O Microsoft Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos amplamente utilizada em todo o mundo. Ele permite aos gerentes de projetos planejar, acompanhar e gerenciar projetos de forma eficiente, tornando-os mais bem-sucedidos.
Com suas diversas funcionalidades, como criação de cronogramas, gerenciamento de recursos e análise de desempenho, o MS Project é uma ferramenta valiosa para qualquer equipe de gerenciamento de projetos.
Neste artigo, vamos explorar as principais funcionalidades do MS Project e como elas podem ser usadas para melhorar a eficiência e o sucesso de seus projetos.
O que é MS Project? Para que serve?
Microsoft Project é um software de gerenciamento de projetos desenvolvido e comercializado pela Microsoft. Ele permite que usuários criem planos de projetos, aloquem recursos e acompanhem o caminho crítico, além de fornecer relatórios e visualizações para ajudar a gerenciar projetos de maneira eficiente.
Ele é amplamente utilizado em áreas como construção, engenharia, gerenciamento de projetos de TI e gerenciamento de projetos de negócios.
Como usar o MS Project?
Para usar o Microsoft Project, você precisará baixar e instalar o software em seu computador. Em seguida, você pode criar um novo projeto selecionando "Novo" na tela inicial ou abrir um projeto existente selecionando "Abrir".
Uma vez dentro do projeto, você pode adicionar tarefas, atribuir recursos (como pessoas ou equipamentos) e estabelecer dependências entre as tarefas. Você também pode usar a guia "Exibição" para alterar como as tarefas são exibidas na tela, como em forma de gráfico de Gantt ou em forma de calendário.
Você também pode usar as guias "Recursos" e "Custos" para gerenciar os recursos atribuídos ao projeto e os custos associados a cada tarefa. E a guia "Relatórios" para gerar relatórios com as informações do projeto.
Quanto ganha um profissional de MS Project?
Não existe um profissional específico para MS Project, mas sim, profissionais que usam o MS Project, como por exemplo, um gestor de projetos, que utiliza o MS Project como ferramenta de gestão de projetos.
Um gestor de projetos ganha em média no Brasil, segundo dados de mercado, de R$ 6.000 a R$ 15.000 por mês.
Curso MS Project
O curso de capacitação MS Project da FM2S, você irá acompanhar toda a abordagem que vai de introdução ao programa, suas funções básicas e modos de exibição.
Vai aprender desde o básico a como configurar o MS Project até a definir as atividades, onde vai ter a oportunidade de adquirir conhecimento sobre administração de calendários, planejamento de recursos, custos e gerenciamento do cronograma.
Com o MS Project você vai aprender aplicações para utilizar no monitoramento e controle de projetos e aprofundar em como elaborar relatórios, filtros, grupos e modos de exibição seguido da finalização do seu projeto.
Se você deseja se tornar um gestor de projetos, é essencial dominar as ferramentas certas para planejar e executar com sucesso. A FM2S oferece o Curso de Capacitação Microsoft Project, fale com um consultor!
Quando usar o MS Project? Para que serve?
Como uma ferramenta ótima para gestão de projetos, o MS Project é recomendado quando você precisa de uma ferramenta robusta e especializada para o planejamento, acompanhamento e controle de projetos complexos, proporcionando maior eficiência, visibilidade e precisão no gerenciamento de suas atividades.
Garante o agendamento
O agendamento é uma das ferramentas mais necessárias para gerenciar um projeto até sua conclusão. Ao utilizar este recurso no Microsoft Project, você pode agendar um projeto a partir das informações que você insere sobre o projeto geral, as tarefas individuais necessárias para a conclusão do projeto e os recursos (pessoas, equipamentos, materiais) necessários para completar a atividade.
Se houver alterações que ocorrem nas tarefas ou recursos após a criação da agenda, você poderá atualizá-las.
Controla os custos e gerenciamento de orçamento
As estimativas orçamentárias iniciais são inseridas com base nos tipos de recursos e equipamentos necessários para o projeto específico em questão. Para controlar com precisão o orçamento e gerenciar os custos, estabelece-se o cronograma e os recursos atribuídos.
O Microsoft Project permite que orçamentos sejam criados no nível da tarefa, para fatores como equipamentos, viagens e mão-de-obra, bem como fornece suporte para o relatório de desvios de custo e o rastreamento de custos reais em relação a estimativas.
Atribui os recursos
Ao atribuir recursos, você cria a associação entre tarefas específicas e os recursos necessários para concluí-las. Esses recursos incluem os de trabalho (pessoas e equipamentos necessários para concluir uma tarefa) e de materiais ou suprimentos.
