Notion é uma das ferramentas de produtividade que mais cresce na história dos aplicativos para planejamento. Para quem não sabe: e-mails, mecanismos de buscas e diversos documentos de trabalho transbordam na tela dos celulares. Eles se encobrem e se suprimem, fazendo com que não se consiga mais ordenar tudo, mesmo com o melhor dos aparelhos. Essa bagunça de apps dificulta a organização, além de ser uma coisa, acima de tudo: tediosa.
Se sua maneira de trabalhar precisa de eficiência e você está perdendo a paciência com tanta desorganização, é aqui que entra esse app. A ferramenta de trabalho se apresenta como uma solução com a qual é possível chegar à raiz desse problema e bani-lo de sua rotina.
O que é o Notion?
O Notion é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas on-line utilizada para se organizar em um só lugar. Ele ajuda a simplificar o uso de diferentes ferramentas normalmente usadas pelas empresas para colaboração online.
Em suma, permite-lhe revolucionar a sua organização profissional reunindo numa única interface todas as funcionalidades necessárias para a criação e manipulação de dados.
Para que serve o Notion?
Um caderno feito de páginas e bancos de dados
No nível macro, o app permite organizar o conteúdo de três maneiras:
- Notas e documentos, em forma de texto, áudio, vídeo, slides, links e praticamente tudo que encontrar online;
- Projetos e tarefas, desde uma simples lista de tarefas até um sistema de gerenciamento de tarefas mais amplo;
- Wiki, ou seja, um catálogo de conteúdo que possibilita ser catalogado, agrupado e eventualmente compartilhado. O app é organizado em espaços de trabalho, ou seja, agendas/diários.
O uso mais comum do app é para ter duas agendas: uma de trabalho, compartilhada com outras pessoas da sua equipe; e uma pessoal, privada. No aplicativo, o elemento principal é a página que, diferente de um caderno, consegue conter qualquer coisa: texto, áudio, vídeo, um bloco de notas, um simples pensamento, uma tabela, um quadro kanban, uma coleção de fotos, uma lista, um calendário e uma linha do tempo.
Wiki
O que as pessoas adoram no app é que existe o recurso wiki que ajuda na criação e compartilhamento do banco de dados de maneira intuitiva.
Por meio da função, o usuário consegue inserir o tipo de conteúdo que deseja com apenas um clique. Além disso, em um só lugar, você poderá salvar endereços de e-mail, números de telefone, objetivos de empresa e muito mais.
Modelos
O app vem com vários modelos pré-fabricados, que os usuários podem utilizar para criar rapidamente novas páginas ou bancos de dados.
Colaboração em tempo real
O aplicativo permite que vários usuários colaborem em tempo real em um mesmo documento. Isso significa que várias pessoas podem trabalhar em um projeto ou tarefa simultaneamente, o que torna a colaboração mais eficiente e produtiva.
Integrações
Existe a opção de se integrar a muitas outras ferramentas, como Slack, Trello, Google Drive e dentre outras. Isso significa que os usuários podem trabalhar em várias ferramentas ao mesmo tempo e ainda manter todas as informações organizadas no mesmo app.
Gerenciamento de tarefas
Os usuários podem criar listas de tarefas, atribuir tarefas a si mesmos ou a outros membros da equipe, definir prazos e muito mais. Também permite que os usuários visualizem tarefas em um calendário, o que pode ajudar a manter o controle do que precisa ser feito em um determinado dia ou semana.
Anotações de reunião
Os usuários podem criar páginas de reunião, adicionar notas e pontos de ação, bem como atribuir tarefas a si mesmos ou a outros membros da equipe. As anotações de reunião podem ser compartilhadas com todos os participantes da reunião, o que torna mais fácil manter todos na mesma página.
Como funciona o Notion?
A implementação de muitas plataformas colaborativas, como o Notion, tornou o trabalho mais fácil e amigável nas equipes. Seja você um autônomo ou uma empresa, esse aplicativo será muito útil. Seu objetivo é criar e arquivar notas, para facilitar a rotina de empresas.
Em suma, a ideia da ferramenta organizacional é que não precisa abrir caminho através de uma selva de pastas digitais para encontrar o documento que está procurando. Em todos os momentos, o seu computador deve permanecer limpo e gerenciável. Não é à toa que a plataforma se autodenomina "tudo em apenas um local de trabalho".
Isso significa que todos os dados e documentos importantes são encontrados na mesma plataforma. Quer dizer que os processos de trabalho e a troca de informações acontecem de maneira rápida e sem dificuldades.
Para conhecer melhor de gestão de projetos e como incorporar o Notion de uma maneira eficiente nos processos da sua empresa, venha conhecer o nosso curso Black Belt, ele irá te ensinar como otimizar estes processo e reduzir o tempo deste processo.
Como usar o Notion de graça?
O Notion tem um plano gratuito bastante versátil, ideal para usuários individuais ou pequenas equipes. Para começar, basta se cadastrar no site e aproveitar as funcionalidades básicas sem custo. No plano gratuito, você pode adicionar até 5 membros da equipe, o que é ótimo para pequenos projetos colaborativos. Além disso, esse plano oferece espaço ilimitado para páginas e blocos de notas, permitindo a criação e gerenciamento de diversos tipos de conteúdo sem preocupações com limitações de espaço.
