definição incompleta
Dá espaço para prazos mais longos, que levam a excessos dos limites do projeto. Para evitar isso, precisão é a melhor saída;
Transitoriedade
Escopos transitórios aumentam de forma desnecessária pontos focais do projeto. Causando atrasos e perda de foco. Não realize alterações durante a duração do projeto;
Falta de colaboratividade
Escopos que não possuem aspectos multidisciplinares perdem em inovação e criatividade. O documento deve estar presente e acessível em, e para, todas as partes interessadas, contendo uma linguagem intuitiva;
Baixa noção técnica
A falta de conhecimento técnico pode colocar o planejamento em cheque. É necessário conhecer sua equipe tão bem quanto o cliente. Assim, saberá que responsabilidades delegar e como capacitar o time para cumprir o objetivo;
Vista grossa aos riscos inerentes
Todos os projetos possuem riscos que podem comprometer a entrega e qualidade final. Ignorá-los é algo inconsequente. Monitore a todo tempo os riscos comuns e acompanhe suas evoluções ao longo do ciclo de vida do projeto para contorná-los da melhor forma.
Como Comunicar o Escopo às Partes Interessadas
A comunicação eficaz do escopo é fundamental para o sucesso de um projeto. Ela garante que todos os envolvidos — desde a equipe de execução até os stakeholders — compreendam os objetivos, entregáveis, limitações e expectativas do projeto. Algumas dicas que podem ajudar a comunicação do escopo:
- Crie uma declaração de escopo clara e objetiva: Um documento claro reduz ambiguidades e serve como referência para todas as partes ao longo do projeto.
- Adaptação a comunicação ao público: Considere o nível de conhecimento e o interesse de cada grupo de stakeholders. Para clientes, foque em resultados e benefícios; para a equipe técnica, detalhe tarefas e cronogramas. Lembre-se, nem todos tem os envolvidos no projeto tem o mesmo nível de entendimento!
- Utilize ferramentas visuais: Visualizações tornam o escopo mais fácil de entender e ajudam os stakeholders a identificar suas responsabilidades.
- Realize reuniões de alinhamento: As reuniões garantem que todos compreendam o escopo e concordem com os objetivos antes do início do projeto.
- Solicite Aprovação Formal: Após revisar o escopo com as partes interessadas, procure solicitar uma aprovação formal, como por exemplo uma assinatura ou validação por e-mail.
- Mantenha a comunicação contínua: A comunicação evita mal-entendidos e mantém todos alinhados ao longo do ciclo de vida do projeto.
- Estabeleça um canal aberto para dúvidas: Crie um espaço onde as partes interessadas possam enviar perguntas e receber respostas. Um canal aberto incentiva a coloração e evita mal-entendidos.
- Explique o que está fora do escopo: Definir limites evita expectativas irreais e ajuda gerenciar e foco nos objetivos delimitados.