A atribuição de recursos é facilitada pelo Microsoft Project. Você seleciona a tarefa, em seguida, seleciona o recurso necessário e, por último, insere as unidades de atribuição.
Facilita a Gestão da Qualidade
A gestão da qualidade é o conjunto de atividades planejadas no início do projeto com a finalidade de alcançar a qualidade do projeto que está sendo executado. Essas são definidas com base nos padrões de qualidade definidos pelo gerente do projeto e pela empresa que entrega o produto.
O MS Project é grátis?
Infelizmente o MS Project não está disponível gratuitamente. É parte do conjunto de aplicativos do Microsoft Office e requer uma licença paga para ser instalado e utilizado.
Embora existam versões de avaliação gratuitas por tempo limitado, a utilização plena do MS Project normalmente requer aquisição de licença ou assinatura paga.
É recomendado verificar as opções e preços oferecidos pela Microsoft para determinar a melhor escolha para suas necessidades de gerenciamento de projetos.
Qual o preço da licença do MS Project?
A Microsoft oferece 3 planos de assinaturas para o usuário, sendo eles:
- Project Plano 1: valor de R$ 59,50 usuário/mês
- Project Plano 3: valor de R$ 178,50 usuário/mês
- Project Plano 5: valor de R$ 327,30 usuário/mês
Ela também oferece a opção de compra única, sendo os planos:
- Project Standard 2024: valor de R$ 4449,00
- Project Professional 2024: valor de R$ 8759,00
Por que o Microsoft Project é tão importante na gestão de projetos?
O Microsoft Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos amplamente utilizada porque permite aos gerentes de projetos criar e gerenciar planos de projetos, definir tarefas e recursos, acompanhar o progresso e o orçamento, e colaborar com equipes remotas.
Ele também oferece recursos avançados, como geração automática de gráficos Gantt e mapas de rede, integração com outras ferramentas da Microsoft, como o Excel e o SharePoint, e a capacidade de publicar e compartilhar projetos na nuvem.
Com essas características, é capaz de auxiliar gerentes de projetos a fazer uma boa gestão de seus projetos, tornando-os mais eficientes e eficazes.
Quais os benefícios do MS Project?
- Plano de Projetos: Ele permite criar planos de projetos detalhados, definir tarefas e atribuir recursos, estabelecer dependências entre tarefas e definir objetivos de tempo e orçamento;
- Acompanhamento: Oferece recursos para acompanhar o progresso do projeto, incluindo gráficos Gantt e mapas de rede, e permite ajustar o plano de projetos conforme necessário;
- Colaboração: Ele permite a colaboração em tempo real com equipes remotas e a integração com outras ferramentas da Microsoft, como o Excel e o SharePoint, tornando mais fácil para equipes trabalharem juntas;
- Gerenciamento de Recursos: Ele permite gerenciar recursos, incluindo alocar recursos para tarefas específicas, acompanhar a utilização de recursos e identificar conflitos de recursos;
- Flexibilidade: Ele é flexível e pode ser usado para gerenciar projetos de diferentes tamanhos e complexidades, desde pequenos projetos de equipe até projetos de grande escala;
- Acessibilidade: Oferece a possibilidade de acesso aos projetos na nuvem, podendo ser acessado de qualquer dispositivo com conexão a internet, proporcionando maior mobilidade e agilidade na gestão do projeto.
MS Project: prós e contras do software
O MS Project continua sendo uma das opções mais populares do mercado, pois pode ser uma das mais econômicas, especialmente para empresas que já utilizam o Office 365.
No entanto, algumas organizações percebem que o MS Project não possui todas as funcionalidades necessárias. Empresas que gerenciam projetos de larga escala precisam lidar com uma grande quantidade de recursos humanos, financeiros e materiais.
Nesses casos, a capacidade de prever e gerenciar resultados futuros com precisão é essencial – algo que o MS Project não oferece de forma imediata.
Prós
O levantamento GetApp
Uma pesquisa realizada pelo Laboratório GetApp investigou por que os gerentes de projeto continuam utilizando o MS Project e por que muitos não pretendem mudar para outras ferramentas.
O estudo contou com 496 gerentes de projeto de pequenas e médias empresas americanas. Por definição, uma pequena empresa tem menos de 100 funcionários, enquanto uma média empresa possui menos de 999 funcionários.
Todos os respondentes qualificados afirmaram que planejam migrar para o MS Project, reforçando sua relevância no mercado.
