"Orçamento é a arte de espalhar desapontamento uniformemente", disse Maurice Stans uma vez. Mesmo que o ex-secretário de Comércio dos EUA provavelmente estivesse se referindo a departamentos políticos insatisfeitos e não a planejamento orçamentário, isso também se aplica às empresas: os recursos são sempre limitados.
As empresas, portanto, precisam pensar com muito cuidado em quais áreas ou projetos investir e quanto, para não terem resultados decepcionantes.
Neste artigo, mostraremos exatamente o que é importante na hora de planejar um bom orçamento e como você pode aumentar suas chances de uma aplicação orçamentária bem-sucedida.
Qual a importância de um bom orçamento?
Quanto menor a empresa, menos foco há no planejamento orçamentário adequado. As razões para isso, geralmente, são a falta de tempo e o fato de a empresa não saber como abordar o orçamento corretamente.
Mas, embora as empresas não sejam legalmente obrigadas a realizar o planejamento orçamentário, ele é de extrema importância para o sucesso.
Com um bom planejamento orçamentário, não apenas dinheiro, mas outros tipos de recursos são distribuídos para departamentos ou vários projetos. O orçamento pode, portanto, ser equiparado ao planejamento corporativo de curto prazo.
Via de regra, é elaborado para o exercício financeiro seguinte. Os proprietários ou executivos da empresa lidam com sua empresa de maneira sustentável e sabem quais recursos financeiros desejam gastar com o quê e como ganhar no futuro próximo - ou seja, no próximo exercício financeiro.
Além disso, um plano de orçamento bem pensado e preparado é um pré-requisito para convencer os financiadores de seus próprios projetos.
Afinal, o dinheiro não cresce em árvores para eles, então os credores querem descobrir o máximo de informações possível e de forma abrangente antes de tomar decisões.
Como funciona o orçamento realista?
O planejamento orçamentário deve ser o mais realista possível desde o início. Um orçamento realista ajuda a garantir que no final do ano a empresa não acabe com um resultado que pouco tem a ver com a previsão original.
Em caso de dúvida, é indicado até ser um pouco cauteloso. Pelo menos na fase inicial, os custos e receitas futuras são muitas vezes difíceis de estimar. Na euforia inicial, muitas vezes o pensamento positivo encontra seu caminho para os planos financeiros.
A chamada abordagem top-down e bottom-up, na qual a própria participação de mercado e as próprias vendas são derivadas do volume do mercado, é particularmente tentadora.
O desenvolvimento econômico muitas vezes não é incluído ou é insuficientemente adicionado no planejamento. A experiência tem mostrado que taxas de crescimento contínuas não podem ser assumidas.
As várias partes do plano financeiro ou orçamento devem ser consistentes e livres de contradições. Caso contrário, provocará perguntas embaraçosas. Informações contraditórias dificultam o planejamento por conta própria.
A base do orçamento são as despesas presumidas (custos) e os ganhos presumidos (receita) para o próximo ano.
Se a empresa existe há muito tempo, é relativamente fácil estimar ajustando os números do ano anterior e do ano atual às condições esperadas para o ano seguinte:
- Você pode conquistar novos clientes?
- A perda de clientes importantes deve ser esperada?
- Onde os custos serão economizados?
- Onde são incorridos custos adicionais?
Se essas informações básicas faltarem, o processo orçamentário é mais difícil, porém, não menos necessário. Pelo menos, o lado do custo deve ser estimado de forma razoavelmente confiável.
No que diz respeito aos custos, é feita uma distinção entre custos fixos (aluguel, incluindo custos acessórios, leasing, apólices de seguro, etc.). Dependendo da categoria, os funcionários são custos fixos ou variáveis:
A administração (gestão, contabilidade, recepção, etc.) gera custos fixos, enquanto os funcionários da produção geram custos variáveis (desde que os períodos de aviso prévio sejam curtos e a equipe possa ser alocada com flexibilidade).
Orçamento: os componentes de um bom orçamento
Na administração de empresas, o plano orçamentário contempla todas as finanças da empresa, compará-las e distribuí-las economicamente por todas as áreas.