Outro ponto positivo é que, mesmo no plano gratuito, o Notion permite integrar a plataforma com algumas outras ferramentas populares, o que pode ampliar sua produtividade. E para garantir que você possa trabalhar de qualquer lugar, o Notion oferece aplicativos móveis para iOS e Android, além da possibilidade de trabalhar offline, sincronizando suas alterações assim que você se reconectar à internet.
Por que usar o Notion?
A principal vantagem do aplicativo reside essencialmente na sua capacidade de encontrar qualquer tipo de informação armazenada no seu espaço pessoal em poucos segundos. O usuário saberá exatamente onde está, graças à visualização em árvore (interface gráfica) no lado esquerdo do seu aplicativo. A experiência oferecida é personalizada para fornecer os dados certos no momento certo.
Essa ferramenta ajuda a aliviar sua carga mental. Não será mais necessário se lembrar de tudo! Uma vez implementado o Notion, todos navegam sem dificuldade.
Para o seu negócio paralelo, a plataforma oferece uma interface de gerenciamento elegante e intuitiva. É possível priorizar os projetos dos bancos de dados para facilitar ainda mais as tarefas.
Se você deseja aprimorar suas habilidades em gestão de projetos, aprender a definir problemas, estabelecer objetivos, criar planos estratégicos e gerir recursos, o curso Fundamentos da Gestão de Projetos da FM2S é perfeito para entender e aplicar estes conceitos na prática.
Como usar o Notion?
Depois de criar uma conta no app, será direcionado ao seu espaço pessoal. De início, criará a sua primeira página, que será o seu painel. A partir daí, já consegue usar os blocos Notions para adicionar diferentes elementos:
- Um banco de dados com diferentes visualizações (calendário, Kanban, lista);
- Texto (título, parágrafo, lista de marcadores e muito mais);
- Imagens, vídeos, documentos PDF e etc.
O Notion é tudo o que esperaria de um aplicativo clássico de anotações e muito mais. O aplicativo contém todas as funções usuais de processamento de texto. Ou seja, é uma opção editar texto, adicionar títulos (H1, H2, H3), criar marcadores, tabelas ou até mesmo inserir imagens.
Em suas notas, há inúmeras possibilidades a serem incorporadas. Tais como:
- Listas de tarefas;
- Sumários;
- Seções ocultas;
- Datas de lembrete.
Fica a critério integrar o Google Doc, mapas do Google ou até Github em uma nota. E se caso quiser mudar o layout dos blocos, é possível graças à função que permite mover cada elemento livremente em uma página. O mais extraordinário de tudo isso é que, a qualquer momento, temos a oportunidade de tornar pública a nossa nota.
O Notion é seguro para armazenar minhas informações?
Sim, este é um software seguro para armazenar informações. Ele utiliza criptografia SSL/TLS padrão do setor para proteger as informações durante a transmissão, e criptografia AES de 256 bits para proteger as informações em repouso. Além disso, o Notion cumpre as práticas de segurança padrão do setor e é compatível com as leis de privacidade de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia (RGPD) e o California Consumer Privacy Act (CCPA).
O Notion também oferece várias opções de privacidade e segurança para garantir que seus dados estejam protegidos. Você pode definir permissões de acesso para controlar quem pode ver e editar as informações que você compartilha.
Como posso usar o Notion para aumentar minha produtividade?
Base de conhecimento
Use o app para criar uma base de conhecimento pessoal ou da equipe. Crie páginas com informações importantes, como manuais, políticas, procedimentos e outras informações relevantes para sua equipe. Use a funcionalidade de pesquisa para encontrar rapidamente as informações que você precisa.
Anotações de reunião
Existe como criar anotações de reunião e atribuir tarefas a si mesmo ou a outros membros da equipe. Compartilhe as anotações da reunião com todos os participantes da reunião para manter todos na mesma página.
Personalização
Personalize-o de acordo com suas necessidades. Crie seus próprios modelos, crie tags personalizadas e personalize a aparência das páginas e bancos de dados para que eles atendam às suas necessidades específicas.
Automatização
Use o Notion para automatizar tarefas repetitivas, como criar entradas de banco de dados ou gerar relatórios. A ferramenta oferece integrações com outras ferramentas, como Zapier, para que você possa automatizar tarefas ainda mais avançadas.
Como posso aprender a usar o Notion? Existe algum tutorial disponível?
Centro de ajuda
O centro de ajuda do Notion é uma ótima fonte de informações e tutoriais sobre como usá-lo. Ele inclui guias passo a passo, perguntas frequentes e tutoriais em vídeo sobre como usar os seus recursos.
Comunidade do Notion
A comunidade do Notion é um ótimo recurso para aprender com outros usuários. É possível encontrar dicas e truques, exemplos de uso e orientação para atender às necessidades específicas.
Canal no YouTube
O canal do Notion no YouTube inclui tutoriais em vídeo, dicas e truques para gerenciar projetos, tarefas e informações. Há também vídeos sobre como criar modelos e personalizar o app de acordo com suas necessidades.
Experimentar e explorar
O Notion é uma ferramenta muito intuitiva e fácil de usar. Experimente criar suas próprias páginas e bancos de dados, adicione e organize os blocos e explore os recursos disponíveis. O aprendizado prático é uma ótima maneira de aprender rapidamente.