Estatísticas e descobertas
A partir da pesquisa, descobriu-se que cerca de 25% usam o Basecamp. Os usuários do Asana e do Trello são responsáveis por 21 e 20,6%, respectivamente. Cerca de 7% são usuários do Wrike e 5% usam o Atlassian JIRA.
Os 20% restantes dos entrevistados usam uma gama diversificada de ferramentas, como SharePoint, Excel, Smartsheet, ou não usam nenhuma ferramenta. Além disso, cerca de 20% afirmaram que permanecerão com o software de gerenciamento de projetos atual se o fornecedor adicionar mais recursos.
Razões para mudar para o MS Project
A principal razão para a migração ao MS Project identificada na pesquisa foi sua integração com o Office 365, mencionada por 32% dos respondentes.
A segunda razão mais citada (24%) foi o fato de que o MS Project oferece recursos mais avançados do que as ferramentas de gerenciamento de projetos atualmente utilizadas.
Além disso, 19% dos gerentes afirmaram que suas equipes e requisitos cresceram além das capacidades do software atual. Outros 13% destacaram que o MS Project é a melhor opção para o método de gerenciamento adotado, enquanto 9,5% vão migrar porque o software é o preferido por seus clientes.
SMBs preferem o Office 365
No topo da lista de motivos está a integração do MS Project com o Office 365. Ficou claro que um fortalece o outro. O Office 365 tornou-se o pacote de produtividade preferencial das SMBs no G Suite do Google. Um motivo aparentemente é devido à integração do Office 365 com o MS Project. Por outro lado, mais pessoas estão migrando para o Project por causa da presença onipresente e forte presença de aplicativos do MS Office entre seus usuários.
Cronogramas específicos
A migração para o MS Project segue um cronograma bem definido. Cerca de 15% planejam mudar no próximo mês, enquanto 36% farão a transição nos próximos 1 a 3 meses. Além disso, 33% pretendem migrar nos próximos 4 a 6 meses.
No total, 84% dos respondentes estarão utilizando o MS Project dentro de seis meses. Apesar desse número expressivo, a pesquisa reforça que trocar de software não é um processo simples e não deve ser feito às pressas.
Razões para ficar com o software PM atual
Os entrevistados também apontaram motivos para permanecerem com seu software de gerenciamento de projetos atual. A principal razão é a possibilidade de os fornecedores adicionarem mais recursos e integrações, atendendo ao crescimento das equipes e das demandas empresariais.
Curiosamente, os dados sobre integração mostram um paradoxo: outras ferramentas de PM já oferecem compatibilidade com mais aplicativos do que o MS Project. Porém, uma análise mais detalhada revelou que, quando os entrevistados mencionam "mais integração", eles se referem especificamente à compatibilidade com o Office 365.
Integração com outras ferramentas do MS Project
Como parte do Office 365, o Project Online está conectado ao restante das ferramentas de produtividade do Office 365, ou seja, você tem acesso a uma variedade maior de funcionalidades do que a maioria das ferramentas PPM. Por exemplo, a integração contínua com o Excel é altamente útil.
Ótimo para colaboração
As ferramentas de colaboração do Office 365 permitem facilmente a conexão à sua equipe. Com a opção de Outlook, Teams, Yammer ou Skype for Business, as equipes podem se comunicar em tempo real pelo meio de sua escolha, por meio de bate-papo instantâneo, teleconferências ou e-mail tradicional.
Contras
Recursos avançados exigem treinamento
A maioria dos usuários considera o MS Project intuitivo no início, mas o uso de recursos avançados exige treinamento. Muitas funcionalidades requerem aprendizado adicional, resultando em uma curva de aprendizado acentuada para quem deseja aproveitar todo o potencial do software.
Insights poderosos, mas não intuitivos
O MS Project não possui o mesmo nível de sofisticação em modelagem e previsão que algumas soluções alternativas de PPM. Embora facilite a análise de cenários, sua configuração é mais complexa, tornando menos intuitiva a visualização de cenários futuros. Isso pode dificultar que gerentes de projetos antecipem desafios e considerem todos os resultados possíveis.
Relatórios não são suficientes
A visualização do progresso dos projetos é essencial em ferramentas de PPM, mas muitos usuários consideram que o MS Project não atende totalmente essa necessidade. As reclamações mais comuns incluem a dificuldade na criação de relatórios personalizados, que podem ser demorados e complexos, além de painéis de controle em tempo real pouco satisfatórios, o que dificulta o acompanhamento eficiente dos projetos.