Um dos componentes mais importantes disso é o volume de negócios esperado no exercício financeiro ou em um período de tempo mais longo. O orçamento também consiste nos seguintes subplanos ou tipos de orçamento:
- Para a equipe / funcionários
- De investimento
- De pesquisa e desenvolvimento
- Para marketing e relações públicas
Além disso, está dividido em duas áreas distintas:
- O orçamento do número de implementação contém apenas informações quantificáveis (numéricas)
- O orçamento da ação, que inclui todas as ações concretas para as quais o dinheiro está fluindo no prazo
Relevância do orçamento
Um plano orçamentário define para onde o dinheiro disponível deve fluir na empresa. Máquinas, materiais, equipamentos de escritório, salários e vencimentos... É preciso dinheiro para isso.
Dito isto, cada departamento precisa de uma certa quantia para funcionar. O plano orçamentário acompanha todos os custos e receitas a fim de tornar a empresa eficiente e econômica.
Uma empresa só sobrevive hoje no mercado se tiver um planejamento financeiro adequado e equilibrado.
Metas de planejamento orçamentário
Um plano orçamentário garante transparência na empresa. Ele lista todos os custos e receitas esperados, o que leva a diferentes objetivos:
- Descrever a liquidez e o risco associado.
- Limites e metas para despesas e custos são definidos.
- Limites inferiores e metas de receita são definidos.
Elaboração do planejamento orçamentário
O plano orçamentário abrange toda a empresa, ou seja, do andar executivo aos trabalhadores. As metas mais altas do plano são definidas pela administração da empresa.
Depois disso, visões gerais e planos de orçamento separados são criados para todos os níveis hierárquicos abaixo. Estes são derivados do plano geral. Em cada nível existe um responsável pelo orçamento que, em caso de dúvida, deve justificar-se.
Se você levar o planejamento orçamentário a sério, você se beneficiará das seguintes vantagens
Um plano de orçamento ajuda a comunicar metas e expectativas claras. Seu orçamento faz suposições sobre receitas e despesas que as equipes podem usar para alinhar seu trabalho.
Um bom orçamento torna as prioridades tangíveis. É provável que suas equipes definam seus próprios prazos e metas até certo ponto. O planejamento lhes fornece uma estrutura e uma perspectiva de longo prazo.
Planos de orçamento ajudam com conversas desconfortáveis. Se a empresa contratar as pessoas certas, ouvirá constantemente ideias novas e empolgantes para promoções, eventos e campanhas.
Infelizmente, nem todo desejo consegue ser transformado em realidade. Um plano de orçamento é usado para gerenciar expectativas e justificar decisões.
Os planos de orçamento conectam as equipes financeiras ao resto da organização. Ao planejar, o departamento financeiro aprende sobre as prioridades das outras equipes e fornece suporte direcionado.
O maior benefício, claro, é que os orçamentos dão às empresas mais controle e transparência sobre seus gastos.
Faça a si mesmo as perguntas certas sobre orçamento
Imprevistos podem ter um impacto significativo no andamento dos negócios. Os planos orçamentários precisam ser ajustados.
Mas muitos outros eventos são previsíveis ou conseguem ser previstos, de modo que seus efeitos na empresa possam ser incluídos no planejamento orçamentário. É importante considerar diferentes cenários orçamentários.
Outras considerações a serem feitas ao fazer o orçamento:
- Como foi meu último ano financeiro? Quais são as metas para o próximo exercício financeiro? O que eu quero mudar?
- Quais máquinas, veículos, infraestrutura de TI, devo substituir? Não planeje essas despesas como depreciação como na contabilidade, mas como despesas concretas dos respectivos preços de compra.
- Onde custos adicionais podem ser incorridos? Existem riscos adicionais, como, por exemplo, infraestrutura, tecnologia desatualizada ou similar?
Em suma, o orçamento desempenha um papel primordial para o crescimento empresarial de pequenas, médias e grandes empresas.
Leia Mais
Planejamento financeiro: quais os benefícios?
Gestão Financeira: como isso pode impactar sua empresa
